Перезагрузка документооборота на машиностроительном заводе с Directum RX

О компании

Московский машиностроительный завод — современное производство, объединяющее инновации в области проектирования и изготовление высокоинновационных изделий специального назначения. В целях выполнения требований NDA, режима секретности и геополитической ситуации в Российской Федерации и за её пределами точное название и деятельность компании скрыта.

Цели и задачи проекта

Для промышленного предприятия крайне важно выстроить эффективный жизненный цикл любого процесса. Кроме обработки стандартных финансовых бумаг (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, актов сверки, счетов на оплату), на предприятии существует специфическая документация. Актуален обмен информацией внутри компании, с контрагентами, а также передача отчётности в контролирующие госорганы (например, в ФНС).

На предприятии с 2016 года использовалась система предыдущего поколения Directum 5, доля бумажных\ручных операций составляла до 30% от общего документопотока предприятия. Учитывая требования регулятора по импортозамещению, с 2020 года стояла цель — перейти на Directum RX.  До 2023 года было 3 попытки перейти на Directum RX и все они завершились провалом проекта.

В июне 2023 года команда ИТ-подразделения была пересобрана в части смены руководителя направления на опытного внедренца, в такой конфигурации новая команда смогла успешно преодолеть все сложности и довести проект до успешного финиша, да еще и с доказанным экономическим эффектом от внедрения.

На деле команда ИТ совершила революцию на предприятии, превратив сопротивление консервативной среды в союзника, и обеспечила тем самым драйвер роста.

Применив технику гибкой методологии AGILE, мы разработали поэтапную дорожную карту и двигались по ней итерациями.

Ход проекта и методика внедрения

Применение технологии SMART-целей

Постановку цели мы сделали по технологии SMART. Пример постановки цели по процессу «Проверка контрагентов».

• S (Specific) Создание нового продукта по техническому заданию.
• M (Measurable) Внедрить конкретный процесс – в результате обработано N документов, успешно проведено N циклов процесса.
• A (Achievable) Собственными силами и без дополнительного бюджета.
• R (Relevant) Проект реализует импортозамещение и цифровизацию — это соответствует стратегии компании.
• T (Time bound) Внедрить ТМ не позднее апреля 2024 года в постоянную эксплуатацию (далее – ПЭ).

Риск-менеджмент

Команда проработала все риски внедрения системы. А именно — изменения в рабочих процессах, проблемы и конфликты сторон, технологические сбои. Постоянный сбор обратной связи и качественное обучение помогли сгладить сопротивление от нововведений. Постоянные встречи с участниками команды и фиксация требований исключили недопонимание. Увеличение мощностей на сервере Directum RX, обновление до версии 4.8 и использование виртуальной ИТ-инфраструктуры подкрепили техническую составляющую.

Поэтапный переход (итерационное внедрение)

Особенностью проекта стало то, что на предприятии достаточно строгая культура, традиционное делопроизводство и управление, консервативные пользователи. Тем не менее, команде удалось успешно провести внедрение.

Команда решила действовать поэтапно: определили необходимые для работы процессы, разделили функциональность на части, определили очередность: работа с договорами, распоряжение общества, приказы общества и т.д. 

Действовали итерационно: переносили в новую систему один процесс, тестировали в опытном режиме, переводили в промышленную эксплуатацию и полностью останавливали работу по нему в старой системе Directum 5.

Важно, что переход на новый этап по каждому процессу закреплялся приемосдаточными испытаниями и приказом. Такой подход исключил недоброкачественность, мотивировал всех участников проекта, добавил дисциплину и правила коммерческого бизнеса.

Соответствующие исторические документы оставались в старой системе как архивные – только для чтения. Таким образом, двигаясь постепенно, перенесли все процессы, и с июня 2024 года Directum 5 используется только для доступа к историческим документам как архив.

Ни один процесс не был перенесен без доработки. Все процессы были пересмотрены с точки зрения эффективности, стоимости владения (длительности) и необходимости отдельных этапов.

Одним из факторов нашего успеха стало выделение «владельцев процессов» внутри подразделений – от бизнеса. Это позволило сконцентрироваться на переводе процесса в цифровой вид, докопаться до сути необходимого и двигаться постепенно, уйти от излишних «наворотов», которые иногда становятся соблазном для ИТ-специалистов.

Внедрение и разработка шли по гибкой методологии. Мы двигались 2-3-недельными спринтами – выполняли заданный объем работы за короткий срок.

Новые цифровые процессы

В ходе пересмотра всех процессов, в системе появилось 5 новых модулей, которых не было в предыдущей версии Directum 5. Итого за год удалось внедрить 13 процессов вместо 8-ми. На сегодняшний день работа старой версии остановлена, но архив по-прежнему можно использовать для чтения. На внедрение команде потребовался ровно год.

В ходе перехода на Directum RX команде необходимо было реагировать на увеличение самого бизнеса и количество пользователей только увеличилось. Все пользователи прошли обучение в специально созданном для этого классе. Мы проводили массовые семинары: инструктировали по сотне человек в день. Все нюансы объясняли отдельно по ролям. При этом пользователи достаточно быстро освоили новый интерфейс.

Модуль «Проверка контрагента»

При ведении договорных отношений важно убедиться в надежности компании, с которой нам предстоит работать, оценить ее репутацию, платежеспособность и риск неисполнения обязательств. Одной из важных целей было разработать и внедрить своими силами без дополнительного бюджета модуль «Организация проверки контрагента». Были поставлены задачи:

• сформировать в Directum RX шаблон служебной записки о проведении проверки контрагента с возможностью загрузки ответственным СП комплекта документов;
• сформировать в Directum RX шаблон Заключения о проверке контрагента;
• настроить автоматическое формирование реестра заключений с последующим изменением их статуса с «Действующее» (видны всем СП Общества) на «Устарело» (видны только отделу № 61);
• обучить пользователей;
• получить положительный экономический эффект.

Оценка эффективности

По каждому процессу мы просчитали временные затраты на операции до и после внедрения, учли удобство и ускорение за счет использования нового интерфейса и новых процессов.

Используя методику бережливого производства, мы провели оценку эффективности для одного из процессов – Проверка контрагентов — и смогли в денежном выражении оценить результат.

Ключевые факторы успеха

• Применение современных методик управления для ведения проекта: постановка SMART-целей, оценка рисков.
• Разбиение проекта на мелкие задачи – итерационное внедрение по спринтам, методика Agile.
• Фокусирование на краткосрочных целях.
• Идентификация и реализация 20% задач, дающих 80% результата.
• Передача управления решением функциональному заказчику.
• Фиксирование всех результатов через официальные документы.

Результаты

Удалось добиться существенной экономии – на примере одного процесса = более 11,5 млн. руб.

В ходе проекта были разработаны новые виды документов и решения, которые были адаптированы к специфике компании. В процессе перехода были пересмотрены и оптимизированы все рабочие процессы, что привело к экономической выгоде.

Это получило не только положительную оценку Финансового директора, но даже позволило выиграть внутренний конкурс и получить «ГЛАВНЫЙ ПРИЗ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА» как самый финансово эффективный проект.

В целом пользователи отмечают, что с новой версией системы работать стало быстрее и понятнее. Адаптация была намного проще, даже учитывая добавленные процессы.

Показатели:

• 2500 сотрудников работают в системе Directum RX.
• В среднем по всем процессам документооборота произошло X2 сокращение длительности процесса, что снизило стоимость владения процессами в 2 раза!
• Как пример, >11,5 млн руб. накопительный экономический эффект за 2024-2027 гг. одного из процессов в Directum RX.

Планы по развитию

В планах компании — выстроить экосистему, в которой каждый сотрудник может работать в единой цифровой среде. То есть все без исключения пользователи, в том числе токарь или фрезеровщик, которые не используют компьютер, смогут подключаться через мобильные устройства. Например, пользователь может ознакомиться с электронным документом или отправить заявку/заявление в систему через свой смартфон. В планах разработать микросервисные смарт-приложения и дать возможность выполнять операции через корпоративный мессенджер.  

Об авторе заявки

В 2023 году передо мной была поставлена основная задача – реанимировать и реализовать проект с экономическим эффектом. Я пришел из крупного бизнеса, поэтому при внедрении мне было важно понимать, какую экономическую выгоду я могу принести компании.

В ходе работы над проектом я старался транслировать стратегию, обучать команду эффективным методикам. Также я смог довести до команды: нужно не просто переносить процессы, а сделать процессы легче и проще, чем было в предыдущей версии. Миссия нашего подразделения, которое занимается электронным документооборотом: «Дать каждому сотруднику нашей компании электронный документ.»