Отчет-выгрузка полных настроек вариантов процессов

В ходе внедрения крупных проектов, характеризующихся значительным числом модификаций и высокой сложностью процессов, мы выявили ряд ключевых проблем, требующих решения:

1. Проблема отслеживания изменений в вариантах процессов. При передаче заказчику вариантов процессов с расширенным набором настроек отсутствует надёжный механизм, позволяющий в дальнейшем однозначно установить, были ли внесены какие-либо изменения со стороны заказчика. Это создаёт риски расхождения версий и затрудняет поддержку.
2. Высокие трудозатраты на отладку. После внесения изменений администраторами заказчика поиск возникших ошибок в вариантах процессов требует значительных временных затрат, что замедляет обработку обращений при сопровождении.
3. Сложность формирования исходных настроек. Создание плана исходных настроек для сложных процессов является крайне трудоёмкой задачей.
4. Необходимость оперативной корректировки. В период опытно-промышленной и промышленной эксплуатации процессы часто изменяются: убираются или добавляются флажки, вводятся новые параметры, устанавливаются дополнительные условия, корректируются вычисляемые выражения. Существующие методы не позволяют быстро актуализировать план исходных настроек.

Задачи и цели

Попытки решить эти проблемы с помощью стандартного функционала выгрузки описания процессов в MS Word и ручного фиксирования настроек продемонстрировали низкую эффективность. В связи с этим принято решение о разработке и внедрении специализированного решения, которое позволит автоматизировать управление настройками процессов и обеспечит прозрачность всех изменений.

Ключевой элемент такого решения — возможность выгружать все настройки варианта процесса в единый отчёт в формате MS Excel. Это позволяет:

• унифицировать представление данных для всех участников проекта;
• упростить сравнение вариантов процессов, настроенных на разных контурах;
• обеспечить быстрый анализ изменений;
• сократить время на подготовку документации;
• минимизировать время на поиск ошибок, связанных с изменением данных;
• обеспечить понятную передачу настройки вариантов процессов от команды внедрения команде сопровождения проекта.

Внедрение такого решения позволит:

• значительно сократить трудозатраты на администрирование вариантов процессов и управление изменениями в них;
• повысить прозрачность изменений в вариантах процессов за счет визуализации изменений как для специалиста исполнителя, так и для специалиста заказчика, ответственного за процесс, но не погруженного в особенности no-code;
• упростить создание и актуализацию плана настроек;
• упростить передачу настроек вариантов процессов от команды внедрения команде сопровождения.

Описание и возможности решения

Действие по формированию отчёта выносится на обложку модуля «Администрирование». Отчёт генерируется автоматически после выбора пользователем конкретного варианта процесса, настройки которого необходимо сохранить.

Формируемый файл содержит три рабочих листа, каждый из которых структурирован для максимально удобного восприятия и обработки данных.

Лист 1. «Свойства»

На листе представлены две основные секции:

1. Основные атрибуты варианта процесса: Имя, Состояние, Тип задачи, Приоритет, признак Отображать этапы процесса и Описание
2. Критерии выбора варианта процесса — таблица с условиями, определяющими, когда именно данный вариант будет запущен в конкретной ситуации с описанием всех используемых вычисляемых выражений.

Лист 2. «Параметры процессов»

Лист структурирован в виде двух вертикальных секций, размещённых рядом:

1. Параметры процессов с полным перечислением атрибутов параметров: Имя, Описание, Тип параметра, Тип объекта, признак Коллекции.
2. События процесса с полным описанием, какие свойства объекта изменяются, какая производится операция, а также устанавливаемое значение, включая полное описание шаблонов, используемых для текстов.

Лист 3. «Схема процесса»

Лист содержит последовательное описание каждого блока схемы процесса. Информация структурирована в виде четырёх вертикальных секций, размещённых рядом, — это обеспечивает целостное восприятие логики процесса и взаимосвязей между его элементами:

1. Свойства блока. Система динамически формирует список всех свойств блока и их значений, создавая соответствующие строки для каждого свойства. В отчет включаются как стандартные свойства блока из «коробки», так и добавленные на прикладном уровне — это гарантирует, что в отчёте будут отражены все актуальные настройки без ручного вмешательства.

2. Результаты выполнения. Описывает каждый результат выполнения блока с детализацией свойств каждого результата. Для наглядности и удобства навигации добавлена специальная колонка с гиперссылками, указывающими на следующий блок в схеме процесса. Переход по гиперссылке позволяет быстро открыть описание целевого блока в том же отчёте.

3. События блока. Описывает события, которые происходят при старте и завершении блока, с детальным перечислением изменённых параметров процессов или свойств объектов. Это позволяет зафиксировать все изменения, инициированные блоком.

4. Вложения. Описывает свойства каждой группы вложений, используемой в блоке, что позволяет зафиксировать настройки и обеспечить полный контроль над областями вложений задачи и заданий. Секция даёт чёткое понимание, какие группы вложений доступны в задании, какие права назначаются исполнителям блока, доступно ли удаление файлов из данной группы вложений.

Во всех четырёх секциях листа («Свойства блока», «Результаты выполнения», «События блока», «Вложения») добавлена единая колонка «Дополнительная информация». Она предназначена для внесения пояснений консультантом или аналитиком, создававшим процесс, — для команды сопровождения и администраторов, поддерживающих данный вариант процесса.

Рациональность выбора инструментов адаптации

Отчет реализован полностью на уровне прикладной разработки, может быть установлен как отдельное решение и использоваться для любых вариантов процессов.

Результаты

Реализован единый структурированный отчёт по всем аспектам варианта процессов:

• обеспечивает понимание логики варианта процесса за счёт пояснений и гиперссылок;
• позволяет получить всю информацию о настройке варианта процесса в едином файле;

Преобразование Excel‑отчёта в PDF‑формат и применение встроенных инструментов интеллектуального сравнения документов в Directum RX даёт возможность оперативно отслеживать изменения в настройках бизнес‑процессов.

Благодаря решению появляется возможность быстро определить, в каких именно частях процесса произошли изменения. Это позволяет в несколько раз сократить время анализа обращений, связанных с проблемами в настройках процессов.

Ниже приведён пример работы Directum Ario: система подсвечивает изменения между версиями настроек процесса. В частности, отчётливо видно, что определённый параметр процесса в разделе «События блока» был удалён в следующей версии отчета.

Показатели эффективности

• сокращение времени поиска расхождений в настройках вариантов процессов на разных контурах на 95 % за счет возможности сравнения отчетов по настройке вариантов процессов;
• снижение трудозатрат на составление плана настройки вариантов процессов на 95%;
• снижение времени консультирования по обращениям, касающихся настройки вариантов процессов администраторами в 2-3 раза;
• сокращение длительности проверки в 3–5 раз за счёт автоматизации поиска различий.

Потенциал использования

• Отчёт целесообразно включить в регламентированные процессы: как в процедуру передачи проекта от команды внедрения команде сопровождения, так и в регламент взаимодействия с заказчиком — для обеспечения прозрачности изменений в настройках.
• Отчет может быть установлен как отдельное решение и использоваться с любыми вариантами процессов

Состав команды проекта

• Окунева Ольга – руководитель проекта
• Мезенцева Юлия – руководитель группы аналитиков внедрения и сопровождения
• Рубцова Екатерина – аналитик 4 категории
• Прямилов Виктор – руководитель группы разработки
• Неверов Кирилл – разработчик 3 категории

Об авторе заявки

Рубцова Екатерина Сергеевна, аналитик 4 категории.

Для данного решения собирала и анализировала требования, участвовала в проектировании, производила тестирование отчета. Использую данный отчет на крупных проектах внедрения с большим количеством модификаций в блоках no-code.