Организация долговременного хранения кадровых документов из HRlink для ИТ-компании

О компании-заказчике

Компания занимается разработкой программного обеспечения для автоматизации процессов гостиничного бизнеса.

Предпосылки

Тема создания архива для долговременного хранения электронных документов c гарантией юридической значимости с каждым годом становится всё более актуальной для множества компаний. Не все разработчики программного обеспечения идут по направлению создания готовых решений для того, чтобы удовлетворить потребности своих пользователей.

Так, текущая система клиента HRlink не предусматривает организации хранения кадровых электронных документов с обеспечением гарантии, что документ идентичен тому, который был создан и подписан изначально. Именно поэтому Заказчик, проанализировав разные решения, закрывающие эту потребность, обратился к нам.

Цели и задачи проекта

1. Организация приема и хранения данных из HRlink;

2. Обеспечение длительной юридической значимости электронных документов;

3. Автоматизация списания и уничтожения документов.

Используемые решения и подходы

Для выполнения задачи клиента было использовано решение Долговременный архив.

История проекта

Проект в июле 2025 год и завершился в течение трех месяцев. Для нашей команды это был первый опыт внедрения Долговременного архива. Для того, чтобы погрузиться в предметную область, мы прошли курс обучения от вендора.

Ещё на этапе заключения договора, предполагалась автоматическая интеграция с системой HRLink. Естественно, мы изучили методы для синхронизации двух систем, посмотрели визуал и все выглядело хорошо. Но...

Трудности и успехи

Ручная загрузка/выгрузка

Необходимость оптимизации бюджета вынудила Заказчика отказаться от идеи автоматической интеграции с HRLink, и мы пришли к согласию, что кадровый сотрудник будет вручную выгружать кадровые документы в zip-контейнеры и автоматически заносить их в Directum RX. При этом сохраняется необходимость в том, чтобы контейнеры загружались в Directum RX корректно для дальнейшей обработки.

Исходя из этого мы реализовали:

1. Загрузку zip-контейнеров в Directum RX по аналогии с массовым созданием приложений. Действие расположили в модуле Долговременный архив, по нажатию открывается диалоговое окно, в котором пользователь может загрузить zip-контейнеры в систему.

2. Справочник настройки подключения к HRLink, так как для корректного создания документа в системе нам не хватало данных в загруженном zip-контейнере. В карточке справочника указывается логин и пароль к системной учетной записи на стороне HRLink с соответствующими правами доступа на документы. Дополнительно в данном справочнике можно просмотреть очередь сообщений, выполняемых Системой: это полезно, если за один раз было импортировано большое количество zip-контейнеров. В этой же очереди можно сразу же посмотреть ошибки, которые могут возникнуть при импорте.

3. Справочник для синхронизации сущностей между HRLink и Directum RX. В справочнике созданы сущности, являющимися синхронизированными объектами. К примеру в данном справочнике созданы сущности для определения вида документа из загруженного контейнера. В случае, если в контейнере в файле json нашлось совпадение по GUID внешней записи, то карточки документов по данному контейнеру создаются с соответствующим видом документа.

Загрузка исторических данных

У Заказчика в HRLink множество различных видов документов, которые могут меняться в зависимости от года создания, при этом Заказчик хотел подтянуть в числе прочих и исторические документы тоже. Помним, что ранее от прямой интеграции нам пришлось отказаться, поэтому мы организовали работу так:

1. Сделали первоначальный импорт всех видов документов для дальнейшего занесения контейнеров.

2. Настроили правила определения видов документов в различные дела.

3. Делопроизводитель выгружает необходимые zip-контейнеры из HRLink.

4. Загружает массово контейнеры в Directum RX буквально в пару кликов.

5. Directum RX обрабатывает занесённые контейнеры, парсит их, создаёт карточку основного документа (обращаясь в этот момент по API к HRLink за недостающими данными), заносит оригинал документа как версию, прикрепляет подписи, а МЧД прикрепляет как приложение к этому документу.

6. После этого Система присылает задание ответственному сотруднику для проверки корректности занесения документа и заполнения карточки.

Остальной механизм обработки документов (усовершенствование подписи, перештамповка) остался без изменений.

Результаты

Заказчику доставили бизнес-ценность. Теперь сотрудник:

1) не переживает за сохранность кадровых электронных документов;

2) дополнительно заносит в Directum RX и сканы бумажных документов в том числе, тем самым упрощая поиск и выдачу прав на архивные документы.

Данные - сохранны и доступны при необходимости предоставления в суд или контролирующие органы. Исключены претензии и штрафы за неправильное хранение кадровых документов.

Отзыв

«Довольно понятный интерфейс, можно разобраться даже без инструкций, очень понятный функционал по заполнению карточки, по настройкам делопроизводства функционал подробный и простой. На данный момент мы прошли стадию только загрузки исторических документов за 2024 год.

Очень радует скорость обратной связи с вашей стороны и реагирование на обращения. Спасибо вам за продукт и сотрудничество!»

Руководитель отдела автоматизации внутренних процессов заказчика

Команда проекта

В команде внедрения были выделены следующие роли:

• Горина Дарья - Руководитель проекта;
• Григорьев Артур - Аналитик;
• Волков Евгений - Ведущий разработчик.