Цифровой сплав: внедрение Directum RX в Русской медной компании

О компании-заказчике

Русская медная компания — один из титанов отечественной металлургической промышленности, прочно занявший лидирующие позиции в производстве меди в России. РМК представляет собой вертикально интегрированный холдинг, охватывающий полный цикл производства: от добычи и переработки медной руды до выпуска высококачественной продукции. В РМК работает свыше 25 тысяч сотрудников и работников подрядных организаций. 

РМК активно внедряет инновации, включая цифровизацию и автоматизацию производственных процессов. Это позволяет компании не только повышать эффективность, но и задавать новые стандарты в отрасли. Компания неоднократно становилась лауреатом отраслевых премий и входила в рейтинги лучших работодателей России. Эти награды — свидетельство высокого уровня профессионализма и социальной ответственности.

Сегодня Русская медная компания — это не просто производитель меди. Это флагман российской металлургии, который задает новые стандарты, вдохновляет на инновации и уверенно смотрит в будущее.

О компании-исполнителе

СТАРКОВ Групп — российская IT-компания, которая уже много лет помогает бизнесу и государственным структурам становиться эффективнее, внедряя современные технологии. Основное направление деятельности — разработка, внедрение и сопровождение систем электронного документооборота. Компания является генеральным партнёром Directum, одной из ведущих платформ для автоматизации бизнес-процессов, что подчёркивает её экспертизу и доверие со стороны крупнейших игроков рынка.

За годы работы компания реализовала десятки успешных проектов в более чем 20 регионах страны. Головной офис СТАРКОВ Групп расположен в Екатеринбурге. Обособленные подразделения в Ярославле, Волгограде и Вологде позволяют компании быть ближе к клиентам и оперативно реагировать на их запросы.

Цели и задачи проекта

Цели:

1. Переход на импортозамещенную платформу.
2. Создание единой централизованной системы документооборота.
3. Повышение прозрачности, контроля и безопасности данных.
4. Поддержка цифровой трансформации компании.

Задачи:

1. Внедрить модули «Делопроизводство» и «Договоры».
2. Интегрировать Directum RX с 1С:ERP и другими системами.
3. Использовать No-code для настройки сложных процессов согласования.
4. Повысить уровень информационной безопасности.
5. Обучить сотрудников и обеспечить мягкий переход на новую систему.

Начало сотрудничества и первые шаги

Старт проекта был дан в марте 2023 года. За это время компания СТАРКОВ Групп совместно с командой РМК успешно внедрила модули «Делопроизводство» и «Договоры», что стало важным шагом на пути к цифровой трансформации компании.

Работа над проектом потребовала значительных усилий и времени. Более 7 тысяч часов было затрачено на реализацию различных бизнес-процессов, что подчёркивает масштаб и сложность проведённых работ. При этом количество часов, потраченных на первый модуль «Делопроизводство», составило более 3000, а на второй модуль «Договоры» — свыше 4000.

Сегодня системой Directum RX пользуются уже более 500 сотрудников компании. Это демонстрирует высокий уровень доверия и удовлетворенности результатами внедрения.

Этот кейс является ярким примером успешного сотрудничества между ИТ-компанией и промышленным гигантом. Он показывает, как современные технологии могут быть использованы для повышения эффективности бизнеса и улучшения качества работы.

Причины перехода на Directum RX

Одна из ключевых причин перехода — моральное и техническое устаревание системы Directum 5, которая использовалась компанией с 2012 года. Система перестала развиваться и поддерживаться, уже не соответствовала требованиям информационной безопасности, ее стало труднее масштабировать.

Выбор Directum RX был обусловлен несколькими причинами:

1. Повышенная производительность и масштабируемость.
2. Расширенные возможности для работы через мобильные устройства.
3. Преемственность интерфейса.
4. Защищенность системы, так как Directum 5 не обновлялась с 2018 года, а Directum RX обновляется несколько раз в год.
5. Схожие подходы к организации работы в Directum RX и Directum 5.
6. Возможность взаимозачёта лицензий.
7. Единый разработчик систем Directum RX и Directum 5.

Ход проекта

Рисунок 1 - Ход проекта

Делопроизводство и ЭП

Мы начали проект с внедрения основополагающего модуля «Делопроизводство», который позволяет минимизировать риск потери документов, ускорить их обработку, регистрацию и согласование, оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения поручений, а также упростить поиск документов.

Проект был тщательно спланирован и включал несколько ключевых этапов. В марте 2023 года был инициирован проект по внедрению модуля «Делопроизводство». Это стало началом процесса обновления системы документооборота. Параллельно с настройкой и адаптацией системы под новый модуль провели подготовку пользователей к работе с ним.

Старт работ пришелся на версию системы 4.6. Реализация всех процессов модуля «Делопроизводство» осуществлялась на основе регламентов, поскольку технологии No-Code на тот момент отсутствовали. Было выполнено большое количество модификаций, однако, уделим внимание наиболее интересным и важным из них.

Была реализована функциональность, позволяющая запускать задачу на согласование по регламенту с параллельными этапами, благодаря чему значительно ускоряется обработка документов.

Также реализована возможность продолжать задачу с этапа, на котором документ был отправлен на доработку. Это исключает необходимость повторного согласования, что существенно ускоряет процесс и повышает его эффективность.

Рисунок 2 - Карточка этапа согласования

Ещё одной уникальной особенностью стало внедрение возможности запускать из задания новую задачу на согласование по регламенту, которая выступает в роли подзадачи. Это решение позволяет выстраивать иерархические процессы согласования, что особенно полезно для сложных и многоэтапных рабочих процессов, где требуется детализация и разделение задач. Это удобно, когда для создания документа необходим предшествующий документ, например, для создания приказа требуется соответствующая служебная записка. Благодаря запуску подзадачи оба документа — и служебная записка, и приказ — будут связаны общей перепиской и набором прикрепленных файлов.

Рисунок 3 - Карточка подзадачи на согласование по регламенту

В Directum 5 есть одна особенность - все вложения дерева задач отображаются в одной единой области вложений без разделения на группы и привязки к конкретным задачам. Из-за наличия в Directum RX групп вложений данной функциональности нет в базовом решении, и до версии Directum RX 4.10 аналогов этому не было. Поэтому был реализован свой уникальный вариант синхронизации вложений дерева задач: вложение, добавленное в подзадаче, также отображалось в каждой задаче дерева. Это упрощает поиск необходимых материалов, исключает необходимость повторной отправки файлов и обеспечивает их доступность для всех заинтересованных сторон.

Также была реализована синхронизация организационной структуры с 1С. Directum RX периодически обращается к 1С и забирает оттуда все изменения организационной структуры за заданный период. По окончании обработки ответственным приходит отчёт с полным описанием внесённых изменений. Это гарантирует актуальность информации о сотрудниках, подразделениях и их связях, что критически важно для корректной работы бизнес-процессов.

Рисунок 4 - Результаты загрузки организационной структуры из 1С

Среди наиболее значимых результатов проекта можно отметить перенос удостоверяющего центра Заказчика на платформу Linux, а также разработку «с нуля» процесса автоматизированной выдачи электронной подписи по запросу пользователя, который требует минимального участия администратора предприятия.

В ходе внедрения модуля «Делопроизводство» у компании Заказчика сформировалось собственное видение развития системы, включая план перехода существующих бизнес-процессов на новую платформу.

Договоры

Следующим важным шагом стало внедрение модуля «Договоры», который стартовал в ноябре 2023 года. В связи с высокой сложностью процессов согласования договорных документов, которые не могли быть полностью охвачены текущей задачей на согласование по регламенту перед стартом проекта было принято решение о переходе на новую версию системы 4.8. Но на этом история с конвертациями не закончилась.

В ходе реализации проекта вышла версия системы 4.10 функционал которой очевидно был более заманчив для реализации всех потребностей с максимальной сохранением базового функционала. Командами было принято решение об очередной конвертации на версию 4.10.  

В рамках проекта специалисты нашей компании выполнили внедрение модуля «Договоры». Были настроены ключевые процессы, связанные с разработкой и согласованием договоров, включая оценку необходимости корпоративного одобрения. Это обеспечивает полный охват договорных процедур. Также была предусмотрена интеграция с 1С:ERP: синхронизация договорных документов и записей справочников. Это позволило учитывать и хранить договорные документы для дальнейшего использования в 1C ERP.

Применение No-code 

Для реализации договорных процессов были разработаны кастомные задачи с использованием инструментов No-code, которые включают 18 блоков для использования в вариантах процессов: 10 блоков заданий, 7 скриптов, 1 блок задачи. В блоках были реализованы функциональности различной сложности и направленности, например:

• для удобства руководителя - автоматическое формирование специализированного листа согласования только по его подчиненным;

• для ускорения процессов согласования - динамический запрос заполнения реквизитов при выполнении задания, которые автоматически протягиваются в карточку документа. Функционал позволил пользователям заполнять свойства документа непосредственно при выполнении задания, без необходимости его открытия, что сократило количество действий и ускорило работу.

Рисунок 5 - Настройка запроса реквизитов документа из блока

В международной компании работа с финансовыми и договорными документами тесно связана с валютными операциями. Для работы с валютой был разработан справочник курсов национальной валюты. А для того, чтобы информация в этом справочнике была всегда актуальной была реализована синхронизация курсов валют с Центральным банком РФ.

Кроме того, была реализована специальная интеграция договорных документов с 1С, полностью написанная средствами студии разработки, без использования сторонних библиотек. Для реализации использовались изолированные области и встроенные библиотеки Newtonsoft.Json. Договорной документ загружается в 1С непосредственно из его карточки, либо автоматически в ходе согласования.

Также было реализовано разделение ответственности за ошибки во время интеграции, то есть в зависимости от типа ошибки задание на их исправление формируется разным пользователям. Например, если не заполнены обязательные для интеграции реквизиты документа, то формируется задание ответственному, а при наличии технических ошибок — администратору системы.

Рисунок 6 - Фрагмент схемы загрузки в 1С

Вся команда внедрения очень ценит гибкость системы, поэтому по части разработки мы стараемся максимально уходить от хард-кода в сторону возможности удобного конфигурирования настроек через веб-интерфейс.

Тестовая и опытно-промышленная эксплуатация

Тестовая и опытно-промышленная эксплуатация обоих модулей позволили выявить и устранить возможные проблемы, обеспечив успешное внедрение и передачу на гарантийную поддержку.

Для эффективного тестирования системы и обеспечения её успешного внедрения была сформирована специальная группа сотрудников, включающая делопроизводителей, секретарей, специалистов IT, топ-менеджеров, а также представителей структурных подразделений, максимально вовлечённых в рабочие процессы.

Такой подход позволил компании не только обновить систему документооборота, но и повысить эффективность работы с документами, улучшить контроль за процессами и обеспечить надёжную работу системы на долгосрочную перспективу.

Обучение персонала

Обучение персонала стало одним из ключевых этапов проекта. Были организованы массовые обучающие сессии, на которых сотрудники получили необходимые знания и навыки для работы с новой системой. Для делопроизводителей и секретарей было проведено отдельное обучение, направленное на специфику их деятельности.

Для удобства пользователей были подготовлены видеоинструкции и подробные руководства в формате MS Word и организовано индивидуальное обучение для ведущих пользователей, что позволило им глубже понять особенности системы и эффективно применять полученные знания на практике.

Кроме того, была осуществлена миграция документов из Directum 5 с использованием собственного решения СТАРКОВ Групп «Перенос данных».

Рисунок 7 - Окно импорта документов решения Перенос данных

Сложности проекта

В заключение отметим, что данный проект стал важным этапом для нашей компании, особенно в части успешного освоения и применения No-code технологий. Изначально проект не предполагал использования No-code, однако в процессе работы команда проявила гибкость и готовность к освоению новых подходов, быстро перестроившись на новые методы проектирования и разработки.

Несмотря на риски, связанные с изменением стратегии в середине проекта, мы смогли не только оценить преимущества No-code, но и эффективно интегрировать их в рабочие процессы. Даже две конвертации версий системы не помешали достичь поставленных целей и уложиться в установленные сроки. Этот проект стал наглядным примером того, как готовность к изменениям и инновациям может значительно повысить эффективность работы и открыть новые возможности для бизнеса.

Хочется отметить высокий уровень профессионализма команды РМК: все согласования происходили быстро и скомпоновано. Благодаря слаженной работе команды и чёткому пониманию целей проекта, переход на новую систему прошёл гладко и без проблем.

Вера Вафина, руководитель проекта компании СТАРКОВ Групп,

Благодаря высокому профессионализму сотрудников ООО СТАРКОВ Групп и слаженному взаимодействию проектных команд с обеих сторон РМК успешно осуществляет переход на современную систему электронного документооборота Directum RX.

Игорь Исаков, начальник отдела развития электронного документооборота РМК Диджитал,

Результаты

• Успешный переход на импортозамещённую платформу.
• Внедрение модулей “Делопроизводство” и “Договоры”.
• Сформированы планы по развитию экосистемы на базе Directum RX.
• Повышение уровня информационной безопасности.

Показатели эффективности

• 500+ пользователей, охваченных автоматизацией по проекту.
• 16 автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе.
• Более 15 тыс. мигрировано документов.
• В 2 раза повысилась безопасность системы. 

Выводы

1. Проект подтвердил эффективность перехода на Directum RX – система обеспечила гибкость, безопасность и автоматизацию ключевых процессов.

2. No-code подход позволил быстро настраивать сложные бизнес-процессы без глубокой разработки.

3. Интеграция с 1С и другими системами сократила ручной ввод данных и повысила точность информации.

4. Слаженная работа команд РМК и СТАРКОВ Групп обеспечила своевременное внедрение, несмотря на смену версий системы в ходе проекта.

5. Дальнейшее развитие (доверенности, командировки, масштабирование на дочерние общества) укрепит цифровую экосистему РМК.

Внедрение Directum RX стало важным шагом в цифровой трансформации РМК, повысив эффективность, скорость и безопасность работы с документами. Компания получила современный инструмент, который будет поддерживать её рост в долгосрочной перспективе.

Дальнейшее развитие

1. Внедрение бизнес-процесса "Доверенности" в рамках модуля "Договоры".
2. Автоматизация командировок и интеграция с 1С ERP и 1С ЗУП.
3. Масштабирование внедренных процессов в дочерние общества.
4. Разработка сквозного процесса по согласованию внутригрупповых договорных документов.

Заключение

Успешное внедрение модулей «Делопроизводство» и «Договоры» в рамках перехода на импортозамещённую платформу Directum RX с обеспечением интеграции с 1С:ERP и другими системами, стало важным этапом цифровой трансформации Русской медной компании. Благодаря внедрению этих модулей удалось создать основу для формирования единой централизованной системы документооборота.

Но главное - это не финал, а только начало. Мы уверены, что дальнейшее сотрудничество между СТАРКОВ Групп и РМК будет способствовать повышению эффективности работы компании, её успешной адаптации к требованиям современного цифрового мира и откроет новые возможности для дальнейшего развития и оптимизации рабочих процессов. Внедрённые решения не только соответствуют текущим требованиям бизнеса, но и закладывают основу для будущих инноваций. Это позволяет РМК уверенно двигаться вперёд, адаптируясь к вызовам цифровой эпохи и открывая новые горизонты для роста.
 

Состав команды

Со стороны Заказчика

• Исаков Игорь - начальник отдела развития электронного документооборота - руководитель проекта
• Дейхина Наталья - ведущий системный аналитик отдела развития электронного документооборота
• Томин Виталий - ведущий системный аналитик отдела развития электронного документооборота
• Софуева Рояла - системный аналитик отдела развития электронного документооборота
• Дмитриев Владимир - директор управления инфраструктуры информационных технологий
• Рябков Николай - начальник отдела сопровождения цифровых решений

Со стороны Исполнителя

• Вафина Вера - руководитель проекта
• Гончарова Александра - аналитик
• Платонова Юлия - аналитик
• Попов Юрий - консультант
• Старочкина Алёна - консультант
• Борзова Дарья - тестировщик
• Моржухин Андрей - разработчик
• Присяжный Алексей - разработчик
• Санников Константин - разработчик
• Горшков Евгений - системный инженер