Как ПАО «ЦМТ» силами трёх сотрудников перевело крупное предприятие на Directum RX

ПАО «ЦМТ» самостоятельно реализовало масштабный переход с Directum 5.5 на Directum RX. Проект охватил предприятие численностью более 1100 сотрудников: на текущем этапе в системе работают 600 пользователей, при этом более 200 — одновременно. За два этапа команда Центра цифровых технологий не просто заменила платформу, а сохранила 20 лет исторических данных, перенесла не менее 180 тысяч документов, настроила более 50 маршрутов и свыше 130 шаблонов, перевела в цифровой вид финансовые и канцелярские процессы, выстроила интеграции с тремя конфигурациями 1С (АСУЗ, Управление договорами, Бухгалтерия), СБИС и Active Directory. В результате доля бумажных документов сократилась с 40% до 10%, согласование актов и УПД ускорилось с 3,7 до 2,2 рабочего дня, а оплата счетов — с 4,5 до 2,6 рабочего дня.

Предпосылки проекта

В ПАО «ЦМТ» исторически использовалась система Directum 5.5 с высокой степенью кастомизации. Часть процессов уже была переведена в электронный вид, но значительный объем документов продолжал двигаться на бумаге, особенно в финансовом контуре. Кроме того, в старой системе был накоплен большой массив исторических документов, критически важных для повседневной работы сотрудников.

Перед компанией стояла задача не локальной автоматизации отдельных операций, а полноценного перехода на Directum RX с сохранением исторических данных, действующих процессов и связей с учетными системами. Проект должен был решить сразу несколько задач: заменить устаревшую платформу, сохранить преемственность в работе пользователей, расширить электронный документооборот на новые виды документов и сократить бумажный контур.

Цели проекта

Основными целями проекта были:

• переход с Directum 5.5 на Directum RX;
• перенос исторических данных и документов за 20 лет;
• сохранение и развитие ключевых бизнес-процессов предприятия;
• расширение использования ЭДО на финансовые и сопутствующие процессы;
• создание единой цифровой среды для договорного, канцелярского и финансового документооборота;
• сокращение доли бумажных документов;
• ускорение согласования и оплаты документов;
• создание основы для дальнейшего масштабирования системы на новые контуры, включая кадровый.

Ход реализации проекта

Этап 1. Переход на Directum RX и перенос исторических данных

Первый этап завершился официальным вводом в промышленную эксплуатацию 9 января 2025 года. Мы заменили Directum 5.5 на Directum RX, перенесли процессы, уже оцифрованные в Directum 5.5 (согласование договоров и допсоглашений, служебных  и докладных записок, входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, прейскурантов) и обеспечили перенос исторических данных за 20 лет.

В новую систему было перенесено не менее 180 тысяч документов. Только в точно подсчитанном массиве — 69 591 договор и дополнительное соглашение начиная с 2010 года, 72 200 досье контрагентов, 4764 приложений, 9956 прейскурантов, 4599 приказов и распоряжений. При этом общий объем миграции был существенно больше за счёт связанных документов.

Штатный коннектор не поддерживал часть необходимых нам объектов, а по тем объектам, которые поддерживались, в старой системе была значительная доля кастомизации. Поэтому механизм миграции мы разработали самостоятельно: через 1С-движок сначала пакетно импортировали из 5.5 документы по предустановленным фильтрам, затем, после проверки и доработки списка, выгружали их в Directum RX. Механизм получился гибким и удобным. Загружались не только сами выбранные документы, но и документы, связанные с ними.

Одновременно с миграцией система была настроена под реальные бизнес-процессы компании:

• настроено более 50 маршрутов (как раз в начале проекта вышла версия 4.9 с большими возможностями no-code, мы оценили их перспективность и целенаправленно переходили на неё и "согласование по процессу");
• настроено более 130 шаблонов документов;
• реализован процесс создания новых контрагентов с одновременным созданием в Directum и 1С;
• настроена интеграция с Active Directory для выгрузки справочников сотрудников, подразделений и должностей;
• настроен импорт договоров и дополнительных соглашений в 1С Управление договорами;
• настроен экспорт справочника контрагентов из 1С Бухгалтерии;
• настроена интеграция со СБИС.

Также команда провела обучение сотрудников в несколько этапов, сняла обучающие ролики и подготовила пошаговые инструкции по всем основным видам согласуемых документов.

Этап 2. Расширение цифрового контура

Второй этап включал в себя оцифровку ранее неоцифрованных процессов. Согласование новых документов в электронном виде запускалось последовательно, по мере готовности процесса, в течение всего 2025 года. Так с 4 июля было переведено в Directum RX согласование заявок на оплату по входящим счетам, с 29 сентября запущено согласование закрывающих документов и формирование финансового архива.

В результате в Directum RX начали согласовываться:

• заявки на оплату входящего счета;
• акты выполненных работ/УПД;
• акты сверки взаиморасчётов;
• документы по списанию материалов по заказ-нарядам;
• конкурентные листы.

Также был запущен финансовый архив, который наполняется из нескольких источников:

• вручную по документам, полученным на бумаге;
• из СБИС по входящим и исходящим электронным документам;
• из учетных систем по документам, выставленным на бумаге.

Интеграция с 1С

Для входящих счетов была реализована интеграция сразу с тремя учётными системами: из 1С АСУЗ система получает данные о заказах на закупку, в 1С Управление договорами передаёт заявки на оплату и статусы согласования, из 1С Бухгалтерии получает приходные накладные и информацию об оплате. Дополнительно был настроен новый процесс изменения реквизитов контрагентов с синхронным обновлением данных в Directum и 1С.

Другие доработки

Но настройками no-code  и интеграциями мы не ограничились. Для удобства пользователей были сделаны:

1) Отдельная папка потока для "Заявок на оплату"

2) Отражение основных реквизитов согласования "Заявки на оплату" прямо в задаче

3) Множественные штампы о согласовании документа при согласовании отдельных документов (конкурентных листов, заказ-нарядов и т.п.)

4) Наглядный отчёт по исполнению поручения.

И многое другое. Реестр изменений проекта (по отношению к базовой версии) включил в себя более 200 позиций доработок и настроек.

Масштаб проекта

На текущем этапе в системе работают 600 пользователей, более 200 из них — одновременно.
При этом общее число сотрудников предприятия превышает 1100 человек.

Нагрузка на систему высока:

• ежемесячно вручную в системе заводится 6 500–7 000 различных документов;
• в пиковый период, в декабре (договорная компания), было заведено 8 942 документа;
• дополнительно 10 000–11 000 документов в месяц поступают из СБИС и учетных систем для формирования финансового архива.

Таким образом, Directum RX стал рабочей цифровой средой для большого объема ежедневной деятельности предприятия.

Результаты проекта

Наибольший эффект проект дал в тех процессах, которые до этого жили на бумаге. Например, входящие счета раньше буквально переносили пачками из кабинета в кабинет, а у юристов даже было два окна приёма документов в день: 11:00 и 16:00. После перевода процесса в Directum RX согласование стало полностью электронным: теперь документы, как правило, обрабатываются по мере поступления, а не ждут определённого времени для начала движения по маршруту.

Проект дал не только технологический, но и ощутимый бизнес-эффект.

1. Сохранена история компании

В новую систему перенесен массив документов за 20 лет, что позволило пользователям работать в актуальной платформе без потери накопленной информации.

2. Создан единый цифровой контур

В Directum RX объединены договорный, канцелярский и финансовый документооборот, а также финансовый архив.

3. Существенно сокращен бумажный контур

Доля бумажных документов сократилась с 40% до 10%.

4. Ускорены процессы согласования

• согласование актов и УПД ускорилось с 3,7 до 2,2 рабочего дня;
• оплата счетов ускорилась с 4,5 до 2,6 рабочего дня.

5. Повышена управляемость финансового процесса

До проекта входящие счета носили пачками из кабинета в кабинет, а у юристов даже было выделенное окно приема — с 11:00 до 16:00. После перевода процесса в Directum RX согласование стало электронным, более прозрачным и управляемым: документы теперь, как правило, обрабатываются по мере поступления.

6. Проект реализован собственной командой

Все работы — от миграции до обучения и поддержки — выполнены силами трех внутренних специалистов без внешнего внедренческого партнера.

Уникальность проекта

Уникальность проекта заключается в сочетании трех факторов:

• масштаба;
• самостоятельности;
• глубины изменений.

ПАО «ЦМТ» не просто заменило одну систему на другую. Команда из трех сотрудников своими силами выполнила переход крупного предприятия на Directum RX, сохранила 20 лет исторических данных, обеспечила миграцию большого объема кастомизированных объектов, настроила десятки маршрутов и шаблонов, перевела в цифру финансовые процессы и выстроила интеграции с несколькими учетными системами.

Для крупного предприятия это не просто техническая модернизация, а полноценная цифровая трансформация, выполненная внутренней ИТ-командой.

Ключевые показатели проекта

• более 1100 сотрудников в компании;
• 600 пользователей Directum RX;
• более 200 одновременных пользователей;
• не менее 180 000 перенесенных документов;
• 20 лет исторических данных в новой системе;
• более 50 маршрутов;
• более 130 шаблонов документов;
• 6 500–7 000 документов в месяц создается вручную;
• 8 942 документа в пиковый месяц;
• 10 000–11 000 документов в месяц поступает в финансовый архив;
• доля бумаги сокращена с 40% до 10%;
• акты и УПД: 3,7 → 2,2 рабочего дня;
• счета на оплату: 4,5 → 2,6 рабочего дня;
• проект реализован силами 3 сотрудников.

Дальнейшее развитие

Следующим шагом станет расширение охвата пользователей и развитие кадрового контура с использованием Directum HR Pro. Уже созданная архитектура и накопленная практика внедрения позволяют масштабировать систему на новые процессы без повторного старта проекта с нуля.

Команда проекта

Проект реализован самостоятельно силами трёх сотрудников ИТ-службы заказчика — Центра цифровых технологий ПАО «ЦМТ».

Его особенность в том, что до старта работ у команды не было практического опыта внедрения Directum RX. Для нас этот проект стал одновременно и масштабной производственной задачей, и профессиональным вызовом: нужно было в короткие сроки освоить новую платформу, разобраться в её архитектуре, подходах к настройке, модификации и администрированию, а затем применить эти знания на проекте масштаба крупного предприятия.

При этом у участников команды уже был сильный и взаимодополняющий опыт. Я, как руководитель и аналитик, ранее реализовал в ПАО «ЦМТ» Service Desk на базе 1С Итилиум и внедрение ресторанной системы iiko. Сергей Нестеров администрировал Directum 5.5 и обеспечивал поддержку действующего контура электронного документооборота. Сергей Фомин занимался разработкой решений на платформе 1С для корпоративных конфигураций — именно этот опыт помог найти и реализовать технический подход к миграции документов через 1С-движок, а также к интеграции Directum RX с учётными системами.

Освоение Directum RX началось в середине 2024 года с обучения по программам:

• «Основы работы в Directum RX 4.9»;
• «Модуль Договоры Directum RX 4.9»;
• «Делопроизводство Directum RX 4.9»;
• «Настройка Directum RX 4.9»;
• «Обзор возможностей модификации Directum RX 4.9»;
• «Установка и администрирование Directum RX 4.12 на Windows».

Дальше обучение быстро перешло в практику. Команда самостоятельно выполнила миграцию с Directum 5.5 на Directum RX, перенос исторических документов, настройку маршрутов и шаблонов, доработку системы под особенности бизнес-процессов и разработку интеграций, обучение пользователей и первичную поддержку после запуска.

Проект помог нам сформировать внутри компании собственную экспертизу по Directum RX и доказал, что даже небольшая внутренняя команда способна самостоятельно реализовать масштабный переход на новую платформу, развивать её и получать измеримый бизнес-эффект.