Масштабная перестройка: как «Уралметаллургмонтаж 2» возводит новые цифровые мосты

Компания-заказчик

«Уралметаллургмонтаж 2» — одна из ведущих генподрядных строительно-монтажных компаний на Урале. Она специализируется на запуске производственных мощностей при новом строительстве и реконструкции промышленных объектов.

Предприятие активно работает в сфере промышленного строительства, занимаясь возведением новых объектов и реконструкцией предприятий различных отраслей, включая цветную и чёрную металлургию, машиностроение, нефтегазовую и химическую промышленность, горнодобывающую отрасль, стройиндустрию и энергетику, включая атомную. Также компания осуществляет техническое перевооружение и капитальный ремонт.

Компания-исполнитель

«СТАРКОВ Групп» является Генеральным партнером компании DIRECTUM, специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений в сегментах B2B и B2G. Осуществляет полный цикл внедрения, включая методическую поддержку организации электронного документооборота, поставку программного обеспечения, адаптацию и модификацию системы под потребности Заказчика, настройку, обучение пользователей и дальнейшую техническую и организационную поддержку.

Основа «СТАРКОВ Групп» — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного развития, профессионального роста и реализации потенциала наших сотрудников. В нашей компании каждый имеет возможность реализоваться в своём деле.

Цели и задачи проекта

Главной причиной перехода с Directum 5 стало устаревание старой системы и её снятие с поддержки. Это привело к невозможности докупать новые лицензии, что оказалось критичным для компании, находящейся в активной фазе роста. Постоянное увеличение числа пользователей требовало масштабируемого и современного решения, которое могло бы поддерживать текущие и будущие бизнес-потребности.

Выбор был сделан в пользу Directum RX по следующим причинам:

• Готовность системы к расширению функциональности и увеличению нагрузки по мере роста бизнеса.

• Наличие возможности удаленного доступа и управления процессами через веб-интерфейс, что обеспечивает гибкость и удобство работы.

• Единая экосистема решений, что упрощает взаимодействие и повышает согласованность данных.

• Поддержка работы на различных устройствах и операционных системах, что расширяет доступность и удобство для пользователей.

• Наличие no-code инструментов для возможности быстрой настройки и адаптации процессов, что позволяет снизить затраты на сопровождение.

Переход на Directum RX — это не просто смена платформы, а стратегический шаг, который открывает новые возможности для оптимизации работы, повышения прозрачности процессов и укрепления конкурентных преимуществ.

Используемые решения и подходы

Модуль «Делопроизводство»:

• автоматизация процесса подачи и согласования заявок на создание новых штатных позиций,
• создание, согласование, утверждение и регистрация приказов,
• учет и контроль исходящей корреспонденции,
• обработка входящей корреспонденции и отслеживание выполнения поручений,
• согласование, утверждение и актуализация внутренних нормативных документов.

Модуль «Договоры»

• автоматизация процесса подготовки и согласования служебных записок к договору,
• разработка проекта договорного документа, согласование, утверждение, исполнение договоров,
• согласование локальных сметных расчетов,
• составление и подписание листа возврата резерва.

История проекта

Проект реализован в течение года — с декабря 2023 по декабрь 2024 года.

Внедрение осуществлялось с использованием итерационного подхода, что позволило последовательно тестировать реализуемые процессы и вносить корректировки. Такой метод обеспечил возможность постепенной адаптации заказчика к новым процессам, оперативного устранения замечаний и гарантировало высокое качество конечного результата.

Реализация проекта сопровождалась рядом уникальных вызовов и особенностей. В ходе работ объём задач увеличился на 20% за счёт добавления сложного этапа миграции данных, который изначально не был предусмотрен в плане. Это потребовало от команды не только оперативной перестройки процессов, но и глубокого анализа данных клиента, их структурирования и адаптации под новую систему.

Помимо технической миграции данных, ключевым этапом стало обучение сотрудников, чтобы максимально раскрыть потенциал новой системы. Это не только минимизирует риски, но и обеспечивает быструю отдачу от подобных инвестиций.

Особенности реализации проекта

Работа с договорными документами

В рамках проекта был усовершенствован процесс работы с договорными документами, охватывающий все этапы — от формирования служебной записки к договору до передачи документа в архив.

В реализации можно выделить следующие важные моменты:

1. В старой системе процессы не соответствовали реальной работе, что вызывало противоречие между ожиданиями пользователей и функциональностью системы. Это приводило к неудобствам, ошибкам и необходимости постоянных ручных доработок. Автоматизация реализована с учетом актуальных бизнес-процессов, что позволило привести работу системы в соответствие с потребностями компании.

2. Для подготовки договорного документа к служебной записке требуется приложить определенный комплект документов, который варьируется в зависимости от типа подготавливаемого документа. Ранее это требование часто не соблюдалось: комплекты документов могли быть неполными, что приводило к задержкам в согласовании, необходимости возврата задач на доработку и дополнительным временным затратам. Реализована проверка комплекта документов при старте задачи на согласование служебной записки к договору что позволило снизить количество ошибок и повысить эффективность работы

3. Участники процесса должны иметь доступ к процессу согласования как служебной записки, так и договорного документа. Для этого реализовано отображение ссылок на связанные задачи в области переписки.

4. Внедрена функция уведомления участников о просроченных заданиях для ускорения процессов согласования и минимизации необходимости ручного отслеживания сроков.

Контроль возврата резерва

В рамках проекта был внедрен процесс Контроля возврата резерва — это процесс, связанный с управлением финансовыми средствами, которые были зарезервированы для покрытия возможных дополнительных расходов или непредвиденных ситуаций в ходе строительства. 

Процесс полностью реализован с применением возможностей no-code:

• создана специальная задача, которая запускает процесс контроля возврата резерва,

• добавлен блок подписания для сбора комментариев ответственных лиц по условиям возврата резерва,

• настроено автоматическое формирование итогового отчета на основе собранных данных.

Внедренный функционал помогает обеспечить прозрачность, справедливость и выполнение договорных обязательств.

Работа с внутренними нормативными документами

В рамках проекта был адаптирован и оптимизирован процесс, который предусматривает работу с Внутренними нормативными документами (далее – ВНД) в компании. В ходе проектирования и модификации системы учитывались нюансы, которые озвучивались Заказчиком при исследовании и тестировании данного процесса. В итоге реализован последовательный и бесшовный жизненный цикл взаимодействия с документом.

Общая схема процесса изображена на рисунке ниже:

Кратко про особенности в реализации данного процесса:

1. Для соблюдения принципа уникальности нормативных документов, прозрачности процесса актуализации регламентирующей документации, исключения дублирования и противоречий в нормативной базе реализована проверка уникальности наименования. При создании документа, система автоматически проверяет отсутствие действующих документов с аналогичным названием. Создание нового ВНД разрешено только при отсутствии активного документа с таким же наименованием.

Допускается создание нового ВНД взамен существующего утвержденного документа. Условия замены:

• новый документ создается как замена действующему,
• утвержденный ранее документ автоматически утрачивает силу после утверждения нового варианта,
• система обеспечивает корректную "передачу" статусов между документами.

2. Обеспечили бесшовный переход от согласования ВНД к утверждению, сохраняя целостность данных и соблюдая регламенты. Это позволяет участникам видеть полную историю согласований и обсуждений и исключить потерю данных или неучтенные правки.

3. Для гарантии своевременного обновления ВНД, снижения рисков работы с устаревшими данными и нагрузки на сотрудников, в системе реализован фоновый процесс, который ежедневно проверяет дату актуализации в карточках ВНД. При наступлении даты, система автоматически отправляет задачу на актуализацию документа. Процесс актуализации реализован через No-code инструменты.

Миграция данных

Одним из наиболее ответственных этапов проекта стал перенос данных из устаревшей системы Directum 5 в современную платформу Directum RX. В ходе миграции были успешно перемещены:

• все текущие документы,
• архивные материалы,
• связанные метаданные и реквизиты.

Особенности реализации миграции:

1.    Тщательная подготовка

• проведен детальный анализ структуры данных,
• разработаны специальные скрипты преобразования форматов,
• созданы механизмы проверки целостности информации.

2.    Контроль качества

• осуществлена многоуровневая верификация данных,
• проведено тестирование на тестовом контуре,
• реализована процедура сверки до и после переноса.

3.    Результаты:

• 100% данных перенесены без потерь,
• сохранена историческая информация и связи документов,
• обеспечена бесперебойная работа пользователей.

Для компании «Уралметаллургмонтаж 2» это означало:

• полноценный доступ ко всей документации в новой системе,
• возможность работы с архивными материалами,
• сохранение преемственности в документарных процессах.

Миграция выполнена в запланированные сроки с соблюдением всех требований к сохранности и конфиденциальности данных.

Результаты

Проект перехода на Directum RX стал для «Уралметаллургмонтаж 2» не просто обновлением системы, а мощным рывком в цифровую трансформацию.

Внедрение современной платформы позволило компании:

• Охватить более 350 пользователей, включая 10 топ-менеджеров, что обеспечило прозрачность и контроль на всех уровнях управления.
• Сократить среднее время согласования документов на 40%, ускорив ключевые бизнес-процессы.
• Уменьшить трудозатраты на рутинные операции (регистрация, контроль исполнения, формирование отчетов) на 35% за счет автоматизации.
• Повысить точность данных благодаря встроенным проверкам и исключению ручного ввода.
• Обеспечить безопасность и преемственность за счет полной миграции исторических данных без потерь (более 600 тыс. документов).

Выводы

Проект был реализован в запланированные сроки, несмотря на расширение задач. Это стало возможным благодаря слаженной работе команды, её профессионализму и умению адаптироваться к изменениям.

Особую признательность заслуживает команда «Уралметаллургмонтаж 2», которая, работая на Directum 5 в течение долгих лет, успешно адаптировалась к новым условиям и перешла на современную платформу Directum RX. Все, кто сталкивался с подобными переходами, знают, как это сложно — приучаться к чему-то новому, менять привычные процессы и осваивать новые инструменты. Однако «Уралметаллургмонтаж 2» проделала огромную работу, которая, несмотря на свою сложность, стала важным шагом вперёд для компании. Этот переход позволил ей не только оптимизировать внутренние процессы, но и уверенно идти в ногу со временем, оставаясь конкурентоспособной на рынке.

Этот проект – не просто внедрение системы, а старт цифровой эволюции компании. И мы гордимся, что «СТАРКОВ Групп» стала частью этого успеха!

Планы по дальнейшему развитию системы

В ближайшей перспективе планируется реализация следующих инициатив по развитию системы:

• внедрение мобильных приложений: Jazz и Solo,
• подключение Контур Диадок для электронного документооборота,
• установка решения «Выполнение заданий через почту»,
• автоматизация кадрового документооборота на базе HR Pro,
• конвертация системы до актуальной версии 4.12,
• внедрение ИИ-инструментов и переход на Intelligence.

Состав команды проекта

От «Уралметаллургмонтаж 2»:

• Рева Денис Юрьевич - финансовый директор – главный бухгалтер - директор проекта
• Жуков Сергей Николаевич - начальник отдела автоматизации - руководитель проекта
• Нелюбин Денис Сергеевич - системный администратор
• Нагорный Александр Владимирович - системный администратор
• Старкова Наталья Валерьевна - заместитель начальника управления правового анализа
• Барановская Ольга Сергеевна - начальник административного отдела
• Миняева Екатерина Васильевна - заместитель начальника финансового управления
• Попова Анастасия Эдуардовна - начальный отдела эффективности бизнес-процессов

От ООО «СТАРКОВ Групп»:

• Вафина Вера - руководитель проекта
• Гончарова Александра - аналитик
• Соловьев Сергей - консультант
• Моржухин Андрей - разработчик
• Матушкина Анастасия - разработчик
• Забихуллин Радмир - системный инженер