На рельсах цифровой трансформации: как Directum RX помог “Уральским Локомотивам” выйти на новый уровень

О компании-заказчике

ООО «Уральские локомотивы» – это не просто предприятие, это символ инноваций в транспортном машиностроении России. Основанное 1 июля 2010 года в городе Верхняя Пышма Свердловской области, предприятие стало результатом успешного сотрудничества между Siemens Mobility (Германия) и Группой Синара (Россия). Это уникальный пример того, как международные технологии и российский инженерный гений объединились для создания локомотивов будущего.

Завод специализируется на производстве грузовых электровозов серии 2ЭС6, 2ЭС8 «Малахит» и пассажирских электропоездов «Финист». Последние стали настоящим прорывом в сфере пассажирских перевозок: они сочетают в себе высокую скорость (до 160 км/ч), комфорт для пассажиров, энергоэффективность и экологичность. «Ласточки» уже стали неотъемлемой частью транспортной инфраструктуры России, курсируя в Москве, Санкт-Петербурге, Сочи, Казани и других крупных городах.

«Уральские локомотивы» – это не только производство. Это центр инноваций, где разрабатываются и внедряются передовые технологии. Компания активно участвует в государственных программах модернизации железнодорожного транспорта, а её продукция неоднократно получала награды за качество и инновационность.

Но чтобы оставаться лидером, недостаточно просто производить качественную продукцию. Нужно быть лидером и внутри компании. Именно поэтому «Уральские локомотивы» встали на рельсы цифровой трансформации, выбрав Directum RX в качестве платформы для оптимизации своих бизнес-процессов.

Этот проект стал не просто сменой системы электронного документооборота, а настоящей революцией в подходе к управлению. Ведь чтобы создавать локомотивы будущего, нужно и самому быть на шаг впереди.

О компании-исполнителе

СТАРКОВ Групп — российская IT-компания, которая уже много лет помогает бизнесу и государственным структурам становиться эффективнее, внедряя современные технологии. Основное направление деятельности — разработка, внедрение и сопровождение систем электронного документооборота. Компания является генеральным партнёром Directum, одной из ведущих платформ для автоматизации бизнес-процессов, что подчёркивает её экспертизу и доверие со стороны крупнейших игроков рынка.

За годы работы компания реализовала десятки успешных проектов в более чем 20 регионах страны. Головной офис СТАРКОВ Групп расположен в Екатеринбурге. Обособленные подразделения в Ярославле, Волгограде и Вологде позволяют компании быть ближе к клиентам и оперативно реагировать на их запросы.

Цели и задачи проекта

В 2024 году «Уральские локомотивы» приняли стратегическое решение о цифровой трансформации, которая стала важным этапом в развитии предприятия. Главной целью проекта стал переход с устаревшей СЭД Directum 5.x на современную платформу Directum RX. Однако это был не просто технический апгрейд – это масштабная перестройка бизнес-процессов, направленная на повышение эффективности, прозрачности и создание прочного фундамента для будущего роста.

Задачи проекта:

• Перевод всех ключевых бизнес-процессов предприятия на платформу Directum RX с их последующей глубокой оптимизацией.
• Миграция данных: перенос справочников, договоров и всей истории их согласования из предыдущей системы Directum 5.x.
• Интеграция с MS Active Directory для автоматизации управления учетными записями и доступами.
• Обеспечение seamless-взаимодействия с учетной системой «1С:Управление производственным предприятием» (1С8 УПП).
• Настройка работы Directum RX для двух юридических лиц: ООО «Уральские локомотивы» и новой дочерней компании АО «Уральские локомотивы».

Каждая из этих задач была направлена на то, чтобы не просто модернизировать систему документооборота, но и создать единую цифровую экосистему, которая станет драйвером роста для всего предприятия.

История проекта

Проект стартовал 1 марта 2024 года и завершился 29 ноября того же года. В ходе проекта появились важные требования от Заказчика:

• В связи с образованием дочерней организации АО «Уральские Локомотивы», ранее не существовавшей, и необходимостью ее начала работы в СЭД с июня 2024 года, произвести миграцию организационной структуры ООО «Уральские Локомотивы» в СЭД Directum RX в кратчайшие сроки.
• Провести опытно-промышленную эксплуатацию по процессам поэтапно, в связи с особенностью работы предприятия и невозможностью проведения параллельно по всем процессам.

В связи с полученными требованиями, был сформирован следующий план работ:

Для сотрудников провели обучающие семинары, чтобы подготовить их к работе с новой системой. Также была проведена работа по настройке и адаптации программного обеспечения под нужды предприятия.

Реализация

Договоры

Одной из особенностей процессов является согласование на нескольких уровнях принятия решений. Так, например, в соответствии с организационной структурой компании, документы должны быть согласованы Руководителем отдела, Руководителем управления и Руководителем департамента. Каждая из ролей вычисляется в рамках определенной ветви организационной структуры.

Из особенностей согласования договорных документов хотелось бы отметить возникшую потребность массового выполнения задания. На момент реализации проекта коробочный функционал еще не поддерживал такую возможность. Удалось реализовать аналогичный механизм через работу с замещениями и переадресаций заданий.

Служебные записки

Самые большие доработки выполнены для служебных записок. Остановимся более детально на некоторых из них.

Работа со служебными записками состоит из трех задач разных типов, которые выполняются последовательно, и каждая следующая является подзадачей предыдущей.

Согласование документа

Процесс начинается с согласования документа, и в зависимости от классификации документа следует заданным маршрутом со своими особенностями.

Для уменьшения вероятности ошибок при подготовке, как карточки документа, так и маршрута согласования, вычисление адресатов также автоматизировано. В документах, где адресатом является руководитель информационного департамента (например, заявки на обеспечение средствами IT) закрыта возможность изменить адресата, который был заполнен автоматически.

Рассмотрение адресатом

Следующая часть маршрута состоит из рассмотрения документа. В рамках данной задачи добавлены варианты выполнения задания на рассмотрение, которые приняты в организации, например, автоматизирована подготовка адресатом ответной служебной записки. Пользователю необходимо только добавить версию документа, а параметры документа и задачи вычисляются в зависимости от реквизитов рассматриваемого документа.

Исполнение поручений

Завершает процесс работы со служебными записками задача на исполнение поручения. Она также была доработана. Одной из интересных особенностей является блок мониторинга выполнения работ по поручению. После завершения работ по выданным поручениям, задание руководителя на рассмотрение документа (из задачи на рассмотрение документа) завершается автоматически. Таким образом уменьшено количество объектов (папок), с которым требуется работать руководителю, т.к. ход выполнения работ они могут отслеживать из папки потока «На рассмотрение», а не переключаться в папку «Исходящие».

Также хочется отметить интересный подход к работе со служебными записками. В организации принято всю информацию о согласовании выводить в публичную версию документа в виде штампов согласования. Таким образом руководители видят результаты согласования и суть документа комплексно.

Для реализации данного требования разработан функционал множественных штампов, в котором нет ограничений по количеству согласующих, т.к. расположение каждого последующего штампа подписи рассчитывается от предыдущего. Простановка штампов подписи выполняется как в задаче на согласование по регламенту, так и в задаче на рассмотрение документа.

Интеграция с 1С

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие с учетной системой 1С: Управление предприятием, были разработаны два технических процесса:

- синхронизация контрагентов (источником является 1С);

Связь контрагентов между Directum RX и 1С производится по одному из наборов ключевых реквизитов:

1. Код 1С (Directum RX) – Код (1С), (Code1C).
2. ИНН + КПП, (TIN + TRRC).
3. Если запись справочника Организации не найдена по наборам из пунктов 1 и 2, то создаем новую запись.

После успешной синхронизации для карточки контрагента сохраняется Код 1С и в дальнейшем поиск существующих записей производится только по этому реквизиту.

Отправка договорных документов в 1С (источником выступает Directum RX).

Синхронизация документов с ТД Договор, ТД Дополнительное соглашение между Directum RX и 1С производится по ключевому реквизиту «ИД текущего документа» (osnDocID), в формате данных JSON.

Так же был разработан диалог «Интегрированные системы» для указания параметров подключения к 1С.

Миграция договорных документов

Важным этапом стала миграция организационной структуры в кратчайшие сроки, для начала работы АО «Уральские Локомотивы», договорных документов и связанных с ними задачи, для сохранения истории работы с документами. На тот момент не существовало актуального инструмента миграции под СЭД Directum RX версии 4.9. Была произведена адаптация существующего на тот момент мигратора версии 4.5 под версию 4.9.

После адаптации приступили к обкатке механизмов миграции. На данном проекте была реализована серия сценариев на стороне Directum 5.x, которые облегчали процесс подготовки БД к миграции. Всего было реализовано 3 сценария:

• запуск подготовительных SQL скриптов;
• проверка готовности базы к миграции;
• автоматическое исправление данных перед миграцией.

Запуск подготовительных SQL скриптов. Помогал подготовить БД к миграции по одному клику, вместо ручного запуска нескольких скриптов.

Проверка готовности базы к миграции. Помогал проверить в автоматическом режиме такие вещи, как уникальность наименований справочников, заполненность полей, уточнялась структура наименований населенных пунктов.

Автоматическое исправление данных перед миграцией. В автоматическом режиме исправлял данные в Directum 5.x для дальнейшей успешной миграции. Например, приводил вид наименования населённых пунктов к виду, который используется в Directum RX.

В целом, процесс миграции прошёл успешно, все выявленные проблемы были решены, мигрирована организационная структура предприятия, договорные документы и связанные с ними задачи.

Сложности проекта

Проблема на пути следования и как её обошли

В процессе опытно-промышленной эксплуатации столкнулись с проблемой, в шаблоне документа некорректно склонялась фамилия генерального директора Спаи О.Х. Фамилия склонялась, несмотря на то, что по правилам она не должна изменяться по падежам, из-за особенности её склонения.

В процессе исследований оказалось, что обработка фамилий из файла Except.json, на текущей, на тот момент, версии Directum RX 4.9 не происходит.

Первая мысль по решению проблемы была – прикладная обработка исключительных ситуаций, но подобный подход не очень рационален, т.к. достаточно много нецелесообразных изменений потребуется внести, которые со временем будут не актуальны.

В итоге для решения ситуации, после небольшого эксперимента, было выбрано следующее: с новой версии системы Directum RX были взяты библиотеки для обработки склонений (Sungero.Declension.dll, Visis.dll) + файл исключений (Except.json); текущие файлы библиотек в требуемых сервисах системы были заменены на новые, после чего обработка исключений стала работать корректно.

Отзыв заказчика

Василий Анатольевич Скворчук, начальник ДЦТиИТ, поделился своими впечатлениями:

"Все цели были достигнуты. Реализованы все ранее применяемые процессы:

• согласование договорных документов;
• внутренний документооборот (служебные записки, заявки и др.);
• внешний документооборот (входящая и исходящая переписка).

Кроме того, команда СТАРКОВ Групп провела для наших сотрудников семинары, которые позволили им быстро освоить новую систему.

Особенно хочется отметить профессионализм команды СТАРКОВ Групп. Специалисты компании провели тщательный анализ наших процессов и предложили оптимальные решения. Они внимательно выслушали наши пожелания и требования, а затем доработали важные моменты под специфику нашей деятельности. Это позволило системе работать без сбоев и оптимизировать рабочие процессы.

Нельзя не упомянуть оперативную и качественную техническую поддержку. Команда оперативно решала все возникающие вопросы, включая сложные задачи. Мы уверены, что сотрудничество с компанией СТАРКОВ Групп будет способствовать дальнейшему развитию и процветанию нашего бизнеса. С готовностью рекомендуем компанию как надежного партнера в области цифровой трансформации и внедрения систем электронного документооборота.”

Результаты

В ходе выполнения работ по проекту, выполнены главные задачи, а именно:

• все ключевые бизнес-процессы были переведены на современную платформу СЭД Directum RX;
• выполнена миграция данных: перенесены справочники, договоры и вся история их согласования из предыдущей системы Directum 5.x;
• настроена интеграция с MS Active Directory и «1С: Управление производственным предприятием»;
• в ходе проекта, к системе была подключена дочерняя организация АО «Уральские Локомотивы», для работы которой учтена возможность гибкой настройки процессов, наравне с основной организацией.

Показатели

• 250 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 50000 мигрированных документов
• 80000 мигрированных задач

Настроено 

• 8 правил согласования
• 2 варианта процесса закрывают около 20 бизнес-процессов предприятия
• 50 представлений форм
• 2 технических процесса для эффективного взаимодействия с учетной системой 1С: Управление предприятием

Выводы

Данный проект стал отправной точкой для будущих преобразований. «Уральские локомотивы» не просто внедрили новую систему, они создали мощный фундамент для дальнейшего роста. Теперь предприятие готово к новым вызовам:

• Реализация процесса работы с приказами в Directum RX.
• Внедрение модуля «Совещания».

Команда СТАРКОВ Групп гордится тем, что стала частью этого масштабного проекта. Мы не просто внедряем системы, мы помогаем нашим клиентам создавать будущее. И «Уральские локомотивы» – яркий пример того, как технологии могут стать драйвером изменений, двигая вперед не только отдельное предприятие, но и целые отрасли.

Состав команды

Команда Заказчика:

• Руководитель проекта - Скворчук Василий Анатольевич;
• Рабочая группа - Михальков Александр Владимирович;
• Рабочая группа - Озорнин Андрей Викторович;
• Рабочая группа - Закирова Оксана Николаевна;
• Рабочая группа - Логинов Владимир Александрович.

Команда Исполнителя: 

• Руководитель проекта - Алевров Алексей Владимирович;
• Аналитик/консультант - Петров Максим Анатольевич;
• Аналитик/консультант - Казанцев Денис Алексеевич;
• Разработчик - Родичев Евгений Михайлович;
• Разработчик - Моржухин Андрей Алексеевич;
• Разработчик - Жуков Евгений Сергеевич;
• Разработчик - Присяжный Алексей Владимирович;
• Инженер - Абдулов Роман Русланович.