2 года в КЭДО: полет нормальный. Развитие проекта в коммерческом банке «Кубань Кредит»

КБ «Кубань Кредит» ООО — один из крупнейших банков юга России. География работы охватывает Краснодарский край и Ростовскую область, Ставропольский край и  республику Адыгея, город Москву. В регионах присутствия банк обладает одной из самых широких филиальных сетей.

История проекта

Два года назад в банке перевели в цифру кадровые документы и процессы на базе системы Directum HR Pro. С самого начала взяли курс на максимальное использование коробочной функциональности. В систему сразу перевели все виды кадровых документов.

Коробка закрыла 95% потребностей. Единственное, что пришлось модифицировать, — расширение для интеграции с 1С:ЗУП. Некоторые виды документов — на отгулы, отзыв из отпуска или совмещение должностей — коннектор не подхватывал, хотя в самой системе Directum HR Pro они были. Но в штате банка есть сильные 1С-программисты, поэтому доработать функциональность не составило труда.

Еще одна модификация связана с подписантами кадрового документа. К каждой печатной форме мы привязали своих подписантов, потому что они могут меняться: например, один руководитель замещает другого. Актуальные подписанты автоматически подставляются в печатную форму, она генерируется и уходит в Directum HR Pro на подпись сотруднику. Эту адаптацию тоже выполнили самостоятельно.

Как развивали процессы

Внедрение любой системы — это только начало. За этим этапом неизбежно следует развитие и отладка процессов. За два года мы прошли этот путь. Что нам удалось сделать, как мы настраивали КЭДО под реальные задачи банка и с какими вызовами столкнулись?

Кураторы и исполнительская дисциплина

Электронный документ доходит до адресата за секунды. Но если сотрудник забыл про задание — толку нет. Раньше процесс тормозила логистика: курьеры, доставка в пять регионов, ожидание, пока документ физически доедет. Иногда срок подписания документа доходил до трех недель, а в отдельных случаях сотрудник уже уволился, а некоторые бумаги так и не подписал. Теперь оставался единственный барьер — человеческий фактор. Сотрудник может пропустить задачу, отвлечься и забыть о ней и т.д.

Решить проблему помог институт кураторства. За каждым кадровым специалистом закрепили свой пул подразделений. Сейчас таких кураторов семь. Для них в системе через no-code создали динамические папки поиска, куда автоматически попадают все задания, по которым истек срок или которые давно не выполняются.

Работает просто: куратор открывает папку, видит список зависших задач, проверяет статус. Если нужно, напоминает сотруднику в корпоративном мессенджере. Это помогает решить проблему до того, как она перерастет в нарушение сроков.

Валидация приказов

В банке «Кубань Кредит» кадровые процессы организованы таким образом, что каждый приказ должен пройти валидацию руководителем отдела кадрового администрирования. Это важно, ведь если документ с ошибкой уйдет сотруднику и будет подписан, переделывать его придется с участием трех сторон: кадровика (переоформление), руководителя банка (повторное подписание) и самого сотрудника (повторное ознакомление). Лучше проверить документ на старте, чем разбирать последствия брака. Так было на бумаге, такую же логику перенесли в систему с помощью no-code-инструментов.

В бумажном формате этот процесс был физически сложным: начальнику отдела кадров приходилось вручную обрабатывать стопки документов. Перевод в цифру не снизил количество документов, которые нужно отсмотреть, но сделал эту работу более комфортной и быстрой.

Трудности: как справились

Закрытый контур

Банк работает в изолированной среде с жесткими требованиями к информационной безопасности. Любое ПО проходит многоступенчатую проверку, что накладывает ограничения на процессы внедрения и обновления.

На старте это создавало определенные сложности — стандартные процедуры приходилось адаптировать, некоторые вопросы решать в ручном режиме. Но за два года взаимодействие отладилось до уровня, когда обе стороны понимают требования друг друга и работают на опережение. Например, когда при подготовке к переходу на версию 2.7 служба безопасности выявила потенциальные уязвимости, разработчики Directum оперативно предоставили обновленную сборку, где эти проблемы уже были закрыты.

Отчетность для регуляторов

Отдельный вызов — взаимодействие с контролирующими органами. Центробанк и трудовая инспекция пока не готовы принимать электронные документы как основной формат. Им нужен не сам документ, а подтвержденный факт: когда конкретный сотрудник с ним ознакомился, в какое время.

В системе предусмотрен отчет по ознакомлению сотрудников, но пока нет возможности формировать его точечно, по выборке работников. Также сложности возникают, когда информация нужна по уволенным сотрудникам, ведь их карточки в системе закрыты. Приходится применять временные решения: открывать карточки, вручную собирать данные в Excel. Это трудоемко, но помогает предоставить регулятору точные сведения.

Кейс передали разработчикам Directum. В новых версиях должен появиться отчет, который даст возможность формировать точечные выборки.

Раздел «Мои документы» в личном кабинете

Топ-менеджмент обратил внимание на неудобство: каждый руководитель — тоже сотрудник. Ему приходит масса задач на подписание и согласование по другим работникам, и в этом потоке легко потерять те документы, которые относятся лично к нему. Нужен отдельный раздел «Мои документы» в личном кабинете. Пожелание уже у разработчиков.

Результаты и ценность для банка

Цифры и факты

Экономический эффект подтвержден департаментом экономики и финансов. За два года набегающая экономия составила более 13 млн рублей. Учитывали не только прямые статьи: бумагу (раньше уходило до 60 пачек в квартал), канцелярию, курьерские доставки между подразделениями в пяти регионах. Считали и косвенные эффекты: сокращение времени сотрудников, снижение транспортных расходов, минимизацию рисков.

Изменения для кадровой службы

За два года штат кадровой службы сократился с 9 до 6 человек (оптимизация на 30%). При этом объем работы не уменьшился — просто процессы стали эффективнее. Сотрудники перестали заниматься механическими процедурами (подшивка, курьерские отправки, поиск бумаг) и сосредоточились на реальном управлении персоналом и консультировании.

«Раньше у нас в отделе было не принято спокойно обедать — сидели, подшивали дела, разбирали бумаги. Задерживались после работы, а иногда и в выходные приходилось трудиться. Сейчас всё иначе. Мои сотрудники уходят домой вовремя, обед — это действительно перерыв. В выходные работать перестали совсем. И знаете, смотрю я сейчас на наши принтеры и МФУ и думаю: а зачем нам столько? Бумаги-то практически не осталось».

Галина Гриценко,

заместитель руководителя проекта внедрения Directum HR Pro, руководитель отдела кадрового администрирования банка КБ «Кубань Кредит» ООО

Перемены для рядовых сотрудников

Сотрудники банка оценили удобство работы с электронными документами. Раньше на подписание бумаг приходилось тратить в среднем 20 минут: нужно было отпроситься с рабочего места, дойти до отдела кадров, дождаться, пока найдут документ. Для удаленных специалистов всё было еще сложнее и дольше. Сейчас процедура занимает не больше пяти минут в личном кабинете. Многие подписывают документы вечером с телефона или в выходной день.

Еще один плюс, который отмечают работники, — доступность документов. В системе есть фильтры по дате подписания и типу документа, поэтому любой сотрудник может самостоятельно найти нужную информацию в истории. Дополнительно в систему загрузили полисы ДМС и перечень медицинских учреждений — теперь люди обращаются к этим сведениям в личном кабинете, не отвлекая кадровиков.

Для тех, кому требуется помощь в освоении системы, в отделе кадрового администрирования оборудовано специальное рабочее место. Кадровый специалист может сесть рядом и показать, как заходить в личный кабинет, где искать документы, как их подписывать. При необходимости такие же места можно организовать в дополнительных офисах, но за два года такой необходимости не возникло.

Кадровые специалисты хорошо знают систему и регулярно консультируют коллег. На старте проекта мы выпускали памятки и листовки совместно с Directum, сейчас они уже не требуются. Новых сотрудников кураторы знакомят с системой лично — это помогает быстро входить в курс дела и формирует доверие к электронному документообороту.

Для оперативного решения сложных вопросов у кураторов есть рабочие чаты, где они разбирают нетиповые случаи. Если же сотруднику по какой-то причине нужен бумажный документ, во внутренних нормативных документах предусмотрена возможность распечатать и заверить его печатью. Показательно, что за два года таких запросов не поступало.

Безопасность

Переход на КЭДО практически исключил риски, связанные с потерей или компрометацией персональных данных. Вся информация хранится в защищенном контуре, доступ к ней строго регламентирован, факт каждого действия фиксируется.

Планы развития

Проект не останавливается. Сейчас переходим на версию Directum HR Pro 2.7. От самостоятельного обновления в закрытом контуре решили отказаться — привлекли партнера, который специализируется на таких задачах. Это поможет провести обновление быстрее и с меньшими рисками, не отвлекая собственных ИТ-специалистов от текущих задач.

Из-за закрытого контура банка схема работ имеет свои особенности. Специалисты партнера не могут подключиться к нашей инфраструктуре удаленно. Поэтому они моделируют всю настройку на своей стороне, а для нас готовят подробные инструкции по обновлению с учетом всех промежуточных версий. Дальше мы работаем по этим инструкциям самостоятельно. При этом с партнером выстроен постоянный канал связи: общий рабочий чат и возможность оперативно организовать ВКС.

Параллельно запускаем мобильное приложение. Сейчас идет финальное тестирование. Приложение даст возможность руководителям и сотрудникам подписывать документы с мобильных устройств, что особенно актуально для тех, кто редко бывает за стационарным компьютером.

Еще в планах на ближайшие месяцы — внедрение модуля «Отпуска» и изучение возможностей решения «Долговременный архив».

Команда проекта

• Сергей Савицкий, руководитель проекта, КБ «Кубань Кредит» ООО (автор заявки)
• Галина Гриценко, заместитель руководителя проекта внедрения Directum HR Pro, руководитель отдела кадрового администрирования банка КБ «Кубань Кредит» ООО

Показатели эффективности

С момента внедрения системы в апреле 2024 года:

• подключено сотрудников — 4 тыс. человек (с учетом сменяемости кадров)
• актуальных пользователей — 2,6 тыс. человек
• зарегистрировано документов — 100 тыс.
• ознакомлений с ВНД — 38 тыс. событий
• среднее время подписания документа — 5 минут
• экономия времени подписания по сравнению с «бумажным» форматом — 85%
• экономия трудозатрат — 13+ млн руб. в год