Автоматизация формирования состава согласующих по матрицам согласования в договорных процессах

Задачи и цели

В рамках договорных процессов требовалось реализовать автоматическое формирование состава согласующих с учётом большого количества критериев подбора.

Для каждой функциональной роли в процессе использовались собственные условия определения исполнителя: организация, категория договора и сумма договора. При этом для разных видов проектов требовался различный набор функциональных ролей, участвующих в согласовании.

При реализации всей логики только на уровне вычисляемых ролей администрирование становилось бы избыточно сложным: в каждой роли потребовалось бы дополнительно учитывать критерий вида проекта, дублируя большое количество настроек, а в схеме процесса необходимо было бы включать полный перечень всех возможных ролей независимо от конкретного сценария.

Целью решения стало разделение критериев подбора согласующих на несколько уровней: отдельно определить состав функциональных ролей для конкретного вида проекта и варианта процесса, а отдельно сохранить в вычисляемых ролях логику определения исполнителей по договорным параметрам. Такой подход позволил упростить сопровождение настройки и сделать механизм согласования масштабируемым.

Описание и возможности решения

Решение реализует механизм матриц согласования, позволяющий автоматически формировать состав согласующих при запуске задач на согласование договора.

В основе решения используется разделение логики:

• вычисляемые роли определяют конкретных исполнителей;
• матрица согласования определяет, какие именно роли участвуют в процессе.

Это позволяет гибко настраивать маршруты согласования без усложнения схем процессов.

Технические находки и особенности решения

1. Использование вычисляемых ролей для определения исполнителей

За основу решения взяты стандартные вычисляемые роли системы.

В каждой вычисляемой роли настраиваются критерии определения исполнителя:

• наша организация;
• вид проекта;
• категория договора;
• сумма договора.

По результатам проверки критериев определяется конкретный сотрудник, который должен участвовать в согласовании.

Для каждой функциональной роли создаётся отдельная настройка: например, руководитель департамента, руководитель проекта, эксперт по направлению и другие участники процесса.

2. Справочник «Матрицы согласования»

Для управления составом согласующих реализован отдельный справочник «Матрицы согласования».

В карточке матрицы указываются:

• вид проекта;
• вариант процесса;
• перечень вычисляемых ролей, применяемых в данном сценарии.

Таким образом каждая запись матрицы определяет состав функциональных ролей для конкретного процесса согласования.

3. Автоматическое определение матрицы в задаче

При создании задачи на согласование договора система автоматически определяет подходящую матрицу согласования. Для выбора используются Вид проекта, указанный в карточке проекта договора, и Вариант процесса задачи. Выбранная матрица записывается в скрытое поле задачи.

4. Формирование итогового списка согласующих

После определения матрицы система последовательно вычисляет все роли, входящие в её состав. Полученные исполнители записываются в скрытое поле задачи «Согласующие матрицы». Это поле содержит итоговый состав сотрудников, участвующих в согласовании.

5. Использование данных в схеме процесса

В блоке согласования схемы исполнители подставляются из поля «Согласующие матрицы». За счёт этого схема остаётся универсальной и не требует перечисления всех возможных ролей внутри маршрута.

Результаты

После внедрения решения заказчик получил:

• удобное разделение логики настройки согласующих;
• снижение сложности администрирования ролей;
• возможность централизованно управлять маршрутами согласования;
• сокращение количества изменений в схемах процессов при добавлении новых сценариев;
• повышение прозрачности договорного согласования.

Команда проекта

Состав команды со стороны Заказчика:

• Полляк Григорий Михайлович – руководитель департамента трансформации бизнеса, главный хедлайнер проекта
• Некрасова Анастасия Александровна – руководитель проекта со стороны заказчика

Состав команды со стороны Исполнителя:

• Затуливетер Кристина Владимировна – руководитель проекта
• Черемиских Анна Александровна – главный аналитик решения
• Горун Александр Вадимович – тимлид проекта
• Костюкевич Валентин Вадимович – разработчик Directum RX

Об авторе заявки