Аудит и цифровизация бизнес-процессов по договорам на пользу продвижения бренда

О компании

VitrA – ведущий бренд турецкого промышленного холдинга Eczacibaşi. На территории РФ представлена компаниями ООО «Витра Сантехника» и ООО «Витра Плитка». Компании предлагают весь спектр товаров для обустройства ванной комнаты.

Предыстория проекта

Ранее процесс согласования договорных и сопутствующих документов проходил архаично, по Email. Не всегда удавалось отследить все этапы прохождения и согласования.

Случались ситуации, когда проходила закупка материалов или услуг, и не все участники процесса согласования принимали участие в рассмотрении текста договора закупки. Это могло привести к разным ущербам:

• значительные финансовые потери;
• потеря контроля над ситуацией;
• оказание ненадлежащего качества услуг (невозможность оспорить действия поставщиков).

Требовался инструмент, который поможем автоматизировать договорную деятельность.

Цели и задачи

В компании автоматизацию документооборота начали с договорного блока. Была потребность выстроить и унифицировать процессы по согласованию договоров.

Ранее согласование договора занимало до 1-го месяца. При сложной транзакции в процессе могло участвовать до 10 человек, причем количество участников непредсказуемо увеличивалось

Ответственному за договор сложно было консолидировать в едином пространстве все замечания согласующих. Руководство не видело промежуточные комментарии коллег, а некоторые обязательные участники процесса могли «выпасть» из цепочки согласующих при рассмотрении текста договора закупки.

Поэтому, возможность отслеживания изменений и удобное администрирование процесса было важной задачей.

• Задача №1 – внедрить систему управления рисками при рассмотрении договоров.
• Задача №2 – унификация процессов закупки и поставки. Необходимо было выстроить единый подход по согласованию договорных документов на базе единой платформы.
• Задача №3 – перейти на централизованное хранилище исторических договоров.

Описание проекта

Выбор продукта

В процессе рассмотрения предложений, были четкие критерии, по которым отбирали поставщика:

• узнаваемость компании-поставщика;
• лидирующие позиции на рынке ПО;
• интуитивность системы для пользователя и администратора;
• наличие 100% готовых решений для управления договорами;
• возможность самостоятельного внедрения;
• разумная стоимость внедрения и сопровождения ПО.

Directum подошел под все перечисленные критерии.

Используемые решения

• модуль «Договоры»;
• мобильное приложение Jazz.

Участники процесса

• отдел закупок;
• коммерческий отдел;
• юридическая служба;
• финансовый отдел
• управленческий состав.

Ход проекта

На старте планировалось пройти все рекомендованные этапы по порядку:

1. Определить ключевых участников и их роли в проекте внедрения.
2. Провести обучение ИТ специалистов.
3. Собрать функциональные требования от ключевых участников проекта.
4. Выявить возможности для оптимизации и утвердить новые регламенты согласования
5. Обучить пользователей.
6. Организовать поддержку пользователей.

За время внедрения произошло 2 ключевых фактора, которые изменили наш изначальный подход к процессу.

Фактор №1. В процессе реализации шагов появились сложности организационного характера. Произошла ротация ИТ-персонала. Те сотрудники, которые проходили обучение работе в системе, покинули компанию. Поэтому нужно было передать ответственность, погружать новых специалистов в работу.

Фактор №2. Большинство коллег, которые обладали знаниями по процессам, никогда активно не участвовали во внедрении систем.

Эти события повлияли на смену подхода во внедрении и выделение новой роли – проектного менеджера.

Руководитель проектов занимался задачами:

• сбор функциональных требований;
• моделирование новых процессов по работе с договорными документами;
• согласование изменений с руководством компаний ООО «Витра Сантехника» и ООО «Витра Плитка»;
• координация проекта внедрения;
• помощь пользователям в освоении системы.

Для упрощения анализа бизнес-процессов были подготовлены блок-схемы процессов, на которых были отражены действия всех участников процесса рассмотрения документов и возможности для их оптимизации. 

Открыть в полном размере.

Следующим шагом упростили регламенты согласования за счет исключения дублей и унификации процессов между Компаниями. Мы пошли по пути настройки обязательных процессов, которые невозможно редактировать. Настроили оптимальный набор пользователей, которые должны согласовывать документы. Такой маршрут понятен сотрудникам обеих компаний.

После функциональной настройки системы, необходимо было подготовиться к обучению пользователей. Для того, чтобы объяснить сотрудникам, как нужно работать в системе, мы создали ряд пользовательских инструкций.

Часть инструкций встроено в задачу, которую получает сотрудник. Содержит только текстовое описание.

Другая часть инструкций оформлено с пошаговым описанием действий и скриншотами.

Результаты

Пользу от внедрения системы ощутили все пользователи.

Руководство отметило ключевые ценности:

1. Возможность быстро просмотреть историю согласования договора.
2. Оперативное ознакомление с документами и задачами, подписание через мобильное приложение.
3. Постоянный доступ к историческим документам.
4. Контроль процессов вне офиса.
5. Возможность оценить объективную нагрузку на сотрудников при помощи отчетов в Системе

Для инициаторов процесса выгоды заключались в понятном и оперативном поиске исторических данных и простой структуре процессов согласования.

Планы по развитию проекта

1. Пересмотреть и оптимизировать цепочки согласования с учетом накопленного опыта работы в системе.
2. Настроить интеграцию с «Контур Диадок».

Об авторе заявки

Семен Самсонов, внутренний аудитор ООО «Витра Сантехника», ООО «Витра Плитка». На проекте внедрения выполнял роль проектного менеджера.