От бумаги к процессам: как ПАО «ТМК» ускорила управление с помощью Directum HR Pro

Цели

В группе компаний стояла практическая задача: повысить прозрачность кадрового документооборота и упростить процесс контроля за подписанием кадровых документов. Перевести на КЭДО не менее 80% от численности предприятий Группы ТМК.

Объем документооборота при географически распределенной структуре был внушительным. Но единые правила фактически отсутствовали. Сотрудник писал заявление от руки, отправлял или нес его в HR-отдел. Специалист вручную забивал данные в несколько систем. Согласование осуществлялось по e-mail. На прохождение процедуры уходили дни. Статус документа никто не видел целиком.

Фокус сместили с обработки документов на выстраивание кадровых процессов. Стратегически компания шла к созданию масштабируемой цифровой HR‑архитектуры, которая выдерживает высокую нагрузку. На практике это означало перевод большей части сотрудников пилотных предприятий на КЭДО с дальнейшим масштабированием.

Чтобы к этому прийти, необходимо было решить три ключевые задачи:

1. Полностью убрать бумагу из основных HR‑процессов.
2.  Обеспечить юридическую значимость всех электронных документов в строгом соответствии с требованиями законодательства.
3. Создать единую цифровую среду, где взаимодействуют сотрудники и HR-специалисты.

Заказчик проекта - Заместитель Генерального директора по управлению персоналом – Директор Корпоративного университета ТМК2U ПАО «ТМК» Позолотина Елена Ивановна.

Решение

Компания выбрала Directum HR Pro. Команда ТМК получила решение для построения полноценного кадрового электронного документооборота. 

Систему связали с программами, которые уже используются в компании: 1С, SAP, OpenText, Avanpost, ATS Potok, 1С-Битрикс. За счёт этого кадровые процессы не живут отдельно, а проходят сквозь весь ИТ‑ландшафт без ручных переносов данных.

 ПО установили в закрытом контуре (On-Premise), чтобы соблюсти требования по безопасности и работе с персональными данными. Для такого масштаба это необходимость.

Проект стартовал в августе 2024 года. Через год систему вывели в опытно‑промышленную эксплуатацию. В декабре перешли к промышленной эксплуатации. Пилотный запуск проходил на четырех площадках с общей численностью сотрудников порядка 11 000 человек.

История проекта

Анализ и выстраивание процессов

Сначала команда проанализировала, как устроены кадровые процессы на предприятии: где возникают задержки, сколько раз дублируются данные, на каких шагах теряется контроль. Параллельно собрали ожидания от системы и зафиксировали требования. После этого расставили приоритеты и определили, что нужно запускать в первую очередь.

Далее процессы пересобрали в единую логику. Их подробно описали и «выровняли» так, чтобы они одинаково работали для разных предприятий. В этот момент как раз и заложили основу процессного подхода — в системе появился отдельный справочник «Кадровые процессы».

Определили, как будут распределяться задачи между кадровыми специалистами и централизованными функциями, настроили группы подписантов с едиными правами. Это помогло избавиться от необходимости настраивать маршруты каждый раз вручную. Параллельно адаптировали формы под электронное подписание с учетом особенностей разных предприятий.

Подготовка и запуск проекта

Когда модель процессов зафиксировали, перешли к настройке и подготовке запуска. Подготовили инфраструктуру: организовали рабочие места, в том числе для производственного персонала. Закрыли нормативную часть — утвердили положение о КЭДО, оформили согласия и правила использования электронных подписей, выпустили приказы о переходе на новый формат работы.

Для корректного обмена данными ИТ‑команда доработала 7 ключевых корпоративных систем:

• HR Pro
• 1С
• SAP
• OpenText
• Avanpost
• ATS Potok
• 1С-Битрикс.

Кадровые процессы полностью перестроили под цифровые инструменты. Внедрили единый справочник для всех данных КЭДО. В сверхсжатые сроки протестировали и отладили сложные интеграции по десяткам бизнес-сценариев — от приемки сотрудников до расчета отпусков.

Интересные решения

Появился справочник «Кадровые процессы», который содержит все основные атрибуты: по названию можно быстро найти связанные с процессом документы и задачи, отследить ход работы.  Вся цепочка от инициации до передачи дела в архив проходит в единой задаче. Каждый участник видит полную картину и имеет быстрый доступ к необходимым документам.

Основные атрибуты процесса автоматически передаются в другие системы предприятия. Это помает сделать автоматическими работы и в других программах: раньше им не хватало данных и дополнительного контекста процесса.

Сотрудник подает заявление в личном кабинете, например на отпуск. Дальше система сама создает процесс и запускает нужные шаги: отправляет на согласование, после – в учетную систему. Учетная система автоматически проводит мероприятие,  формирует приказ, табель и другие документы. Когда всё готово — отправляет на подписание в Directum HR Pro. Специалист подключается только для проверки.

Статус процесса прозрачен для всех участников в реальном времени без звонков и уточнений. Итог: время сократилось с дней до часов (иногда минут), ручная работа минимальна.

Интеграция

Кадровые процессы не изолированы внутри одной системы. Они проходят через несколько решений, которые уже используются в компании. Например, в приеме на работу участвуют 6 ПО. При этом важно, чтобы для кадровиков и кандидатов этот процесс был неразрывным, цельным и последовательным.

Сейчас система сама определяет, кому и куда направить задачу — с учетом структуры компании, подразделения, типа документа и категории сотрудника.

Работа с ЛНА и архивом

Для локальных нормативных актов сделали удобный сценарий: можно запускать массовое ознакомление, при этом формируются персональные листы с подписями сотрудников.

После завершения все документы автоматически передаются в электронный архив в формате, соответствующем требованиям Минтруда.

Интерфейс

Систему оформили в корпоративном стиле, чтобы она выглядела привычно.

Обучение и развитие персонала

На этапе тестовой и опытно‑промышленной эксплуатации к системе подключили около 3000 пользователей. Процессы вводили не сразу все, а по шагам: смотрели, как они работают вживую, собирали обратную связь и по ходу корректировали маршруты и настройки.

Параллельно выстроили обучение. Провели онлайн‑сессии для администраторов, HR‑команд и первых пользователей, подготовили отдельные курсы по работе в КЭДО — с учётом ролей и задач. Это помогло быстрее снять базовые вопросы и снизить нагрузку на поддержку.

После обкатки решение масштабировали на 10 000 сотрудников пилотных площадок и зафиксировали план дальнейшего тиражирования.

Все материалы по КЭДО вынесли в отдельный раздел корпоративного портала. Там собрали инструкции, видео и обучающие курсы — чтобы к ним можно было вернуться в любой момент. Использовали простой комбинированный формат: короткие тексты, видео и подсказки прямо в процессе работы.

Поддержку пользователей взяли на себя подготовленные администраторы — системные и функциональные. Они прошли расширенное обучение и помогают разбирать вопросы уже на уровне реальных рабочих ситуаций.

Преграды и трудности

Проект делали без паузы на внедрение — параллельно с основной работой. Команде приходилось одновременно поддерживать текущие процессы и перестраивать их под новую логику, что давало постоянную нагрузку.

Отдельный слой сложности — интеграции. Нужно было аккуратно выстроить обмен данными между системами: оргструктура, сотрудники, кадровые документы. Любая неточность сразу приводила бы к расхождениям, поэтому на настройку и проверку ушло много внимания.

Нужно было протестировать и отладить интеграцию HR Pro с шестью системами одновременно в рамках большого количества процессов. 

Процессов оказалось много, и все разной важности. Чтобы не распыляться, их разделили по приоритетам: что обязательно нужно к запуску, что можно подключить следом, а что оставить на доработку позже.

Не обошлось и без изменений в ролях. Часть привычных действий перераспределили, усилили зону ответственности HR за качество данных. Плюс закрепили правило: никаких документов «задним числом» и удаления истории. Все действия фиксируются в системе. Это добавило прозрачности, но потребовало привыкания и дополнительного обучения.

Результаты

На пилотных предприятиях в КЭДО перевели более 80% сотрудников. Параллельно закрыли всю нормативную часть: HR и юристы подготовили положения, согласия и регламенты, чтобы электронные документы имели полную юридическую силу.

В цифру ушли основные кадровые документы и процессы — от заявлений и приказов до договоров, табелей и уведомлений. Оцифровали и сами сценарии: прием на работу, переводы, увольнения, работу в выходные и сверхурочные, дисциплинарные процедуры, взаимодействие с локальными нормативными актами.

Изменения хорошо видны на практике. Раньше сотрудник писал заявление на бумаге, относил его в HR, дальше шёл ручной ввод и согласование по почте. Это занимало несколько дней, и при этом никто не видел полной картины по процессу.

Сейчас всё работает иначе. HR-специалисты меньше занимаются ручными операциями и контролем «вручную». Руководители согласуют задачи в системе и сразу видят контекст. Сотрудники могут подать заявление или получить документ в любое время через личный кабинет, без визита в отдел кадров.

Появилась прозрачность: в любой момент видно, кто участвовал в процессе, что уже сделано и на каком этапе всё находится. При этом на разных предприятиях теперь действуют единые правила работы, что упростило управление и дало понятную основу для дальнейшего масштабирования.

Лидерство, масштаб и планы

Проект стал одним из крупных кейсов по внедрению КЭДО в промышленном секторе России на базе Directum.

Следующий шаг — расширить систему на весь холдинг и довести число пользователей до порядка 55 000, добавить новые HR‑процессы и реализовать пожелания сотрудников и руководителей. Параллельно команда планирует внедрять аналитические дашборды, чтобы оценивать эффективность процессов на основании накопленных данных КЭДО.