Прозрачное управление документооборотом и проектами без ошибок и промедлений

ООО «Алгоритм» (г. Киров) — строительная компания. Выполняет капитальный ремонт зданий и сооружений, строит системы водоснабжения и канализации, а также объекты электросетевого хозяйства: линии электропередач и наружного освещения, подстанции, распределительные пункты. Компания имеет большой опыт в разных регионах с обширной географией от Архангельской области до Чукотского автономного округа.

Компания проводит капремонт государственных и муниципальных объектов, преимущественно через конкурентные торги по процедурам 44-ФЗ.

Огромный опыт в реализации различных проектов, собственный парк спецтехники, классная команда специалистов позволяют нам достигать высоких результатов.

Предыстория проекта

До внедрения системы бизнес‑процессы в компании строились преимущественно на неформально: задачи ставились устно или через Телеграм, без фиксации сроков и исполнителей. Документооборот был смешанным — на бумажных носителях и в разрозненных электронных форматах. Документы регистрировали в журнале. 

В результате нередко информация не доходила до сотрудников в полном объёме, задачи дублировались, обработка корреспонденции и ответы контрагентам задерживались.

По мере увеличения числа проектов становилось все сложнее контролировать связанный с ними документооборот и ход выполнения работ. Для выяснения статуса задач руководителю приходилось писать сообщения сотрудникам или опрашивать устно. Эта рутина отнимала много времени, не оставляя возможности заниматься стратегически задачами развития компании.

Цели и задачи

Для повышения эффективности управления документооборотом и процессами требовались инструменты, которые помогут:

• упорядочить работу с документами;
• систематизировать внутренние процессы и повысить их прозрачность;
• снизить количество недочетов из-за разрозненной коммуникации;
• настроить удобный и быстрый контроль исполнения.

Чтобы выбрать информационную систему, специалисты компании опросили контрагентов, внимательно изучили предложенные варианты. Среди главных критериев были:

• интуитивно понятные интерфейс и логика процессов;
• возможность «закрыть» боли на единой платформе;
• удобное взаимодействие между участниками процессов внутри системы;
• возможность самостоятельного внедрения;
• разумная стоимость внедрения и сопровождения ПО.

Этим требованиям лучше всех отвечала отечественная система для управления процессами и документооборотом Directum RX.

Описание проекта

Уже внедрено и используется:

• Управление процессами;
• Управление документами;
• Делопроизводство;
• Договоры.

На стадии внедрения:

• Проекты;
• Планирование проектов;
• Совещания.

Ход проекта

Проект стартовал 01.01.2026 и продолжается в настоящий момент. Он разделён на два этапа:

1. Основной этап — внедрение электронного документооборота и инструментов для постановки задач. Было сделано:

• настроены маршруты согласования документов;
• созданы шаблон для исходящей корреспонденции;
• настроены процессы постановки и контроля задач.

2. Второй этап — внедрение решения «Планирование проектов». Планируется автоматизировать процесс постановки и контроля задач, сроков и ресурсов, а также настроить отчетность по проектам.

После внедрения Directum RX все задачи ставятся и отслеживаются в системе, документы регистрируются, согласовываются и хранятся централизованно, по каждой операции формируется единый «электронный след», с помощью которого можно отследить всю историю документа или процесса.

Изменения затронули всех сотрудников компании: они перешли от устных поручений и мессенджеров к формализованным задачам в системе, начали работать с документами по утверждённым маршрутам согласования и фиксировать все действия в электронном виде.

Настройка системы выполнялась силами внутренней команды с консультированием через закрепленного менеджера компании Directum. 

Регулярно проводится информирование сотрудников о пользе цифровизации, что способствует более мягкому процессу адаптации пользователей.

Наши трудности и как решали

На этапе внедрения возникла сложность: при заключении договора неверно оценили бизнес-процессы, которые планировалось регламентировать и цифровизировать. Внедрение шло с трудностями. Чтобы этого избежать, нужно было для начала изучить возможности Directum RX «из коробки», а затем адаптировать их под собственные процессы.

Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, рекомендуем всем перед внедрением детально описывать все бизнес‑процессы и организационную структуру менеджеру Directum, это поможет точнее подобрать функциональность системы и вариант поставки.

Результаты

Внедрение Directum RX продолжается, но эффект уже заметен. Повысилась прозрачность процессов, появились порядок и дисциплина в работе с документами и задачами. Руководство стало тратить меньше времени на устное взаимодействие с сотрудниками и больше — на решение стратегических задач компании.

Сотрудники отмечают следующие преимущества Directum RX:

• шаблоны исходящих писем ускорили работу офис‑менеджера;
• быстрое согласование документов с руководителем;
• структурированность задач и поручений;
• единый источник информации по проектам и документам.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайшее время планируется завершить внедрение решения «Планирование проектов», который поможет полноценно контролировать прогресс и сроки работ, распределять ресурсы.

Следующим будет внедрен модуль «Совещания» для структурирования подготовки и проведения летучек и планерок, фиксации принятых решений и их исполнения.

Также в планах —  создание Базы знаний в системе, которая позволит накапливать и систематизировать корпоративные знания, ускорит адаптацию новых сотрудников и обеспечит доступ к необходимой информации.

Об авторе заявки

Александр Мышкин, собственник бизнеса, руководитель проекта внедрения.

Как собственник бизнеса, понимаю необходимость использования цифровых систем управления для роста и развития компании. Проект запомнился интенсивным погружением во все процессы документооборота и управления задачами. В ходе внедрения развил компетенции в области автоматизации бизнес-процессов, управления проектами и работы с корпоративными информационными системами.