Бизнес-контекст

Заказчик является одним из международных производителей продуктов питания, чья продукция представлена на рынках России и других стран Таможенного союза.

На момент начала проекта в компании эксплуатировалась система ЭДО для согласования и учета договорных документов, у которой имелись проблемы с производительностью из-за длительной эксплуатации и морального устаревания технологического стека, не была настроена интеграция с операторами ЭДО. Первичные документы обрабатывались частично в сервисе обмена Контур Диадок, Сфера Корус Консалтинг, в бумажном виде. Отсутствовал единый архив договорных и финансовых документов.

Выбор решения

Заказчиком был проведен аудит и сравнение систем ЭДО, в результате чего была выбрана для внедрения система Directum RX. Факторами принятия решения послужили: лидирующие позиции на рынке ПО, функциональность системы Directum RX, удобство интерфейса для пользователей и широкие возможности реализации функционала, который заказчик хотел внедрить в компании для повышения эффективности бизнес-процессов и удобства работы с документами.

Еще на старте проекта было понятно, что коробочное решение Directum RX не покрывает все особенности процессов заказчика и требуются модификации системы, в качестве подрядчика привлекли специалистов компании ООО «Алиал Групп», проект был разделен на несколько этапов.

Цели проекта

Были поставлены основные цели проекта:

1. Создание единого архива для договорных и первичных документов поставщиков и покупателей.
2. Перенос процесса согласования договорных документов в Directum RX с подключением интеграции с сервисом обмена Контур Диадок.
3. Перенос процесса согласования финансовых первичных документов в Directum RX с подключением интеграции с системой SAP по бухгалтерским проводкам.
4. Разработка интеграции с налоговой витриной.

Для достижения поставленных целей были сформулированы задачи:

1. Автоматизация бизнес-процессов согласования:

• договорных документов и подписание договоров электронной подписью в системе;
• входящих первичных документов;
• исходящих первичных документов.

2. Загрузка справочных данных:

• коды стран из SAP;
• коды контрагентов из SAP;
• виды и предметы договорных документов;
• организационная структура (наши организации, подразделения, сотрудники, логины для сквозной аутентификации).

3. Миграция исторических договорных документов

4. Создание библиотеки шаблонов договоров в системе согласования. Разметка и загрузка шаблонов договорных документов

5. Интеграция с другими сервисами и системами:

• Диадок с Directum RX;
• SAP по контрагентам;
• SAP по бухгалтерским проводкам;
• Делис Архив;
• Налоговая витрина (ГНИВЦ).

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.7 с проведением трех обновлений по ходу проекта до версии 4.9, до версии 4.11 и до версии 4.11.49 с поддержкой УПД 5.03.

Используемые модули и решения:

• Модуль «Договоры»
• Модуль «Финансовый архив»
• Электронный обмен. Коннектор к Диадок
• Служба ввода документов.

История проекта

Этапы проекта

Проект стартовал в ноябре 2022 года и проходил в несколько этапов. Основными этапами проекта можно выделить:

1. Этап проектирования решения и оформления ТЗ, ноябрь 2022 - апрель 2023.

На данном этапе были детально проработаны процессы, составлены схемы, перечни необходимых модификаций системы и разработаны подробные ТЗ по процессам согласования договорных, финансовых первичных документов, ТЗ по интеграции.

2. Процесс согласования договорных документов, июнь 2023 – октябрь 2023.

На данном этапе были реализованы модификации системы, заполнение справочных данных системы, доработка интеграции с Контур Диадок и разработка интеграции с Делис Архивом, миграция исторических данных, разработка плана перевода процесса согласования в Directum RX подготовка пользовательских инструкций и проведение обучающих сессий для пользователей.

3. Процесс согласования входящих первичных документов, сентябрь 2023 – апрель 2024 (пилотная эксплуатация), июль 2024 (промышленная эксплуатация).

На данном этапе реализованы модификации системы для процесса согласования первичных документов, разработка интеграции с SAP по контрагентам, разработка интеграции с SAP по проводкам, подготовка пользовательских инструкций и проведение обучающих сессий для пользователей.

4. Интеграция с налоговой витриной, июль 2023 - ноябрь 2024 (в настоящий момент готовится проведение финального тестирования витрины заказчиком совместно с ГНИВЦ и запуск витрины в промышленную эксплуатацию).

5. Реализация процесса согласования исходящих актов сверки, декабрь 2024 – февраль 2025.

На данном этапе в связи с возможностями в новой версии Directum RX 4.11 настройки схемы процесса в No-Code была перенесена логика согласования входящих актов сверки из регламента согласования и добавлено согласование исходящих актов сверки.

С момента запуска процессов согласования договоров и первичных документов продолжается развитие и улучшение функционала системы:

Этапы проекта

Основной состав команды в период активной фазы разработки состоял из:

• руководителя проекта, осуществляющего общее руководство проектом;
• бизнес-аналитика, осуществляющего коммуникацию с заказчиком по процессам, проектирование модификаций, тестирование, оформление документации, администрирование проекта, обучение и техническую поддержку пользователей;
• двух разработчиков, которые осуществляли разработку и первичное тестирование разработанного функционала; при необходимости на отдельные задачи привлекались дополнительные разработчики в зависимости от загрузки и сроков реализации задач.

Архитектура системы

Оптимизация процессов

При реализации проекта команда столкнулась с некоторыми особенностями, которые потребовали разработки нестандартных решений:

1. Процесс согласования договорных документов

1.1. Подписание договорных документов двумя подписантами

В компании заказчика договорные документы требуется подписывать двумя подписями, в связи с чем были модифицированы карточки договорных документов, создан на основании этапа согласования в регламенте этап «Подписание первым подписантом» с согласующей подписью с требованием УКЭП, доработана интеграция с Контур Диадок по передаче второй согласующей подписи и загрузке по API печатной формы из Контур Диадок с визуализированными двумя подписями и подписью контрагента.

1.2. Иерархичная библиотека шаблонов в Directum RX

В компании используется библиотека шаблонов договорных документов (~ 450 шт.), размещенных в иерархичной структуре папок с разграничением прав доступа к папкам и шаблонам по нашим организациям и подразделениям.

В Directum RX шаблоны были размещены в общих папках с разграничением прав доступа на папки и шаблоны:

Доработан функционал системы, позволяющий при создании документа по шаблону из карточки видеть доступную инициатору по правам доступа структуру папок и выбирать нужный шаблон. Для выбора шаблона реализовано диалоговое окно, при выборе папки верхнего уровня появляется строка для выбора папки или шаблона следующего нижнего уровня:

1.3. Создание справочника видов и предметов договоров

Создан справочник видов и предметов договоров, решающий в том числе задачу автоматического распределения договорных документов юристам на этапе согласования в зависимости от предмета договорного документа и подразделения инициатора. Для заполнения справочника реализован механизм загрузки из файла XLS, в справочник загружено более 1200 записей. Виды и предметы договоров доступны для выбора инициаторам в карточке договорного документа с разграничением по подразделениям.

В дальнейшем в справочник добавлено поле «Код», которое позволило установить соответствие вида и предмета договора с кодом ФНС для выгрузки данных в налоговую витрину.

1.4. Миграция исторических договорных документов

Для запуска процесса согласования договоров была выполнена миграция исторических документов из предыдущей СЭД в Directum RX с сохранением оригинальных GUID для преемственности и контроля. Для этого разработан механизм загрузки данных из файлов XLS с информацией для карточек и GUID, а тела документов загружались из обменной папки SFTP на сервере заказчика. В результате мигрировано более 36 000 карточек и свыше 200 000 файлов договорных и сопроводительных документов. Учтена возможность последующей дозагрузки исторических документов по контрагентам, которые могут быть разблокированы в SAP.

1.5. Штрихкодирование

Реализован механизм проставления уникального штрих-кода на каждую страницу документа. При создании новой версии документа старый штрих-код удаляется и присваивается новый. Служба ввода использует штрих-код для загрузки сканов бумажных документов, а интеграция с Делис-архивом передает его в метаданных, обеспечивая автоматическую идентификацию бумажных документов.

1.6. Повторное согласование при наличии замечаний у согласующих

Реализован механизм повторного согласования только теми согласующими, которые согласовали с замечаниями. Процесс согласования учитывает: разные сроки согласования для отдельных этапов, параллельное согласование в одном из этапов, возврат инициатору на доработку только после прохождения всего круга согласования. Для реализации нестандартной логики в процесс согласования была добавлена кнопка «Не согласовать», условия в регламенте и вычисляемая роль. Повторное согласование проходит до тех пор, пока все согласующие не завершат задание с результатом «Согласовано».

1.7. Обязательное сохранение всех изменений договорного документа

Реализован механизм принудительного контроля версий: каждое изменение документа создает новую версию, доступную на отдельной вкладке. Для каждой версии фиксируется роль и ФИО автора, время создания, версия блокируется после сохранения. В списке версий отмечается действующая. Пользователям доступно объединение двух версий, версии и файла с компьютера, юристам дополнительно доступно перевести любую версию в статус «Действующая».

1.8. Автоматическая отправка договорного документа в сервис обмена Диадок

Для сокращения ручных операций реализована автоматическая отправка договорных документов в сервис обмена Диадок после подписания электронной подписью, включая отправку второй подписи, без участия пользователя. Для визуализации двух подписей автоматически загружается печатная версия с подписями обеих сторон из Контур Диадок по API.

1.9. Матрица прав доступа к договорным документам в зависимости от этапа согласования и роли пользователя

В соответствии с политикой безопасности созданы права доступа с запретом передачи. Разработан справочник для настройки прав доступа на каждом этапе работы с документом. Система автоматически переназначает права доступа участникам согласования на каждом этапе по ходу согласования в соответствии с настройками справочника.

1.10. Проверка на наличие дублей договорных документов

При отправке на согласование проводится проверка на наличие дублей договорного документа по реквизитам: контрагент, вид договора, предмет договора, дата, номер документа, при нахождении дубля выводится сообщение пользователю о запрете отправки и ссылка на карточку-дубль.

1.11. Статистический отчет по времени согласования

Разработан отчет для анализа эффективности работы с договорными документами за указанный период с возможностью выбора разреза предоставления данных.

Отчет включает реквизиты документа, информацию об участниках согласования и ключевые показатели согласования: сроки согласования, подписания, завершения документооборота, способ доставки, регламент.

2. Процесс согласования финансовых первичных документов

2.1. Отказ в подписании

Автоматизирован процесс отказа в подписании без отправки на доработку и ручных операций по нажатию кнопки в задании отказа в подписании или задании подписания. Особенностью процесса являлось то, что, если отказ инициируется на этапе согласования, его оформляет уполномоченный сотрудник, а не подписант. Для реализации механизма в задание согласующим добавлена кнопка «Отказать в подписании» с возможностью указать причину и комментарий для контрагента:

При наличии причины отказа документ направляется уполномоченному сотруднику на отказ с помощью условия в регламенте после каждого этапа согласования:

Данное решение увеличило масштаб схемы регламента, но позволило реализовать возможность отправки отказа контрагенту с любого этапа согласования, что существенно сократило время обработки документов:

Схема регламента согласования УПД

2.2. Этап ожидания проводки

Для контроля наличия проводок в SAP при подписании УПД, в регламент добавлен этап «Ожидание проводки». При поступлении информации о проводке по интеграции из SAP автоматически заполняются поля номера и даты проводки в карточке УПД, после чего завершается задание «Ожидание проводки» и документ направляется на подписание. При необходимости этап «Ожидание проводки» может быть выполнен вручную, если данные проводки в карточке уже указаны, этап пропускается.

2.3. Этап бухгалтера

Для повышения удобства обработки документов бухгалтерами в задание на согласование добавлена кнопка «Взять в работу», при нажатии на которую задание в виртуальной общей учетной записи по замещению прекращается и переадресовывается в учетную запись сотрудника; добавлена кнопка «Ручная проводка», при нажатии на которую выводится диалоговое окно ввода номера и даты ручной проводки; добавлена кнопка отказа в подписании, при нажатии на которую выбирается причина отказа и вводится комментарий контрагенту:

Задание на согласование для бухгалтера

Окно ввода ручной проводки

Реализован механизм ожидания УКД и совместное подписание УПД и УКД. При необходимости бухгалтер на этапе согласования может выбрать причину отказа «Ожидание УКД», после чего уполномоченному сотруднику формируется задание на получение УКД. При поступлении УКД он отправляется на согласование, задание на получение УКД автоматически выполняется, в задачу на согласование в область приложений автоматически добавляется первоначальный УПД, далее они вместе отправляются на согласование и подписание.

2.4. Для оперативного учета и контроля обработки первичных документов были добавлены скрытые поля в карточки, которые заполняются по ходу согласования и разработан специальный реестр согласования в модуле «Финансовый архив», содержащий кроме реквизитов документов информацию о ходе согласования и подписания документов:

3. Проверки при отправке на согласование

Часто пользователи отправляли один и тот же документ несколько раз, в связи с чем сделан запрет повторной отправки по регламенту в случае, если по документу уже есть задача в работе.

Также пользователи могли отправить на согласование пустую карточку без вложений, в связи с чем сделан запрет отправки пустой карточки.

4. Для повышения эффективности обработки входящих документов из сервиса обмена реализован запрет выполнения задания на обработку в случае, если документы, требующие подписания, не отправлены по регламенту.

5. Разработан отчет по статистике обработки заданий исполнителями с возможностью выбора периода, вида документа, подразделения, исполнителя, статуса заданий и результата выполнения заданий:

Интеграции

1. Интеграция с Контур Диадок

В связи с требованием подписания договорных документов двумя подписями разработан механизм отправки в сервис обмена второй согласующей подписи, а также загрузка после подписания документа с обеих сторон версии PDF с визуализированными двумя подписями и подписью контрагента из сервиса обмена Контур Диадок по API.

В связи с наличием требований к визуализации на печатной форме УПД доп. информации по документу, и отличия печатной формы УПД в Directum RX от печатной формы сервиса обмена Контур Диадок также реализована загрузка печатной формы из сервиса обмена Контур Диадок по API для УПД.

2. Интеграция с SAP по контрагентам

Реализован механизм забора файлов XML из обменной папки SFTP на сервере заказчика, парсинг XML и дальнейшая обработка данных по алгоритму: поиск контрагента и обновление данных карточки - если найден, создание новой карточки - если не найден.

Для контроля обработки файлов разработан журнал обработки, в каждой записи которого фиксируется результат обработки и ошибки:

После внедрения процесса согласования первичных документов возникла необходимость контроля на уровне системы раздельного обмена договорными и первичными документами с контрагентами в связи с тем, что функционал подписания договорных документов двумя подписями из операторов ЭДО поддерживается только сервисом Контур Диадок, а обмен первичными документами мог быть настроен с другими операторами через роуминг. При этом технически в системе оставалась возможность отправки договорного документа по ЭДО через роуминг, что юридически недопустимо. Для реализации ограничения были добавлены в карточку контрагента настройки электронного обмена, выведено в карточки договорных и первичных документов поле «Способ доставки» и настроена фильтрация по признакам электронного обмена из карточки контрагента: в случае если в карточке контрагента не установлен признак «Договоры», в карточке договорного документа недоступен способ доставки «Сервис эл. обмена», аналогичная проверка реализована в карточках первичных документов.

Также в процессе эксплуатации системы возникли случаи когда КПП контрагента в SAP, а соответственно и в системе Directum RX, отличается от КПП контрагента в Контур Диадок, в связи с чем было добавлено поле в карточку контрагента для второго КПП и доработана интеграция с SAP для обновления КПП не в основном поле, а в дополнительном.

3. Интеграция с SAP по проводкам

Реализован механизм забора файлов XML из обменной папки SFTP на сервере заказчика, парсинг XML и дальнейшая обработка данных по алгоритму: поиск карточки документа по ИД, сверка реквизитов контрагента, номера, даты документа и в случае совпадения данных запись данных проводки в карточку.

Для контроля обработки файлов разработан журнал обработки, в каждой записи которого фиксируется результат обработки и ошибки:

4. Интеграция с Делис Архив

Для бумажных документов реализовано формирование XML с метаданными договорного документа, который отправляется в Делис Архив. Бумажные документы идентифицируются сотрудниками Делис Архива по уникальному штрих-коду на документе.

Экспорт осуществляется фоновым процессом, действие записывается в историю в карточке документа.

5. Интеграция с налоговой витриной

Со стороны Directum RX реализована выгрузка данных и тел документов по ежедневному запросу со стороны налоговой витрины с указанием периода выгрузки – все документы за последние три месяца. При получении запроса система проводит фильтрацию данных по критериям:

• определенные виды документов с соответствующими кодами ФНС;
• определенные статусы в карточках документов: для договорных документов – действует, исполнен, расторгнут, миграция; для первичных документов – документооборот завершен;
• наличие в карточке версии PDF;
• наличие даты завершения документооборота, которая попадает в указанный в запросе период. В процессе реализации столкнулись с тем, что с даты создания документа до даты подписания может пройти больше трех месяцев, в связи с чем использование даты создания документа или даты документа в карточке невозможно для определения документов, подлежащих выгрузке за указанный период. В качестве решения введена дата завершения документооборота в карточках договорных и первичных документов, которая проставляется по ходу регламента в процессе обработки документов.

Для обеспечения связи данных из разных систем в налоговой витрине для каждого документа в Directum RX генерируется уникальный GUID по идентичным параметрам с системой SAP.

Сложность интеграции заключается в необходимости агрегации нескольких систем и соответственно - большом количестве исполнителей проекта из разных компаний подрядчиков, в связи с чем со стороны компании заказчика были организованы регулярные митинги для обсуждения задач и подробная последовательная фиксация задач и договоренностей в соответствии с дорожной картой проекта. В настоящий момент проект находится на завершающей стадии, идет подготовка к финальному тестированию функционала налоговой витрины и выгрузке данных из всех систем- источников в налоговую витрину.

Результаты

Основными результатами проекта стали:

• >36 000 исторических договорных документов, > 200 000 сопроводительных документов к ним, мигрировано в систему Directum RX;
• >1 800 контрагентов загружено из системы SAP, >500 из них синхронизировано с сервисом обмена контур Диадок;
• разработано 4 интеграции со сторонними системами и доработана интеграция с сервисом обмена Контур Диадок;
• >4000 договорных и первичных документов согласовывается и подписывается в Directum RX ежемесячно;
• на 30% сокращено подписание договорных документов в бумажном виде,
• более 80% договорных документов подписываются в электронном виде;
• на 55% сокращено время обработки договорных документов: с 30 до 14 дней по полному регламенту согласования, с 13 до 5 дней по короткому регламенту согласования.

Ключевой результат – успешное внедрение процессов в установленные сроки, что было достигнуто в том числе посредством:

• детальных и качественно проработанных ТЗ на этапе проектирования системы;
• последовательной и четкой фиксации всех задач и договоренностей по ходу проекта как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;
• регулярной и оперативной коммуникации рабочих групп, в том числе: еженедельные митинги рабочих групп для обсуждения статуса текущих задач и сроков; ежедневные митинги в рабочем порядке при необходимости.
• большой вовлеченности в проект всех членов рабочих групп со стороны заказчика и их активного участия в обсуждении и тестировании процессов;
• сбора и аналитики статистических данных по работе в системе для оценки эффективности внедрения;
• проведения на стороне заказчика сбора обратной связи от ключевых пользователей системы, анализа предложений и замечаний сотрудников, генерации идей для оптимизации и развития процессов, улучшения эффективности и удобства работы пользователей в системе;
• использования agile методологий при реализации задач в команде исполнителя;
• технической поддержки системы исполнителем, что позволяет производить мониторинг работы системы и выполненных разработок в режиме реального времени и дает возможность оперативно реагировать на выявленные уязвимости.

Планы по развитию

В планах ближайшей реализации процессы:

1. Обмен с контрагентами документами МХ-1 и МХ-3

Данный процесс предполагает получение документов в формате XML из сервиса обмена Контур Диадок, парсинг XML и заполнение карточки в Directum RX, формирование печатной версии документа, отправка на согласование и подписание в Directum RX, отправка результата подписания в сервис обмена.

2. Обработка доверенностей и подключение интеграции с сервисом Контур Доверенность.

Данный процесс предполагает реализацию в Directum RX полного цикла обработки бумажных и электронных доверенностей в компании, а именно: создание доверенности, формирование печатной формы, отправка на согласование и подписание как бумажных, так и электронных доверенностей, регистрация и отзыв электронных доверенностей через коннектор Контур Доверенность.

Команда проекта

Со стороны заказчика:

• менеджер проекта;
• представители отдела ЭДО;
• представители юридической службы;
• представители отдела закупок;
• представители бухгалтерии
• представители налоговой службы;
• представители ИТ-службы.

Со стороны исполнителя ООО «Алиал Групп»

• Александр Гурин, управляющий, руководитель проекта;
• Татьяна Киселева, ведущий бизнес-аналитик;
• Светлана Воропинова, бизнес-аналитик (привлечение на составление ТЗ по договорному процессу);
• Александр Лаптев, основной разработчик;
• Руслан Мухамедьянов, основной разработчик;
• Виктор Семенов, разработчик, привлечение на отдельные задачи;
• Станислав Егоров, разработчик, привлечение на отдельные задачи.