ПОЛИЦИФРА — управляющая компания цифрового дивизиона «Группы ПОЛИПЛАСТИК», одного из крупнейших промышленных холдингов России. Компания ПОЛИЦИФРА является как IT-интегратором Группы, так и осуществляет управление цифровыми активами, работающими на внешний рынок. В этой роли компания отвечает за развитие и поддержку ИТ-ландшафта, а также за повышение управляемости и прозрачности цифровых инициатив внутри Группы.

Потребность и предпосылки задачи

К моменту старта пилота работа с целями и проектами велась в разных инструментах: продукты MS Office, Bitrix, таск трекеры, mind manager и т.д. Цели и метрики фиксировались в Excel. Планирование инициатив выполнялось в MS Project Serve или иных инструментах. Взаимосвязь между целями и фактическим прогрессом формировалась вручную.

Такой подход создавал системные ограничения:

• отсутствовала единая логика перехода от целей к конкретным задачам подразделений;
• данные по статусу инициатив обновлялись с задержками;
• показатели теряли актуальность из-за ручного ввода;
• руководители получали разрозненную картину и тратили время на сверку информации.

Отдельной проблемой стало использование нескольких workflow-систем. Для согласований и контроля требовалось работать в разных средах. Это увеличивало нагрузку на руководителей и замедляло принятие управленческих решений.

По мере роста числа цифровых инициатив стало ясно, что существующая модель не масштабируется. Компании требовался единый контур, который позволил бы:

• объединить цели, показатели и проекты;
• поддерживать согласованность данных без ручного переноса;
• обеспечить прозрачность для управленческого уровня;
• оценить потенциал тиражирования решения внутри Группы.

Для проверки гипотез ПОЛИЦИФРА запустила пилотный проект по оценке Directum Targets и Directum Projects, как основы для сквозного управления целями и проектной деятельностью компании.

Ход проекта

В пилоте участвовали представители обеих сторон и разных уровней управления. Со стороны компании ПОЛИЦИФРА к работе подключились исполнители, которые ведут проекты и работают с данными на ежедневной основе, а также руководители, отвечающие за цели и стратегические ориентиры. Такой состав был нужен, чтобы проверить решение сразу на двух уровнях: в повседневной работе и в управленческом контуре.

Со стороны Directum в проекте работала команда внедрения в связке с разработчиками. К ним подключались методологи, которые помогали с логикой работы, с целями и показателями. Для Directum это был первый пилот связки Targets и Projects, поэтому команда заранее готовила сценарии, прорабатывала возможные ограничения и уделяла отдельное внимание сбору обратной связи по каждому этапу.

Задачи пилотного проекта

Тестовый формат был запущен для проверки применимости решений Directum Targets и Directum Projects в условиях реальной работы ПОЛИЦИФРА. В фокусе была не автоматизация «в целом», а практическая проверка ключевых управленческих сценариев.

В рамках пилота требовалось выстроить связку между целями подразделений и текущими проектами, чтобы показать, как фактический ход работ влияет на достижение целей. Отдельной задачей стала проверка корректности каскадирования целей от уровня дивизиона до конкретных инициатив.

Дополнительно пилот должен был дать понимание, можно ли использовать связку Targets и Projects как основу для единого управленческого контура и масштабировать подход на другие дивизионы Группы.

Результаты

В рамках пилота была собрана рабочая модель, демонстрирующая влияние реализации проектов на достижение целей подразделений. Модель использовалась как инструмент для анализа, обсуждений с руководителями и проверки управленческих сценариев без изменения существующих процессов.

На примере компании ПОЛИЦИФРА выстроена цепочка целей и метрик от уровня цифрового дивизиона «Группы ПОЛИПЛАСТИК» до задач конкретного подразделения. В системе создана и согласована карта целей, связанная с проектами и фактическими данными по их выполнению.

Проверена работа управленческих сценариев в едином контуре. Зафиксированы ограничения и предложения по развитию функциональности. Стороны перешли к подготовке дорожной карты и коммерческого предложения для дальнейшего потенциального внедрения.

Прогнозируемый эффект

При масштабировании подхода ожидается снижение ручной работы с показателями и сокращение времени на подготовку управленческой информации. Руководители смогут отслеживать достижение целей на основе фактических данных по проектам без дополнительной сверки источников.

В перспективе связка Directum Targets и Directum Projects может рассматриваться как основа единого управленческого контура для других подразделений группы и заменить разрозненные инструменты, используемые сейчас для работы со стратегией и инициативам.