«Цифровой фарватер» электронных документов судоходной компании

О компании

Заказчик проекта — судоходная компания, оказывает услуги на реках и морях России, а также на международных морских направлениях.

Прежде ИТ-инфраструктура перевозчика была организована на базе устаревшей системы, которая объединяла все структуры холдинга.

Ранее компания приняла решение перейти на Directum RX, совместно с нашей командой внедрения выполнила этот проект. Текущий проект стал развитием цифровизации.

Предпосылки

Для компаний в этой области крайне актуален:

1. Автоматизированный обмен информацией с контрагентами.
2. Чётко налаженная работа со специфическими документами.
3. Оперативная связь с судами.

Ранее ИТ-инфраструктура перевозчика была организована на базе устаревшей системы, которая объединяла все структуры холдинга. Единая корпоративная СЭД не соответствовала текущим потребностям бизнеса, не давала возможностей для преобразования, чем ограничивала компанию в развитии. Также назрела необходимость перехода на электронный документооборот с контрагентами, так как с 2024 года весь документооборот в логистике должен был стать электронным.

Еще одна предпосылка к изменениям – работа с централизованной бухгалтерией. После подписания документа в Диадок его ждала длинная цепочка пересылок и печати, добавлявшая трудоемкости всем участникам этого процесса. Необходимо было реализовать прямое размещение документов в финансовый архив, чтобы убрать все лишние действия.

Бизнес-цели

• снизить число бумажных документов при ведении финансового внутреннего документооборота;
• сократить срок обработки документов;
• обеспечить полноту данных в учетной системе;
• контролировать сроки платежей;
• получать отчетность по мониторингу движения документов в системах.

Задачи

• реализовать обработку неформализованных документов в Ario, поступивших из Диадок, с учетом функционала самостоятельного дообучения;
• реализовать интеграцию через брокера сообщений Kafka с учетными системами 1С ERP, 1С ЗУП;
• реализовать интеграцию в шину данных SAP S/4 для запуска процессов Workflow в системе SAP MDG;
• реализовать интеграции с системой Open Text для передачи документов в архив;
• выполнить миграцию всего объема договорных документов из DocTrix.

Реализованные решения

1. Интеграция через брокера сообщений Kafka.
2. Отправка документов из Диадок на обработку в Ario.
3. Интеграция с системами SAP и OpenText с передачей электронной подписи

Проект по интеграции был запущен 1 июня 2024 года и завершен через 7,5 месяцев. За это время в компании провели миграцию более 20 000 договорных документов из старой системы. Реализовали интеграции более 30 типов объектов для передачи в учетную систему через брокера сообщений Kafka. Для удобного администрирования процесса интеграций в системе был реализован интерфейс с очередью сообщений для поддержки специалистами первой линии. Благодаря данному интерфейсу снизился объем поддержки брокера сообщений Kafka.

Реализовали отправку и прием данных в шину SAP/S4, а также отправку карточек документов, тел и выгрузку внешних и внутренних ЭЦП, как формализованных, так и неформализованных документов.

Особенности проекта

Сильная проектная команда

Заказчики подошли к проекту серьезно и выделили двух руководителей: со стороны бизнеса и со стороны ИТ. Рабочая группа из 8 человек принимала активное участие на протяжении всех этапов внедрения.

Интеграции

Проект интересен количеством интеграций и взаимодействий с Ario, 1С:ERP, OpenText, SAP, Kafka. В ходе работы удалось совместить несколько потоков документов в единую очередь и распределить между сотрудниками. С помощью использования сервисов Ario облегчилась работа сотрудников бэк-офиса.

Реализована интеграция: оргструктуры, место возникновения затрат (МВЗ), центр финансовой ответственности (ЦФО), контрагентов, банков, договорных документов, первично-финансовых документов, внутренних документов, касающихся перемещений, внутренних накладных и складских операций.

Интеллектуальная обработка

Была реализована интересная доработка. Ранее неформализованные документы, которые приходили из Диадок, нужно было руками обработать, определить тип и вид документа, проверить и т.д.

Сейчас реализовано так, что очередь документов из Диадок сначала попадает в Ario, потом - конечному сотруднику в бэк-офисе приходят формализованные документы плюс неформализованные, которые уже распознаны Ario. Таким образом, сократилось время на обработку этих документов.

Кроме того, с учетом новинок версии 4.9 необходимо было учесть функционал самостоятельного дообучения Ario. Для этого была проанализирована коробочная задача на верификацию: блоки, отвечающие за процесс самостоятельного дообучения, были адаптированы под задачу на обработку пришедших документов из Диадок.

Результаты

Бизнес-задачи проекта достигнуты. Пока централизованная бухгалтерия холдинга продолжает обслуживание компании, старая система на базе OpenText работает как финансовый архив. При этом у клиента появился свой современный электронный архив в Directum RX. В будущем это позволит легко отказаться от архива централизованной бухгалтерии.

Показатели

• 697 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 20 тыс. документов перенесены из исторической системы
• 2 800 объектов в день в среднем синхронизируется между системами
• 310 неформализованных документов в день поступает из Диадок и обрабатывается Ario
• 101 тыс. документов передается в OpenText за год

Достигнута 100%-ная прозрачность движения документов между системами.