Масштабный проект перехода с Directum 5 на Directum RX

Компания-заказчик

ББР Банк (АО) — универсальный коммерческий банк, ориентированный на долгосрочные отношения с клиентами и устойчивое развитие бизнеса. За почти тридцать лет работы на финансовом рынке банк выстроил сбалансированную модель, сочетающую надёжность, клиентоцентричный подход и гибкость в работе с различными категориями клиентов.

Клиентская база банка включает предприятия малого и среднего бизнеса, крупные компании и физических лиц. Такой профиль требует от банка высокой скорости принятия решений, прозрачности внутренних процессов и стабильной работы информационных систем.

ББР Банк (АО) входит в число ста крупнейших банков Российской Федерации по объёму активов и является участником системы страхования вкладов. Масштаб деятельности и регуляторные требования формируют повышенные ожидания к качеству управления, безопасности данных и эффективности документооборота, что делает цифровые решения важным элементом развития банка.

Цели и задачи проекта

Цель проекта: обеспечить устойчивое, безопасное и высокопроизводительное функционирование корпоративной системы документооборота и управления бизнес-процессами путём миграции с устаревшей платформы Directum 5 на современную импортонезависимую платформу Directum RX.

Почему был необходим переход?

Directum 5 долгие годы исправно служил Банку для автоматизации ключевых процессов. Но причинами перехода с Directum 5 на Directum RX послужили:

1. Необходимость использования импортонезависимого программного обеспечения. В условиях санкционного давления критически важной стала локализация ключевых ИТ-решений.
2. Прекращение поддержки Directum 5 со стороны вендора. Утрата гарантированных обновлений, патчей и соответствия меняющемуся законодательству создавала операционные и регуляторные риски.
3. Низкая производительность — устаревшая архитектура Directum 5 приводила к значительным задержкам при работе большого числа пользователей, что влияло на операционную эффективность.
4. Сложности интеграции: технически платформа Directum 5 не позволяла легко и быстро интегрироваться с новыми сервисами.
5. Низкая мобильность: текущая система не была адаптирована для работы с мобильных устройств, что ограничивало возможности удаленной и гибкой работы руководителей и сотрудников.

Банк выбрал Directum RX как стратегически устойчивую и технологически зрелую платформу, отвечающую вызовам современного финансового сектора.

Выбор пал на Directum RX по следующим причинам:

1. Высокая производительность и масштабируемость. Современная архитектура обеспечивает стабильную работу даже при пиковых нагрузках.
2. Полная импортонезависимость. Разработка и поддержка ведутся в РФ, без зависимости от зарубежных технологий и лицензий.
3. Система Directum RX является правоприемником Directum 5: сохраняется привычный интерфейс и логика работы. Все это обеспечивает гладкую миграцию.
4. Единая экосистема. Интеграция с HR Pro, СЭД+, Targets и другими решениями экосистемы Directum позволяет строить сквозные процессы без "цифровых островков".
5. Мобильные приложения. Поддержка работы "в пути" для руководства и "полевых" сотрудников.
6. No-code инструменты — гибкая настройка под новые регламенты без привлечения разработчиков.
7. Долгосрочное партнёрство — более 10 лет сотрудничества с Directum, проверенная надёжность и глубокое знание бизнес-процессов Банка.
8. Готовые и расширяемые интеграции — совместимость с 1С, СКБ Контур, внутренними банковскими системами и внешними сервисами ЭДО.

История проекта. Реализация

Переход с Directum 5 на Directum RX — это не просто технический перенос данных, а полноценное внедрение новой системы. Популярный запрос "нам только мигрировать" — это миф, поскольку современная платформа Directum RX имеет принципиально иную архитектуру и возможности.

Опыт показывает, что успешный переход требует глубокого анализа и перепроектирования бизнес-процессов, адаптации и настройки системы под них. Без этого этапа попытка просто механически "перелить" данные из старой системы в новую не приведёт к результату. Таким образом, миграция возможна только как часть комплексного внедрения Directum RX, которое включает при необходимости и перенос данных.

Команда аналитиков и разработчиков изначально рассматривала подход поэтапного (итерационного) внедрения системы. Однако, глубокий анализ показал, что такой подход грозил бы "разрывом" тесно связанных между собой бизнес-процессов, таких как работа с договорами и делопроизводство. Поэтапная миграция данных и функций была признана несостоятельной, несущей в себе высокие операционные и временные риски.

Трудности проекта

Мы столкнулись с противоречием: с одной стороны — желание выдать оперативный результат, с другой — осознание, что наши процессы неделимы.

В результате было принято стратегическое решение: осуществить единовременный переход всей системы на новую платформу. Это позволяло сохранить целостность архитектуры и избежать периода нестабильности, когда часть функций работала бы в старом, а часть — в новом контуре.

Однако, понимание огромного объёма работы — и связанной с этим невозможности полноценно протестировать всю систему разово уже после её сборки — заставило команду пересмотреть подход. Итерационность была применена не на этапе внедрения, а на этапе проектирования и реализации.

Был запущен непрерывный "конвейер разработки": каждый бизнес-процесс (например, "Обращения граждан", "Согласование договоров", "Заявки на кредит") проходил полный цикл — исследование, проектирование, реализация и настройка системы, демонстрация, и затем детальное тестирование заказчиком на тестовом контуре.

Этот подход позволил сохранить целостность конечного продукта, обеспечив при этом планомерность работы, контроль качества и возможность быстро вносить корректировки по каждому отдельному процессу.

И только после полной готовности новой системы происходил финальный перенос исторических данных из Directum 5 в уже работающую и настроенную среду Directum RX. Сначала мы создали идеальный "новый дом" со всеми удобствами и правилами, а уже потом аккуратно перевезли в него "мебель" — наши данные.

Ввиду того, что у заказчика присутствовали опасения потери значимых данных, мы проводили аналитику количества тех или иных документов и их значимости совместно с Банком и принимали решение - мигрировать или нет. Часть документов, как правило, имела разовый характер, поэтому смысла в их миграции не было. При этом, система Directum 5 оставалась как историческая база для просмотра ограниченному количеству пользователей.

Анализ и проектирование

При проектировании функционала новой системы управления документами и процессами команда разработчиков и аналитиков целенаправленно ориентировалась на структуры и логику уже действующей в Банке системы Directum 5. Главной задачей было не просто перенести данные, а обеспечить преемственность: в новой среде должны были появиться привычные для сотрудников справочники, поля в карточках документов и другие элементы, к которым пользователи адаптировались годами.

Для глубокого понимания заложенных в старой системе процессов и их тонкостей команда исполнителя провела этап полного погружения: изучала интерфейсы, справочники, документы и настройки Directum 5. Эта работа стала критически важной для создания точного плана миграции и проектирования архитектуры новой системы.

Ключевую роль в этом процессе сыграли внутренние эксперты банка — администраторы Directum 5 и держатели бизнес-процессов. Они выступили живыми носителями уникальных знаний о тонкой настройке системы под специфику кредитной организации.

Администраторы Банка были в постоянной готовности ответить на вопросы, провести демонстрацию или разъяснить неочевидную бизнес-логику.

Совместно с администраторами Банка проводилась детальная проверка мэппинга данных, поскольку именно они, как ключевые хранители информации, обладают глубоким пониманием эволюции системы Directum 5: её исторических решений, логики построения функциональности и неочевидных особенностей реализации.

Такой тесный альянс между внешней командой "внедренцев" и внутренними экспертами заказчика позволил не просто механически перенести данные, а осмысленно реализовать и улучшить рабочие процессы, минимизировав стресс и потери производительности для сотен сотрудников банка при переходе на новую платформу.

В ходе проекта было исследовано более 30 бизнес-процессов, часть из которых в процессе проектирования была изменена и адаптирована под новые актуальные нужды Банка.

Модификация и адаптация системы

Процессы документооборота реализованы гибридно: часть — на основе no-code-конструктора, часть — через классические регламенты согласования. При этом в рамках одного документа возможен динамический переход от регламентного маршрута к задаче, запущенной по конкретному варианту no-code-процесса — в зависимости от условий или решений участников.

Часть функционала будущих версий Directum RX реализовали своими силами. Например, конкурентное выполнение заданий, которые появились только в версии 4.10.

Были реализованы классические бизнес-процессы в рамках модулей Делопроизводство и Договоры, а также:

• адаптированы процессы под специфику Банка: Правление, Совет директоров, Кредитные заявки, Кредитные договоры, Расписка о гос. регистрации, Операционный блок (заявление о закрытии счета и розыск платежа), Обращения граждан, Частичные замещения;
• адаптирован и реализован процесс по согласованию заявок Такси;
• реализованы периодические поручения.

Кроме того, выполнены следующие работы:

• внедрение решения по управлению доверенностями;
• интеграция с сервисом эл. обмена Контур.Диадок;
• адаптация Directum RX под интеграцию со Сметным бюджетом;
• улучшение функционала системы: папки потока.

Фишки проекта

Раскроем самые интересные моменты и особенности реализации, которые заслуживают внимания:

Обращения граждан

Базовое решение "Обращение граждан" адаптировано под актуальные потребности банка. Часть базового функционала исключили, такие как фоновый процесс по отправке уведомлений, базовые "Разделы и Вопросы". Добавили новые механизмы по отправке уведомлений заявителям, дополнили карточки и справочники настройки организации, а также был адаптирован справочник Вопросы под специфику Банка.

Частичные замещения

Был разработан новый механизм частичных замещений по выдаче ограниченных прав на документы и задачи. Теперь при замещении сотрудника права можно выдать частично на задачи и документы или только на задачи без документов, а также права на просмотр на завершенные задачи.

Совет Директоров, Правление банка

Одной из самых значимых стала реализация процессов подготовки и проведения заседаний Совета директоров и Правления банка:

• Формирование и согласование вопросов заседаний в едином пространстве. Были реализованы процессы голосования по вопросам с учетом всех особенностей структуры организации.
• Цифровой пакет документов: все материалы заседания формируются в системе, проходят маршрутизацию и становятся доступными участникам в защищенном виде.
• Протоколирование и исполнение решений: протоколы формируются непосредственно в системе, а решения автоматически направляются ответственным исполнителям. Внедрен механизм контроля исполнения поручений, что обеспечивает их 100%-ую прозрачность и своевременность.

Особенность задачи на рассмотрение заседания Совета директоров заключается в том, что они формируются персонализированно — по одному заданию на участника на каждый вопрос повестки. При этом обеспечивается строгая конфиденциальность: члены Совета не видят ни список получателей, ни статусы и результаты выполнения заданий другими участниками. Протоколы заседаний реализованы отчетами.

Кредитные заявки

Были внедрены процессы по автоматизации работ с кредитными заявками. Реализован сложный алгоритм подсчёта голосов, зависящий от настроек кредитного комитета. Все этапы рассмотрения, проверки и принятия решения по заявке выстроены в единые цифровые маршруты.

Настраиваемые папки потока

Еще одной важной особенностью стала реализация функционала, который есть в Directum 5, но еще не появился в Directum RX.

Для динамической настройки папок потока в системе создан справочник Настройка папки (FolderSetting).

Справочник позволяет:

• изменить наименование Папки потока;
• назначить права на папку потока Сотрудникам;
• установить фильтрацию.

Из-за особенностей платформы Directum RX выбор таких настроек ограничен 10 папками (папки потока). Увеличить количество можно в прикладном коде.

Управление доверенностями

Были мигрированы малоструктурированные доверенности Directum 5 (то есть с минимумом обязательных реквизитов) в доверенности Directum RX с более сложной логикой.

При этом, ключевым решением было отключить проверку на заполненность обязательных реквизитов при работе с записями из реестра. Это позволило получить обходное решение с меньшими трудозатратами на модификации.

Трудности и успехи

Требования информационной безопасности

В зоне особого внимания Заказчика всегда находилась защита информации. Следование этой стратегии означало, что доступ к ресурсам для внешней команды не может быть простым и мгновенным. Для специалистов Исполнителя был выстроен прозрачный, но строгий процесс: согласование полномочий и подключение через выделенные VPN-каналы для каждого участника. Эта процедура стала первым совместным действием, показавшим готовность обеих сторон работать по самым высоким стандартам.

Технические трудности при миграции

Особого внимания заслуживает миграция исторических данных — наиболее технологически сложный и насыщенный этап работы. С одной стороны, инфраструктурные требования по выделению необходимых мощностей требовали от команды Заказчика оперативных решений. С другой стороны, проектирование схемы миграции со стороны Исполнителя потребовало дополнительной детализации — отдельные проектные решения согласовывались дольше, чем планировалось, а глубину некоторых технических нюансов удалось оценить только в процессе работ. Но именно в этой точке напряжения случился прорыв. Осознав, что время — критический ресурс, команды перешли от формальных согласований к режиму "ручного управления" и взаимной поддержки. Инфраструктурные проблемы решались в оперативном порядке силами Заказчика, а Исполнитель гибко донастраивал логику миграции под меняющиеся условия.

Этот этап стал настоящим испытанием на прочность, доказавшим: когда исчезает время на раскачку, появляется умение работать плечом к плечу. Недочеты, выявленные "в бою", исправлялись сообща, а общая нацеленность на результат позволила провести миграцию и вывести систему на стабильные режимы работы.

Обеспечение поддержки пользователей. В ходе подготовки к опытно-промышленной эксплуатации Заказчик совместно с Исполнителем совместно оценили масштаб предстоящей нагрузки и выявили риск "узкого горлышка" в обработке пользовательских обращений.

Управленческим решением стало временное перераспределение трудовых ресурсов: специалисты Исполнителя с наиболее глубоким пониманием логики новой системы были интегрированы в процесс поддержки. Это позволило не только сохранить скорость реагирования, но и собрать более качественную обратную связь для финальных доработок системы.

Изменения в команде

Длительные проекты редко обходятся без ротаций в командах, и этот случай не стал исключением — обе стороны столкнулись с естественным обновлением штата.

Однако кадровая турбулентность стала не тормозом. Мы научились быстро вводить в курс дела новичков, дублировать критически важные компетенции и фиксировать договоренности так, чтобы они не зависели от конкретных лиц.

Коммуникационные сложности. Синхронизация распределенных команд в условиях высокой нагрузки — всегда непростая задача, и наш проект не стал исключением. Но именно благодаря гибкости, взаимовыручке и единой цели мы превратили коммуникационные сложности в возможности для развития. В итоге мы не только добились высокого результата, но и создали прочную основу для реализации будущих инициатив.

Ценность проекта и его результаты

ББР Банк (АО) успешно завершил масштабный проект по миграции с устаревшей системы электронного документооборота Directum 5 на современную low-code платформу Directum RX. Этот переход знаменует собой новый этап в цифровой трансформации Банка.

Благодаря проекту удалось:

• реализовать на базе Directum RX более 30 процессов, 4 из которых связаны со спецификой банка и разработаны с "нуля";
• охватить более 430 пользователей из головного офиса и всех представительств банка;
• перенести в результате миграции:
  • 268 252 записей справочников (всех) по 46 справочникам;
  • 976 896 документов, перенсенных по 22 разным типам документов;
  • 1 122 369 версий документов объемом ~860 Гб.

В результате реализации проекта банк обеспечил устойчивое, безопасное и высокопроизводительное функционирование корпоративной системы документооборота и управления бизнес-процессами. Переход с устаревшей платформы Directum 5 на современную импортонезависимую платформу Directum RX позволил создать надёжную технологическую основу для дальнейшего развития системы, повышения эффективности процессов и соблюдения регуляторных требований.

Используемые решения

На текущий момент в организации пользуются решениями:

• Делопроизводство.
• Договоры.
• Управление доверенностями.
• Обращение граждан.
• Обмен с контрагентами через сервис обмена Диадок.
• Автоматизирована работа с документами Совета директоров банка и документами Правления банка.
• Автоматизирована работа с Кредитными заявками.

Команды проекта - профессионалы, стоящие за результатом

Успешный переход на Directum RX стал возможен благодаря не только технической проработке, но и глубокому доверию между Заказчиком и Исполнителем. Осознанная готовность Банка к изменениям — при естественной осторожности перед масштабной трансформацией — в сочетании с настойчивостью, уверенностью в своих силах, экспертизой и оперативной поддержкой команды СТАРКОВ Групп (включая выезд специалиста на площадку в критический период) позволила минимизировать риски и обеспечить стабильный старт новой системы. Сегодня Directum RX — не просто платформа, а надёжный инструмент цифрового управления, полностью адаптированный под процессы Банка и готовый к дальнейшему развитию.

Исполнитель проекта

ООО "СТАРКОВ Групп"— ведущий системный интегратор и Генеральный партнер компании Directum. Ключевая специализация предприятия — внедрение и сопровождение ECM-решений для автоматизации управления документами и бизнес-процессами в сегментах B2B и B2G.

Компания обладает глубокой экспертизой в реализации сложных проектов цифровой трансформации, включая миграцию с устаревших платформ на современные импортонезависимые решения. В работе с Банком команда исполнителя подтвердила способность решать задачи повышенной сложности в регулируемом финансовом секторе: обеспечивать высокий уровень информационной безопасности, адаптировать систему под уникальные банковские процессы и гарантировать бесперебойность работы при критически важных переходах.

СТАРКОВ Групп осуществляет полный цикл внедрения: от методического аудита и проектирования архитектуры до глубокой кастомизации, разработки дополнительных модулей, интеграции со сторонними сервисами (1С, Контур.Диадок и др.), обучения персонала и постпроектной технической поддержки. Надежность партнера подтверждена многолетним сотрудничеством с вендором и успешной реализацией инфраструктурных проектов, требующих максимальной отказоустойчивости и соответствия регуляторным требованиям.