РМК запустила сквозной процесс согласования для внутренних договорных документов

Компания-заказчик

Русская медная компания (АО "РМК") — одна из самых динамично развивающихся компаний российской металлургии. Основанная в 2004 году, РМК относится к числу молодых игроков отрасли, которым удалось в короткие сроки занять лидирующие позиции в производстве меди.

Сегодня РМК — это компания, реализующая полный цикл производства: от добычи и переработки медной руды до выпуска готовой продукции. Масштаб деятельности компании и численность персонала — более 25 тысяч сотрудников и работников подрядных организаций — отражают не только рост бизнеса, но и зрелость управленческих процессов.

Последовательное внедрение цифровых и автоматизированных решений стало логичным этапом развития компании. Используя современные технологии как инструмент повышения эффективности и прозрачности, РМК формирует новые подходы к управлению производством и подтверждает статус одного из лидеров отрасли.

Компания-исполнитель

“СТАРКОВ Групп” - российская IT-компания с глубокой экспертизой в цифровизации сложных промышленных холдингов. За годы работы компания зарекомендовала себя как надёжный технологический партнёр для предприятий тяжёлой и добывающей промышленности, включая металлургию, горнодобывающий сектор и энергетику.

Будучи генеральным партнёром платформы Directum, “СТАРКОВ Групп” специализируется на внедрении и сопровождении систем электронного документооборота, адаптированных под специфику вертикально интегрированных производственных структур. Компания обладает уникальным опытом автоматизации договорной, юридической и корпоративной работы в условиях масштабных холдингов с десятками дочерних предприятий, распределённой географией и сложными внутренними взаимодействиями.

Головной офис расположен в Екатеринбурге - центре уральской промышленной зоны. Обособленные подразделения в Ярославле, Волгограде и Вологде позволяют оперативно поддерживать клиентов по всей стране.

Цели и задачи проекта

Предпосылки для старта проекта.

Рост компании привёл к значительному увеличению объёма внутренних договоров. Существующий процесс согласования обладал рядом критических недостатков:

1.     Двойное согласование. Договорные документы, заключаемые между предприятиями, проходили согласование дважды: сначала по маршруту первого предприятия, затем – по маршруту второго. Это создавало избыточную нагрузку на сотрудников компании, которые были вынуждены дважды рассматривать один и тот же документ, выступая то, как внутренний согласующий то, как контрагент.

2.     Отсутствие видимости у второй стороны. Договор мог инициироваться и согласовываться только одной стороной. При этом согласование второй стороной не проходило, службы второй стороны совсем не видели его в системе, и документ не загружался в их учетную систему (1С).

3.     Расхождение версий. Финальные версии одного и того же договора, согласованные с разных сторон, часто не совпадали из-за разных версий документа и временных разрывов в согласовании. Устранение расхождений требовало повторного запуска всего процесса.

Бизнес-инициатива

Бизнес-инициатива направлена на разработку и внедрение единого сквозного маршрута согласования внутренних договорных документов. Этот маршрут унифицирован для всей компании, но при этом учитывает индивидуальные потребности в согласовании для каждой стороны.

Ключевые задачи

• Ликвидировать дублирование процессов согласования со стороны компании (АО “РМК”).
• Обеспечить синхронное участие всех сторон в процессе согласования в едином информационном пространстве.
• Гарантировать идентичность итогового текста договора для всех участников.
• Сократить срок полного цикла согласования документов.
• Повысить прозрачность и управляемость договорной работы в целом в компании.

Ожидаемый результат: сокращение количества задач по согласованию внутренних договоров на 30%.

Используемые решения и подходы

Проект реализован на платформе Directum RX (версия 4.12). В основе реализации - максимальное использование готовых решений:

• базового модуля “Договоры”;
• доработок, выполненных в рамках предыдущих проектов для РМК;
• разработанного ранее модуля интеграции с 1С, обеспечивающего актуальность данных во всех учётных системах.

История проекта

Проект стартовал в апреле 2025 года с планом завершения до конца года. Реализация заняла 7 месяцев - проект был успешно завершен в ноябре 2025 года.

Проект был реализован в соответствии с классическими этапами внедрения, что обеспечило его управляемость и успешность.

Ключевые этапы работ:

• Инициация проекта. Определение и утверждение ключевых параметров проекта.
• Анализ и проектирование. Детальный анализ предложенного заказчиком маршрута, проектирование технической архитектуры решения в Directum RX (включая интеграцию с 1С) и разработка проектной документации.
• Настройка и адаптация. Реализация необходимых модификаций системы, настройка схемы бизнес-процесса, отладка механизмов интеграции с учетными системами.
• Тестовая эксплуатация. Функциональное тестирование бизнес-процесса представителями заказчика в условиях, максимально приближенных к реальным, с целью проверки соответствия требованиям и принятия решения о выводе процесса в продуктивный контур.
• Подготовка пользователей. Разработка инструкций и проведение обучающего вебинара для сотрудников всех предприятий-участников.
• Опытно-промышленная эксплуатация. Перенос процесса и работа в продуктивном контуре с полным функционалом при поддержке подрядчика с целью окончательной проверки стабильности и отработки регламентов перед промышленной эксплуатацией.

Ключевой фактор успеха: активное участие заказчика на предварительной стадии. Совместными усилиями Договорно-правового управления и Отдела развития электронного документооборота был разработан предварительный маршрут согласования. Это позволило сформировать детальное и обоснованное техническое задание, что значительно ускорило и упростило работу исполнителя на последующих этапах.

Дополнительным фактором стала эффективная работа команды заказчика в период опытной эксплуатации. Взяв на себя первичную обработку вопросов пользователей, специалисты РМК обеспечили более глубокое и быстрое внедрение системы, основанное на прямом диалоге с бизнес-пользователями.

Реализация

Для решения поставленных задач был разработан и внедрён процесс “Внутреннее согласование договорных документов”.

Особенности процесса:

1. Параллельное согласование в двух предприятиях одновременно. На всех предприятиях назначены ответственные по службам. При наличии замечаний ответственные служб двух предприятий прорабатывают и снимают их напрямую друг с другом.
2. Инициация процесса. Если АО “РМК” является стороной договора, то документ на согласование запускает именно компания.
3. Централизованное устранение замечаний. Все поступившие замечания к договорному документу централизованно устраняет ответственный по задаче.
4. Исключение дублирования заданий. Если один сотрудник вычисляется в процессе согласования дважды, то задание ему приходит только один раз. Если на предприятии одну из функций выполняют работники АО “РМК”, они участвуют в процессе только по маршруту своего предприятия.

Техническая реализация: для автоматизации процесса была доработана реализованная ранее для заказчика “Общая задача” с использованием возможностей no-code настройки.

Этапы процесса

Процесс начинается с момента создания карточки договорного документа, в которой реализован ряд проверок для реализации бизнес-логики:

Схема процесса

1. Автоматическое создание дубликата

При запуске процесса система автоматически создаёт связанную карточку договора для второй стороны, копируя в неё общие для обеих сторон реквизиты и версию документа. Ручное дублирование данных на старте процесса полностью исключено. Для реализации разработан новый скрипт для no-code.

2. Параллельное согласование

Далее начинается параллельное согласование по единому маршруту с участием ответственных служб обоих предприятий:

• Специалисты одновременно и независимо заполняют параметры договорного документа для своих предприятий. Указанные данные сохраняются в соответствующих карточках.

• Замечания прорабатываются напрямую: ответственные служб двух предприятий напрямую взаимодействуют друг с другом для согласованного устранения замечаний.
• При необходимости документ направляется на согласование в АО “РМК”. Ключевое правило: сотрудники компании привлекаются только один раз и только после того, как все замечания между предприятиями уже урегулированы. Необходимость такого шага определяется ответственными сотрудниками с обеих сторон: если хотя бы один из них выставляет соответствующую отметку, система формирует задачу специалистам АО “РМК”.

3. Последовательное подписание ЭП

После успешного согласования документ последовательно отправляется на подписание уполномоченным представителям обеих сторон.

Результат: в системе для обеих сторон формируется один и тот же окончательный, полностью подписанный документ. Расхождения и ручная пересылка файлов исключены.

4. Финальная синхронизация и выгрузка

После подписания договора ответственный со стороны “Предприятия 2” получает задание дозаполнить внутренние поля в карточке документа. Это завершающий шаг, после которого договор становится полностью готовым к использованию в рамках локальных процессов предприятия.

Согласованные и подписанные данные по договору автоматически передаются в “1С” обоих предприятий, гарантируя актуальность информации для бухгалтерского и управленческого учёта.

Результаты

Внедренное решение позволило достичь всех поставленных целей, трансформировав договорную работу внутри группы:

1. Дублирование ликвидировано. Сотрудники АО “РМК” больше не согласовывают один документ дважды. Нагрузка сокращена вдвое.
2. Синхронная работа налажена. Все службы двух предприятий участвуют в параллельном, а не последовательном процессе.
3. Идентичность текстов обеспечена. Автоматические скрипты обеспечивают отсутствие расхождений в итоговых документах.
4. Сроки сокращены. Цикл согласования стал короче более чем на 30% за счет исключения дублирования заданий, параллельного выполнения работ и прямых коммуникаций.
5. Прозрачность повышена. Единый маршрут и статус по каждому договору обеспечили полную управляемость процессом на уровне компании.
6. Масштабируемость и гибкость. Использование no-code подхода означает, что полученный сквозной маршрут может быть быстро адаптирован под новые требования.

Ключевой ожидаемый результат достигнут: количество рутинных задач по согласованию для вовлеченных сотрудников сократилось не менее чем на 30%, подтвердив экономическую эффективность проекта.

Планы по развитию

В настоящее время в активной стадии реализации уже находятся два новых проекта:

1. Перенос процесса работы с доверенностями в Directum RX и интеграция с сервисом “Контур.Доверенность”.

2. Внедрение модуля для работы с конфиденциальными документами.

Состав команды проекта

Со стороны Заказчика:

• Исаков Игорь - Начальник Отдела развития электронного документооборота - руководитель проекта.
• Томин Виталий - Ведущий системный аналитик Отдела развития электронного документооборота.
• Баратов Станислав - Ведущий системный аналитик Отдела развития электронного документооборота.

Со стороны Исполнителя:

• Вафина Вера - Руководитель проекта.
• Гончарова Александра – Аналитик.
• Кузнецова Анастасия – Консультант.
• Идиятов Александр – Разработчик.

Отзыв заказчика

Проект по внедрению сквозного процесса согласования договоров стал для нас знаковым этапом цифровой трансформации. Он решал одну из операционных проблем компании, затрагивая работу десятков служб на наших предприятиях.

Многолетнее успешное сотрудничество со “СТАРКОВ Групп”, общие наработки, созданные в рамках предыдущих проектов, и глубокое взаимопонимание бизнес-логики РМК позволили не только сократить сроки реализации, но и повысить надёжность и гибкость итогового решения.

Внедрение привело к конкретным измеримым результатам: сокращение сроков согласования более чем на 30% и значительное снижение операционной нагрузки на ключевых сотрудников.

Проект был выполнен в срок, с чётким управлением и высоким качеством на всех этапах. Мы высоко ценим сложившееся партнёрство, профессионализм команды и нацеленность на долгосрочный результат. С уверенностью рекомендуем “СТАРКОВ Групп” как надёжного, стратегически мыслящего технологического партнера.

Исаков Игорь
Начальник Отдела развития электронного
документооборота, АО “РМК”

Бизнес-результаты

Разработанное компанией “СТАРКОВ Групп” решение полностью достигло поставленных целей:

1. Задача ликвидации дублирования решена: сотрудники компании исключены из повторного цикла согласования, нагрузка на ключевых специалистов АО “РМК” сокращена вдвое.
2. Цель обеспечения синхронного участия достигнута: все службы двух предприятий работают параллельно в едином информационном пространстве, что исключает временные разрывы и потерю контекста.
3. Требование идентичности итоговых документов выполнено: автоматические механизмы гарантируют полное совпадение финальных версий договора для всех сторон.
4. Цель сокращения сроков реализована: средняя длительность цикла согласования сократилась на 30%, количество задач - на 30%, трудозатраты - на 40%.

Решение демонстрирует эффективный подход к трансформации сложных кросс-корпоративных процессов в крупных компаниях. Перенос фокуса с последовательной обработки документов на параллельное взаимодействие в сочетании с максимальным использованием no-code инструментов обеспечивает не только операционный эффект, но и долгосрочную гибкость и масштабируемость решения.