Цели и задачи проекта

Целью проекта является создание интегрированной цифровой среды для комплексного управления судебными и претензионными процессами в Directum RX, направленной на снижение юридических рисков, повышение финансовой результативности Компании и операционной эффективности юридического подразделения.

Модуль "Судебные споры" позволяет:

1. Автоматизировать рутинные операции (документооборот, контроль сроков).
2. Обеспечить абсолютный контроль над всеми этапами спора (от претензии до исполнительного производства).
3. Централизовать хранение информации и документов по делам.
4. Исключить финансовые и процессуальные риски Компании.
5. Предоставить руководству инструменты для контроля ведения процесса судебных споров, распределение нагрузки и предсказуемости результатов работы подразделения.

Бизнес-контекст

В Компании, на протяжении более 20 лет развивалась система ERP- класса собственной разработки, одним из ее модулей являлась подсистема "Судебные споры".

Старту проекта предшествовали следующие предпосылки:

• нецелесообразность развития модуля старой системы под новые бизнес-требования из-за устаревшего технологического подхода,
• риски потери экспертизы,
• высокая стоимость поддержки legacy-системы,
• бизнес-потребность в эффективном, прозрачном и управляемом подходе к ведению досудебных и судебных процессов.

Перенос в Directum RX — это не просто «переписывание кода» старой подсистемы под новую платформу, а стратегический подход по модернизации ИТ-ландшафта Компании, оптимизации ключевого бизнес-процесса с внедрением дополнительного функционала, необходимого в условиях современных реалий.

Главным фактором принятия решения стала осознанная необходимость снижения стоимости владения системой, путем переноса функционала на основную систему документооборота и учета договоров Компании, которой является Directum RX.

Используемые решения и подходы

Бизнес-инициатива направлена на создание цифрового помощника юридической службы для учета и ведения судебных споров в единой экосистеме Компании, используя платформу Directum RX. Цель данного помощника - формирование хронологии, обеспечение прозрачности процесса и сокращение ошибок ручного ввода информации.

Разработка модуля осуществлялась на платформе Directum RX.

Использовался типовой функционал платформы и штатные механизмы системы. Удалось внедрить наш модуль в основную систему документооборота Компании и обеспечить работу сотрудников в «одном окне» с уже привычным интерфейсом единой платформы.

Реализована интеграция со смежными учетными системами Компании, данные которых являются неотъемлемой частью бизнес-процесса.

В обмене используются механизмы корпоративной шины данных.

Для создания модуля необходимо было перепрофилировать разработчика, что повлекло временные затраты на обучение. Документирование проекта способствовало фиксации границ проекта.

Для управления проектом был использован Directum Project, это позволило контролировать сроки и оперативно реагировать на отклонения.

История проекта

Старт проекта 11.08.2025, завершение проекта 30.01.2026.

Срок реализации проекта 5 месяцев или 119 рабочих дней, включая обследование и проведение обучение разработке на платформе Directum RX сотрудника ИТ-службы.

Этапы работы (сроки указаны в календарных днях):

• обучение и сертификация разработчика – 30 дней;
• обследование бизнес-процесса и выявление требуемого функционала – 14 дней;
• формирование технического задания и проектного решения на его основе – 30 дней;
• разработка модуля «Судебные споры» - 60 дней;
• разработка механизмов интеграции Directum RX – 1С – 28 дней;
• формирование программы и методики испытаний с последующим её проведением – 21 день;
• обучение пользователей работе с модулем – 2 дня;
• запуск в работу – 7 дней (этап включает в себя создание нового регламента работ заказчиком).

Как выглядел бизнес-процесс до изменений? (Как было)

Судебные споры ранее велись в программном обеспечении, созданном с использованием устаревших технологий. Функционал был ограничен регистрацией событий в журнале. Отсутствовала интеграция с внешними учетными системами, следовательно, фиксация исполнения финансовых обязательств сторон спора отсутствовало.

Новый программный продукт, связанный с 1С: ERP.УХ и документооборотом, позволяет упростить работу юриста, делая процесс наглядным и прозрачным. Благодаря интеграционным процессам, объем вводимой пользователем первичной информации стал минимальным, что позволило исключить ошибки ввода данных. Обмен с документооборотом позволяет: автоматически заполнять реквизиты документов; ведется хронология событий и есть возможность осуществлять электронный обмен документами с контрагентами по номенклатуре споров.

Связь с 1С:ERP.УХ дает возможность отслеживать сроки и исполнение финансовых обязательств: планирование средств и исполнение графика платежей.

Схема 1. Бизнес-процесс в исторической системе.

Бизнес-процесс после изменений

1. Новый функционал позволил оптимизировать работу сотрудников отделов "договорной работы" и "судебных дел".
2. Автоматизирован контроль исполнения финансовых обязательств и планирование сроков оплаты.
3. Снижены риски штрафных санкций за неисполнение сроков оплаты.
4. Сокращены риски нарушения сроков запланированных мероприятий по Судебному спору, включая судебные заседания.
5. Для руководства юридической службы управление бизнес-процессом стало прозрачным и предсказуемым благодаря оповещению о предстоящих мероприятиях и перечню отчетов, созданных в системе.

Схема 2. Новый бизнес-процесс.

Схема 3. Функциональная модель модуля «Судебные споры».

Сложность проекта

Организационной сложностью оказалась интеграция с 1С: ERP.УХ – основной учетной системой Компании. Необходимо было сначала договориться, как пользователям работать в системах 1С и Directum RX, удовлетворяя требования процесса «Судебные споры», затем объединить программы с помощью интеграции.

Грамотная организация взаимодействия команд проекта (заказчика и исполнителя), детальное планирование проекта и предварительный анализ возможных рисков позволил успешно завершить проект.

Четкая постановка задачи разработчику Directum RX и разработчикам направления 1С позволила учесть все технологические особенности платформ и привести к стабильному обмену между системами.

Данный подход к реализации проекта позволил избежать технических рисков и существенно сократить временные затраты на создание интеграционного сервиса.

Схема 4. Компонентная модель.

Схема 5. Интеграционные потоки модуля «Судебные споры».

Результаты

1. Сокращение трудозатрат юристов на операционную деятельность.

Модуль обеспечивает удобный быстрый способ вносить и получать информацию для мониторинга и анализа.

2. Снижение риска нарушения сроков и финансовых потерь Компании.

Система оповещений позволяет контролировать сроки для ответов, предоставления документов, сроки оплаты по обязательствам сторон, что позволяет оперативно реагировать на любые изменения в процессе претензионной или пост судебной работы.

3. Повышение точности планирования и резервирования средств.

Более точное планирование и резервирование средств Компании позволило высвободить порядка 10% ранее замороженных активов, запланированных для ведения судебной работы.

4. Повышение качества подготовки к судебным заседаниям.

Система позволяет напоминать о мероприятии судебного спора, что позволяет качественно и заблаговременно подготовиться к слушанию.

5. Сокращение времени реакции на изменение эффективности работы подразделения.

Модуль позволяет оперативно отслеживать эффективность работы подразделения и каждого сотрудника в частности, более гибко распределять нагрузку на персонал.

ESG-трансформация и прогресс в устойчивом развитии компании

Модуль «Судебные споры» способствует выявлению рисков в области ESG и Устойчивого развития.

Компания реализует политику по охране окружающей среды и учитывает экологические факторы при осуществлении промышленной деятельности. Внедрение модуля «Судебные споры» позволило в оперативном режиме выявлять и анализировать претензии и исковые заявления, связанные с вопросами экологии и землепользования.

Получение претензий экологического характера рассматривается как основание для проведения дополнительного анализа и аудита системы экологического менеджмента (E), что способствует своевременному принятию корректирующих мер.

Обеспечение промышленной безопасности и сохранение здоровья сотрудников является одним из ключевых стратегических приоритетов. Компания развивает культуру безопасного труда и совершенствует профилактику профессиональных заболеваний.

Возникновение трудовых споров, а также споров в области охраны труда используется как индикатор необходимости усиления социальных программ (S) и повышения контроля за выполнением требований со стороны профильных подразделений.

До внедрения модуля подготовка отчетности по судебным рискам для руководства Компании была затруднена из-за необходимости ручного сбора и консолидации данных из различных информационных систем.

Модуль «Судебные споры» обеспечивает централизованный доступ к актуальной информации, повышает прозрачность процессов и формирует надежную основу для принятия эффективных управленческих решений (G).

Планы по дальнейшему развитию проекта

Развитие функционала системы в части интеграционного взаимодействия с внешними системами, как пример, управление имущественно-земельным комплексом. Данная интеграция позволит получить информацию, связанную с судебными спорами по указанным направлениям деятельности Компании. Это позволит формировать историю юридических взаимоотношений по каждому объекту недвижимости и сократить риски, возникающие при эксплуатации объектов.

Формирование «коробочного» решения для дальнейшего тиражирования модуля.

Планируется разработать конструктор отчетов для модуля, где пользователь самостоятельно сможет получить необходимую информацию в виде удобного отчета.

Команда проекта

В состав ИТ-команды вошли:

1. руководитель проекта;
2. разработчик;
3. аналитик.

Со стороны бизнес-заказчика выступал коллектив профильной юридической службы.

Участники команды:

1. Чапивский Олег Вячеславович - заместитель начальника управления развития ИТ-сервисов, руководитель проекта.
2. Бощенко Екатерина Сергеевна -разработчик.
3. Веретенников Павел Сергеевич - аналитик.

Со стороны заказчика:

1. Начальник отдела договорной работы
2. Главный юрисконсульт.

В перечень задач руководителя проекта вошли:

• организация работ по проекту и координация взаимодействия с бизнес-заказчиком:
  • подготовка материалов;
  • организация регулярных промежуточных встреч;
  • демонстрация реализованного функционала;
  • формирование дорожной карты;
• руководство командой проекта (контроль рисков и запланированных сроков реализации каждого из этапов проекта).

Задачи аналитика:

• сбор информации о бизнес-процессе ведение судебных споров;
• формирование «Технического задания»;
• совместно с разработчиком – создание документов «Проектное решение» и «Программы и методики испытаний»;
• проведение тестирования заявленного функционала;
• организация проведения испытаний модуля сотрудниками заказчика и формирование «Протокола проведения испытаний» и «Акта о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию».

Задача разработчика:

• участие в формировании «Проектного решения» и «Программы и методики испытаний»;
• создание структуры данных в системе и программная реализация модуля «Судебные споры» в Directum RX;
• участие в создании механизмов интеграции;
• перенос исторических данных в новую систему;
• настройка и администрирование реализованного модуля.

Задача заказчика:

• полное описание бизнес-процесса, требуемого в новом программном обеспечении;
• изучение и согласование «Технического задания» и «Проектного решения»;
• организация тестирования со стороны специалистов (конечных пользователей системы) бизнес-заказчика;
• участие в подготовке «Программы и методики испытаний» и принятие решения о готовности внедряемой системы к опытной, а после и промышленной эксплуатации.

Об авторе заявки

Чапивский Олег Вячеславович – заместитель начальника управления развития ИТ-сервисов ООО «СКИФ».

Мне выпала роль руководителя проекта «Модуль «Судебные споры»». В рамках проекта, основной моей задачей была координация работы команды разработки с бизнес-заказчиком.

С системой Directum RX я познакомился, когда пришел в ООО «СКИФ». В этот момент велось активное внедрение системы в филиалах Компании. Мне понравилось отношение вендора, когда в рамках внедрения, происходило взаимодействие с командой Directum RX, где мы формировали перечень доработок, которые, по нашему мнению, были необходимы коробочному решению, и к нам действительно прислушались, реализовывая доработки в течении двух-трех релизов и добавляя их в коробочное решение.

К внедрению модуля «Судебные споры» мы подошли основательно, мы не просто перенесли процесс из исторической системы, а переработали его с учетом возможностей Directum RX, добавили функциональности, которых ранее не было, в том числе оповещения, что позволило улучшить контроль сроков.

Основной сложностью было внедрить модуль в корпоративную архитектуру информационных систем, связав с основной учетной системой Компании и еще не до конца выведенной из эксплуатации СЭД системой на базе 1С, с использованием корпоративной шины данных.

Во время внедрения модуля мы запустили новую систему документирования разработки, которая включает в себя фиксацию функциональных требований от заказчика, все взаимодействие, и всю проектную документацию, это позволило определить границы проекта, выделить этап внедрения и этап развития системы.

У нас есть планы по дальнейшему развитию модуля, которые мы хотим реализовать.