Скорость и безопасность. Цифровизация работы с МЧД в АО «Татэнерго»

Бизнес-контекст

АО «Татэнерго» — крупнейшая региональная энергетическая компания Республики Татарстан. Обеспечивает производство и распределение тепловой и электрической энергии на территории Республики Татарстан. Своей деятельностью компания способствует достижению национальных целей развития Российской Федерации, определенных Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2024 № 309, которые соотносятся с глобальными Целями ООН в области устойчивого развития (ЦУР ООН).

Предпосылки проекта

Решение об автоматизации работы сотрудников с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в системе Directum RX было принято в связи со сложившимся комплексом нормативных и операционных задач, которые возникли у Заказчика.

Первым основанием перехода на использование машиночитаемых доверенностей послужило изменение в законодательстве, в частности поправки в Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». В рамках развития системы и более глубокой интеграции Directum RX в ИТ-ландшафт Заказчика, было принято решение автоматизировать работу с машиночитаемыми доверенностями прямо из Directum RX. Это позволило работать непосредственно в системе, без перехода в сторонние сервисы. Еще одной причиной выбора решения стала поддержка системой работы с новыми форматами машиночитаемых доверенностей 002 и 003.

Вторым влияющим фактором был масштаб документооборота: большой поток первичной и договорной документации в рамках всей холдинговой структуры Заказчика. Это приводило к системным последствиям: снижалась общая скорость операций, затруднялся централизованный контроль и аудит, а данные по контрагентам и сделкам оставались разрозненными.

Третьим фактором были значительные временные затраты сотрудников на рутинную ручную обработку входящей документации: сверку сканов, поиск связанных договоров и ручной ввод данных.

Четвертой предпосылкой стал человеческий фактор, а именно риск ошибки сотрудника (пользователя системы) при ручном вводе данных в ходе обработки скан-копий доверенности.

Совокупность проблем: замедление процессов, рост издержек и высокие операционные риски, создавала прямую угрозу операционной устойчивости, финансовой безопасности и конкурентоспособности холдинга, сделав цифровизацию не просто улучшением, а необходимостью для сохранения управляемости бизнесом.

Цели и задачи проекта

Цель проекта – создание в АО «Татэнерго» централизованной, автоматизированной и прозрачной системы управления полномочиями сотрудников на основе машиночитаемых доверенностей (МЧД) на базе имеющегося ядра документооборота - Directum RX.

В рамках проекта перед командой встала задача автоматизировать процесс выпуска, отзыва и перевыпуска доверенностей в рамках всей компании. При этом реализовать:

• проверку полномочий подписантов при работе с входящей и исходящей первичной и договорной документацией;
• возможность работать в едином АРМ сотрудника, без переключения в сторонние сервисы проверки МЧД;
• повышение прозрачности процесса работы с собственными доверенностями.

Это позволит бесшовно управлять всем жизненным циклом доверенностей – от выпуска до отзыва, исключив ручной труд и использование сторонних сервисов.

Используемые решения и подходы

В рамках проекта было использовано решение «Модуль интеграции с Контур. Доверенность», которое встроили в уже существующую систему Заказчика.

Для достижения максимальной эффективности внедрения МЧД на различных статусах задач дополнительно задействовали еще два инструмента экосистемы Directum: Directum Project и Agile-доски. Это позволило сохранить общую картину продвижения по этапам (waterfall), декомпозируя каждый этап на конкретные задачи на уровне Agile-досок. В результате координация между Заказчиком и Исполнителем стала максимально продуктивной и оперативной.
 

История проекта

Дата старта проекта: 05.03.2024. Дата завершения проекта: 30.04.2024

В общей сложности 2 месяца от самой идеи до конечной реализации, включая демонстрацию возможностей системы, принятие решения о внедрении, проектирование, развертывание, тестирование и демонстрацию готового решения.

Сам проект не смотря на его короткий жизненный цикл полноценно содержал в себе все этапы реализации:

1. Настройка решения на тестовом контуре
2. GAP анализ, демонстрация системы
3. Разработка схем бизнес-процессов
4. Формирование полноценного тех. задания на реализацию
5. Первичная настройка решения
6. Установка средств криптозащиты
7. Настройка реестра доверенностей на тестовом контуре
8. Импорт доверенностей на тестовый контур
9. Демонстрация функционала и тестирование процессов
10. Установка решения и перенос настроек на продуктивный контур
11. Консультирование пользователей при работе с решением в рамках ОПЭ

На тестовом контуре, полностью повторяющем продуктивную среду, провели демонстрацию внедряемого решения сразу на 9 подразделений холдинга. В ходе сессии специалисты «МайТэк» ответили на вопросы сотрудников - будущих пользователей решения. Одновременно с внедрением, в дополнение к уже существующим интеграционным потокам, адаптировали карточки документов под специфику Заказчика с целью интеграции в общий ИТ-ландшафт.
 

Одновременно с этим, для полноценной работы в системе с данным типом документов, проработали регламент согласования и подписания доверенностей.

Решение затронуло работу всех основных подразделений компании, так или иначе связанных с работой с первичной и договорной документацией: договорно-юридический отдел, делопроизводство, бухгалтерия, ответственные за абонентские ящики, специалисты по закупкам.
В результате удалось существенно сократить время на создание, согласование, подписание, аннулирование и загрузку МЧД. В системе появилась возможность отслеживать историю и статистику работы с доверенностями. В рамках внедрения решения, также доработали функционал проверки полномочий по доверенностям при обработке первичной документации. Это существенно упростило работу сотрудников. Таким образом удалось исключить работу сотрудников в сторонних сервисах, снизив операционную нагрузку на службу информационной безопасности. 

Результаты

Срок выпуска доверенности сократился в 2 раза за счет автоматизации, одновременно ускорив все смежные операции. 

Прозрачный жизненный цикл доверенностей. Появилась прозрачная история работы с доверенностями в рамках полного жизненного цикла, начиная от создания, заканчивая аннулированием или перевыпуском документа. Это исключило потерю документов и обеспечило надежный мониторинг отчетности.

Устранение ручных операций и ошибок при проверке полномочий. Модификация автоматизированного рабочего места сотрудника (АРМ) позволила автоматизировать проверку полномочий подписантов, указанных в реквизитах присылаемых документов. Риск принятия решений на основе недействительной доверенности сведен к минимуму.

Создание единого и комфортного рабочего пространства. Сотрудники получили возможность выполнять свои должностные обязанности, связанные с доверенностями, в режиме «единого окна» Directum RX. Это значительно повысило удобство и скорость работы.

Усиление корпоративной безопасности. В качестве значимого сопутствующего эффекта, отпала необходимость предоставления сотрудникам доступа к внешним ресурсам для проверки полномочий по электронным доверенностям. Все операции теперь выполняются во внутреннем, защищенном контуре СЭД, что повысило общий уровень информационной безопасности холдинга. 

Показатели:

• более 2000 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• в 2 раза увеличилась скорость выпуска доверенностей
• на 50% снизились временные расходы на оформление довереннности

Состав команды проекта

Состав команды заказчика:

• Миронова Наталья – руководитель проекта
• Кузнецова Елена – ведущий бизнес-аналитик
• Закирова Гулина – начальник сопровождения и развития ЭДО.

Состав команды МайТэк:

• Атрашкевич Владимир – руководитель проекта 
• Саттаров Ильнар – бизнес-аналитик
• Смирнов Сергей – системный инженер.

Компания-исполнитель 

ООО «МайТэк» является генеральным партнером компании «Директум», реализующим проекты цифровизации для компаний разного масштаба и отраслей. Экспертиза «МайТэк» охватывает полный цикл цифровой трансформации: от анализа и оптимизации бизнес-процессов до их автоматизации и последующего развития эко-системы продуктов Directum на стороне заказчика. Ключевые направления деятельности компании включают бизнес‑консалтинг, заказную работу и внедрение инновационных решений Directum, что позволяет клиентам достигать значимых операционных и стратегических преимуществ.

Об авторе заявки 

Атрашкевич Владимир – руководитель проекта Компании «МайТэк».

Я, будучи куратором и руководителем основного текущего проекта по модификации и развитию системы у Заказчика, участвовал в «проекте внутри проекта».

Мы активно проводили работы по модификации и расширению функционала системы, и вместе с проектной командой Заказчика пришли к мнению, что было бы здорово автоматизировать и работу сотрудников в части машиночитаемых доверенностей. Прямо в рамках основного проекта, подключили аккаунт менеджера, провели демонстрацию функционала и возможностей решения для Заказчика, и получили от него положительную обратную связь, и соответственно одобрение о внедрении данного решения.