Автоматизированные процессы подачи заявок на закупку и последующей оплаты счетов в АО «НИИП имени В. В. Тихомирова»

АО «НИИП имени В.В. Тихомирова» – уникальное предприятие оборонно-промышленного комплекса России, разработчик систем управления вооружением (СУВ) истребительной авиации, зенитных ракетных комплексов средней дальности. В области гражданской тематики в АО «НИИП имени В.В. Тихомирова» разрабатываются автоматические системы управления, диагностики и безопасности электропоездов и поездов метро.

АО «НИИП имени В.В. Тихомирова» неоднократно был отмечен различными почётными дипломами на международных конкурсах, форумах и выставках, накануне 50-летнего юбилея  институту присвоено звание «Лауреат премии «Российский национальный Олимп» за служение российскому народу с вручением главной награды - «Золотой Олимп», ордена «За Честь и Доблесть» и соответствующих удостоверений и диплома. В 2016 году коллектив института отмечен Благодарностью Президента Российской Федерации. Всё это свидетельствует о напряжённой и плодотворной работе научно-исследовательских отделений под руководством главных конструкторов направлений, о слаженной работе менеджмента, службы главного инженера и вспомогательных служб института. 

Цели и задачи проекта

Руководство АО «НИИП имени В. В. Тихомирова» поставило задачу оптимизировать оформление заявок на закупку, отказавшись от согласования и подписания бумажных носителей, тем самым ускорив процессы проверки номенклатуры и оплаты счетов.

В рабочую группу проекта вошли сотрудники отделов, участвующих в процессах закупочной деятельности, а также разработчики отделения информационных систем (IT).

Задачи, которые требовалось решить на проекте:

• унифицировать нормативно-справочную информацию (НСИ);
• осуществлять проверку номенклатуры на предмет её применяемости в конструкторской документации, наличия дублирующих записей и полноты характеристик;
• каталогизировать номенклатуру в соответствии с иерархической структурой хранения данных;
• разработать новые типы и виды документов в системе электронного документооборота (СЭД);
• разработать процессы на основе утверждённых СТО организации;
• разработать двусторонние интеграционные решения между MDM, СЭД и подсистемой 1С:БУХ;
• разработать инструкции и провести групповые обучения пользователей системы;
• предусмотреть доработки видов документов в СЭД и интеграционных решений на основании замечаний и предложений, полученных от пользователей системы.

Выполнение перечисленных задач, по мнению рабочей группы, должно привести к следующим результатам:

• сократить время на подписание документов;
• обеспечить контроль за приобретением товарно-материальных ценностей и услуг в рамках установленных правил закупочной деятельности;
• прослеживаемости каждого этапа согласования с учётом временных затрат на обработку задач;
• исключить двойную работу с документами в СЭД и 1С:БУХ посредством бесшовной интеграции систем.

Используемые решения

В работе над проектом использовалась платформа Directum RX версии 25.2, а также заблаговременно приобретённые модули:

• База знаний;
• Вопросно-ответный поиск;
• Генеративный ИИ;
• Делопроизводство;
• Договоры;
• Модуль интеграции с 1С;
• Портфели и программы;
• Проекты.

История проекта

Directum RX находится в промышленной эксплуатации в «НИИП имени В.В. Тихомирова» с 2025 года. За это время на платформу перевели внешнюю переписку с контрагентами, автоматизировали оформление, согласование, подписание и регистрацию исходящих и входящих писем.

Для ведения внутреннего делопроизводства в структурных подразделениях организовали работу с электронными версиями служебных и докладных записок, заказов на предоставление автотранспорта, актов технического состояния, заявлений, что существенно снизило нагрузку в секторе канцелярии.

Во второй половине 2025 года работники Института начали оформлять в системе распорядительные и регламентирующие документы, к которым относятся приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения по административно-хозяйственной деятельности, методики и программы испытаний, инструкционные карты.

В рамках обработки резолюций по входящим документам часть руководителей Института контролируют выполненные работы с помощью поручений в системе. Делопроизводителям и ассистентам руководителей предоставлена возможность координировать работу исполнителей и своевременно подготавливать ответ по поставленному поручению.

Автоматизация оформления заявок на закупку и счетов на оплату

После автоматизации основных процессов делопроизводства и охвата наиболее частых в согласовании и подписании документов, сотрудники IT приступили к изучению процедур оформления заявок на закупку и счетов на оплату.

Подготовительный период длился около полугода с учётом того, что с 1 января 2026 года работники НИИП должны были уже начать оформление документов в СЭД. Такая скорая потребность обусловлена внедрением новой версии 1С:БУХ, что обозначило для разработчиков основную цель: проверенные НСИ и номенклатуры должны быть использованы при заполнении заявок на закупку и в дальнейшем переданы в 1С:БУХ без потери данных.

Этапы разработки и внедрения автоматизированного процесса:

• изучение СТО, действующего порядка подписания документов на бумажных носителях и выявление «узких мест», при которых процедуры оформления и согласования замедляются, что приводит к пролонгации договорных обязательств с заказчиками на поставку оборудования;
• разработка новых типов и видов документов и схем согласования в СЭД;
• разработка интеграционных решений между MDM, СЭД и 1С:БУХ;
• тестирование разработанных модулей внутри отделения IT;
• разработка инструкций в Базе знаний СЭД для использования вопросно-ответного поиска Ario;
• тестирование разработанных документов и процессов сотрудниками отделов, участвующих в процессах закупочной деятельности;
• отладка разработанного модуля с внесением изменений по ранее добавленным статьям Базы знаний;
• внедрение в промышленную эксплуатацию.

При этом стоит учесть, что параллельно проводились не менее объёмные работы по унификации и каталогизации номенклатуры и приведению её к соответствующим стандартам. Бо́льшая часть номенклатуры предварительно выгружалась из системы IPS, чтобы распределить эталонные позиции справочников между MDM, СЭД и 1С:БУХ.

В состав команды входили разработчики СЭД, 1С и группа НСИ, которая исполняла роль контролирующего звена по передаче данных между MDM, СЭД и 1С:БУХ. Работы велись последовательно, начиная с выгрузки НСИ в MDM и распределения элементов справочников между СЭД и 1С:БУХ.

Далее были формализованы технические задания на разработку заявки на закупку и интеграционных решений:

• три вида заявки;
• каталог номенклатуры с возможностью просмотра основных характеристик, переданных из MDM (по принципу интернет-магазинов);
• каталог номенклатуры с возможностью множественного выбора номенклатуры (вручную) и создания заявки на закупку;
• обязательное указание проектов, статей затрат, содержания, обоснования;
• необязательное указание видов, категорий, идентификаторов государственных контрактов и договорных обязательств;
• автоматическое заполнение подготавливающего, подразделения, дела, вида носителя;
• табличная часть с возможностью множественного выбора номенклатуры (вручную);
• табличная часть с возможностью заполнения номенклатурой из xls, xml;
• табличная часть с возможностью группового заполнения проектов, статей затрат;
• табличная часть с возможностью её выгрузки в xls;
• табличная часть с возможностью передачи данных в счёт на оплату 1С.

Для внесения изменений в действующий СТО по закупочной деятельности схемы процессов согласования были переданы в отдел стандартизации. Новым приказом упразднены устаревшие процедуры и внедрены новые. Основное отличие состояло в электронном согласовании и подписании документов, оформлении их в СЭД, а также обязательной проверке номенклатуры группой НСИ.

Создание заявки на закупку в Directum RX

Отправка заявки на закупку по маршруту на согласование 

Возможность передачи данных в 1С из карточки заявки на закупку

Подбор корректных позиций в заявках на закупку

Самым важным и одновременно сложным для пользователей СЭД оказался подбор корректных позиций номенклатуры в табличной части заявки на закупку. Чтобы упростить работу пользователей, в кратчайшие сроки были разработаны:

• выгрузки и загрузки xls-файлов из шаблонов, подготовленных в результате проверки группой НСИ;
• загрузки из xml-файлов, подготовленных в IPS;
• множественное заполнение из каталога посредством подбора номенклатуры по атрибутам справочника.

Группе НСИ приходилось на протяжении нескольких месяцев обрабатывать около 200 ежедневно поступающих заявок на проверку номенклатуры, что временно затруднило процесс оформления заявок на закупку в СЭД. 

Также стоит отметить, что все пользователи СЭД оказались задействованы в процессах оформления, согласования и подписания документов, так как, по положению об отделах, каждый работник Организации имеет право подготовить черновик заявки на закупку, то есть определить закупочную номенклатуру и отправить её на проверку в группу НСИ.

Именно поэтому с начала 2026 года охват пользователей, ранее никогда не работавших в СЭД, достиг своего максимума.

Вопросно-ответный поиск по справке и статьям базы знаний

Для работников размещены подробные инструкции в Базе знаний СЭД, что позволяет сократить поток обращений за консультациями. Подключен генеративный ИИ, чтобы использовать вопросно-ответный поиск Ario. Разработка и настройка ВОП заняли около одного месяца с момента получения дистрибутивов решений LLM и RAG (Retrieval-Augmented Generation - технология, которая дополняет большие языковые модели, подключая в процессе генерации ответа поиск по базе знаний или файлам).

На текущий момент вопросно-ответный поиск активно используется в команде разработчиков (поиск по справке - базовый функционал).

Вопросно-ответный поиск по справке Directum RX

Также вопросно-ответный поиск применяется пользователями в рамках созданной нами области поиска по документам, есть возможность поиска по статьям базы знаний.

Вопросно-ответный поиск по документам

Результаты

На текущий момент отлажен процесс оформления, согласования и подписания заявок на закупку в СЭД.

• Ускорили обработку заявок на закупку.  Группа НСИ в составе 4 человек успевает обработать и проверить номенклатуру за несколько часов, что позволяет не накапливать более 5–6 заявок в день. 
• Повысили прозрачность работы. Внедрение проекта позволило руководству в кратчайшие сроки получать информацию об этапах согласования заявок на закупку и координировать срочное приобретение товарно-материальных ценностей или услуг в рамках исполнения договорных обязательств перед заказчиком.
• Ушли от двойного внесения записей в СЭД и 1С. После подписания заявок на закупку сотрудники закупочной деятельности автоматически переносят данные из табличных частей документов в 1С:БУХ, то есть не заполняют повторно сведения в счетах на оплату. Номенклатура и остальные справочники (контрагенты, единицы измерения, валюта, класс, категория, ГОСТ и прочее) унифицированы и каталогизированы, что позволило исключить дублирующие записи в СЭД и 1С:БУХ.
• Сократили количество ошибок при указании номенклатуры. Назначение ответственных лиц за проверку НСИ через MDM-систему, то есть централизация создания элементов справочников в единой точке ввода, не допустило возникновения ошибок, связанных с закупкой излишних или ошибочных товарно-материальных ценностей. До внедрения процесса разработчики научно-исследовательских отделов могли указывать номенклатуру, не проверяя её на применяемость в КД, что на текущий момент исключено.

Планы развитию

По процессу автоматизации подачи заявок на закупку и последующей оплаты счетов в ближайшее время планируется следующее:

• получить инструкции по работе с API от трёх основных поставщиков товарно-материальных ценностей;
• распарсить каталоги поставщиков для загрузки в MDM и обеспечить постоянное обновление справочных данных;
• выгрузить каталоги в СЭД и сопоставить эталонную номенклатуру с загруженной, чтобы обеспечить возможность подбора по наименованиям поставщика;
• для сопоставления эталонной номенклатуры с данными из каталога поставщика предполагается использовать разработанную модель ИИ.

Следует отметить, что от руководства Организации уже поступил запрос на автоматизацию согласования и подписания счетов на оплату, а также договорных обязательств в СЭД, что является логическим продолжением процесса после формирования потребностей.

Команда проекта

• Виктор Черенков, начальник отделения IT.
• Дмитрий Федоров, куратор проекта внедрения СЭД.
• Петр Бугров, руководитель команды администрирования и разработки СЭД.
• Евгений Павлов, Денис Чемисов, Артем Репин, Тимур Фефелов, разработчики СЭД.
• Юлия Бушуева, Маргарита Васильева, техническая поддержка СЭД.
• Андрей Ушаков, руководитель команды разработки интеграционных решений MDM, СЭД, 1С.
• Илья Мещеряков, разработчик интеграционных решений.
• Светлана Дулева, руководитель группы НСИ.
• Вероника Ушакова, Андрей Григорьев, Ирина Ширяева, группа НСИ. 

Об авторе заявки

Дмитрий Федоров, главный специалист.

Участвовал в проектах по внедрению автоматизированных систем на базе платформы «1С: Предприятие 8». При выполнении поставленных задач проводил анализ действующих бизнес‑процессов и подготавливал материалы для их дальнейшей оптимизации. По результатам согласования подготовленных документов с руководителями структурных подразделений формировал перечень предложений по повышению эффективности работы и сокращению трудовых и временных затрат на выполнение задач.

Обладает углублёнными знаниями в области управления проектами и IT. Демонстрирует уверенное владение навыками работы в нестандартных ситуациях, а также высокую способность и стремление к обучению и профессиональному развитию. В свободное от работы время занимается развитием киноиндустрии и просветительской деятельностью.