Directum RX – источник возможностей

О компании

Компания «Р–Энергия» создана в июне 2006 года и является гарантирующим поставщиком электрической энергии на территории Рязани и части Рязанской области, а также осуществляет деятельность в статусе независимой энергосбытовой компании.

Сегодня «Р–Энергия» представлена во всех Федеральных округах. Клиентская база компании насчитывает свыше 270 тыс. бытовых и более 6,9 тыс. – небытовых потребителей. Годовой объем поставок электроэнергии составляет 1,8 млрд. кВтч в год, в том числе свыше 700 млн.кВтч – за пределами зоны деятельности в статусе гарантирующего поставщика.

В 2024 году, путем присоединения функций муниципального предприятия «Кустовой вычислительный центр», на базе «Р–Энергии» создан Единый информационный расчетный центр. ЕИРЦ осуществляет прием коммунальных платежей от населения в Рязани и Рязанской области.

Цели и задачи, предпосылки

В 2019 году в компании был внедрен Directum RX. С 1 января 2024 года, в связи с расширением деятельности, в компании произошло двукратное увеличение штата.

Особенностью стало наличие удаленных работников. Встал вопрос об организации документообмена и настройки электронного документооборота между работниками компании, подразделениями и передаче документов на подпись, автоматизации бизнес-процессов.

История проекта

В 2024 году был проведен аудит существующей системы, где выявлены проблемные места и определены возможности для оптимизации. На основе полученных результатов были предприняты шаги по созданию тестового контура и исправлению указанных ошибок. Одним из ключевых направлений оптимизации архитектуры продуктового контура стало разделение компонентов на ряд логических модулей, что позволило обеспечить лучшую отказоустойчивость системы и быстродействие. Хранилище файлов Storage было перенесено на сетевое хранилище NAS. На операционные системы Unix были перенесены брокер сообщений RabbitMQ и Elasticsearch.

Для решения проблем документооборота, выявленных в ходе аудита и внутренних интервью сотрудников, были созданы новые виды документов:

• входящий счет
• докладная записка в закупки
• докладная записка в АХО
• договор
• электронные шаблоны исходящих писем

Были созданы ступенчатые регламенты согласования имеющихся видов документов с учетом курирующего руководства, с выстроенной очередностью согласующих.

Описание процессов

На базе установленной версии Directum RX был реализован электронный документооборот по описанным ниже процессам.

Создание, согласование, отправка в работу служебных записок, что позволило сократить время передачи документа в работу, взаимодействия между отделами, и заметно сократило расход бумаги.

Создание и согласование докладных записок на имя руководителя компании, что позволило сократить время от создания докладной записки до передачи документа на рассмотрение и визирование генерального директора компании. Электронная передача документа в работу путем отправки его в задаче на исполнение позволило оперативно передавать документ исполнителю.

Создание докладных записок в закупки позволило в короткие сроки (несколько часов) получить электронное согласование пакета документов для закупочной комиссии и оперативной передаче документа в работу путем создания регламента согласования с поэтапным очередью согласования, в результате которого документ приходит в работу в отдел закупок.

Создание докладных записок в АХО (административно-хозяйственный отдел), что позволило в короткие сроки (несколько часов) получить электронное согласование докладной записки с учетом курирующего руководителя и контролирующих подразделений, оперативно передавать документ на подписание руководителю. Электронная передача документа в работу путем отправки его в задаче на исполнение позволило оперативно передавать документ исполнителю.

Запуск электронного согласования договора по регламенту поэтапного согласования, что позволило в сжатые сроки (несколько часов) получить согласование формулировки текста договора для дальнейшей передачи документа на подписание руководству.

Запуск электронного согласования входящего счета с созданием связки с действующим договором, на основании которого выставлен счет на оплату, что позволило в сжатые сроки (несколько часов) получить согласование счета для дальнейшей передачи документа на подписание руководству.

Создание шаблонов исходящих электронных писем. Письма создаются с использованием электронного шаблона. Проходят процедуру электронного согласования, регистрации и электронного подписания документа. Письма отправляются через сервис обмена Диадок или на электронную почту, что исключило необходимость распечатки документа на всех этапах работы с ним.

Результаты

Результатом вышеперечисленного стало увеличение количества электронных внутренних документов в компании, автоматизация и оптимизация основных бизнес-процессов:

По итогу 2024 года объем электронного документооборота увеличился на 69% по сравнению с 2023 годом.

Процесс согласования документов полностью переведен в электронный вид.

Работа с частью исходящих писем полностью исключает распечатку документа.

Состав команды

• Кокарев Олег Аркадьевич - заместитель генерального директора по информационным технологиям;
• Ульянкин Александр Сергеевич – начальник управления автоматизации;
• Гаранжа Анна Андреевна – начальник канцелярии;
• Куликов Александр Владимирович – начальник сектора отраслевых проектов управления автоматизации;
• Левина Ирина Николаевна – архивариус канцелярии.