Автоматизация заявок на закупки с помощью Directum ESM в «Сибпромкомплект»

АО «Сибпромкомплект» — один из самых крупных заводов-производителей трубопроводов, предназначенных для ЖКХ и нефтегазового комплекса в России. Предприятие с 1998 года выпускает трубы, отдельные детали трубопроводов с ППУ (современным пенополиуретановым теплоизоляционным), а также антикоррозионным покрытием в полиэтиленовой, металлополимерной либо оцинкованной оболочках.

Предпосылки

При работе с расчетами себестоимости проектов компания сталкивалась с несколькими сложностями:

• В системе, где раньше вели расчеты, было сложно их сводить, считать и контролировать. В результате задачи могли неправильно распределяться между сотрудниками подразделений, иногда терялись важные данные.
• В «Сибпромкомплект» много отделов, вовлеченных в процесс расчетов, к тому же холдинг имеет территориально распределенную структуру — есть офисы в Москве и других городах, завод в Тюмени. Из-за этого, сотрудникам и подразделениям сложно взаимодействовать в рамках одной заявки.
• Согласования проходили в Outlook через секретариат компании. Почтовый сервис не предназначен для таких задач, поэтому процесс был неудобным, кроме того, его сложно контролировать.
• Периодически процессы по расчетам замедлялись, при этом компании критически важно давать оперативный ответ заказчикам.

Цели и задачи проекта

Главная цель проекта — автоматизировать заявки и расчеты на закупки. Для этого было необходимо перенести эти процессы в единую систему, где можно было бы:

• работать всем сотрудники независимо от территориального расположения;
• оперативно отслеживать все заявки, которые отправляются на завод;
• быстро решать другие вопросы и проблемы, связанные с расчетами.

Также для «Сибпромкомплект» требовалась возможность развернуть систему локально на собственных серверах.

Под все требования подошла система для управления корпоративными сервисами и услугами Directum ESM. Также на выбор в пользу этого сыграли 2 фактора:

1. Один из сотрудников компании прошел обучающие курсы, погрузился в особенности системы и наглядно увидел, что она сможет закрыть необходимые задачи;
2. Партнеры «Сибпромкомплект» делились положительным опытом работы с Directum.

Ход проекта и внедренные решения

Все этапы проекта — тестирование, сбор требований, настройка Directum ESM — компании удалось самостоятельно реализовать всего за 2-3 недели. Специалисты поддержки со стороны вендора на протяжении всего внедрения постоянно находились на связи и оперативно отвечали на возникающие вопросы.

Сначала команда внедрения собрала первичные требования к системе и по ним настроила модуль, типовой маршрут и показала руководителям, как всё работает. После демонстрации потребовались аналитика процессов и доработка технического задания. Вторая итерация прошла успешнее.

Когда все настройки и доработки были готовы необходимо было обучить сотрудников работать в новой системе. Для этого разработчик «Сибпромкомплект» написал инструкцию. Также он консультировал пользователей через удаленный рабочий стол. В день могло быть по 50-70 звонков с вопросами, с каждым разбирались индивидуально, показывая особенности работы в системе.

Теперь заявки могут отправлять все сотрудники компании. Процесс организован следующим образом:

1. Инициатор запускает заявку.
2. Коммерческий отдел получает заявку и запускает обращение.
3. Работы переходят на стороны планово-экономического отдела, который распределяет задачи по другим отделам.
4. Профильные отделы дают обратную связь в планово-экономический. Он в свою очередь формирует расчет себестоимости и дальше отправляет его на проверку коммерческому отделу и затем логистическому отделу.
5. На основе этих данных в последующем формируются коммерческое предложение и другие необходимые документы.

Также настроена автоматическая зависимость маршрута заявки от приоритета. Всего их 2: обычный и высокий, при постановке второго сроки расчетов сокращаются.

Таким образом, система объединяет множество подразделений и позволяет оптимизировать их работу.

Сейчас в работу с системой вовлечено более 10 руководителей. С помощью специальных виджетов каждый может увидеть, на каком этапе сейчас находятся работы, и проконтролировать своевременность предоставления расчетов и коммерческого предложения заказчику.

В целом стоит отметить поддержку со стороны руководителей, в том числе высшего звена. Они взяли на себя обязанность проинформировать всех о внедрении новой системы, объясняли важность этого проекта, ставили сроки, когда нужно принять изменение, и направляли с вопросами к ответственным.

Разделение по блокам подразделений

Каждый отдел должен работать в рамках своей компетенции. И чтобы отслеживать это, в системе сформировано разделение по блокам подразделений. Благодаря им можно схематично видеть, у какого отдела, на каком этапе находится заявка, когда предоставлен ответ и сделана доработка. То есть в рамках обращения наглядна видна вся структура и история, в одном месте собраны нужные документы, видны дедлайны. Всё это делает процесс прозрачным и понятным для заинтересованных сотрудников.

Какие еще процессы цифровизированы

• Настроена автоматическая регистрация входящих и исходящих писем.
• В единой системе фиксируются уведомлениями кадровые мероприятия во всех городах.
• В системе доступен автоматический запуск на согласование и прикрепление всех договорных документов.
• Настроена телефонная книга, чтобы было удобно связываться с сотрудниками в других локациях.
• Настроены шаблоны документов.

С какими сложностями столкнулись

Была сложность с прикреплением файлов в Directum ESM. Некоторым отделам требовалось добавлять сразу по 10 excel-файлов, искать среди них нужный в карточке задания неудобно. Проблему решили — сотрудники добавляют файлы архивом.

Еще одна сложность: при настройке смежных блоков по четырем отделам, заявка не переходила на следующий этап, пока все отделы не выполнили свою задачу. Для решения проблемы администрирование заявок оставили за планово-экономическим отделом, который запрашивает необходимую информацию и ТЗ по заявке у других подразделений.

Итоги

В результате внедрения Directum ESM объединили весь процесс работы с расчетами в одной системе, заменив все предыдущие неэффективные программы. Это позволило:

• сократить трудозатраты сотрудников на 30%, чтобы выделять время на более важные задачи;
• обеспечить централизованное хранение документов, чтобы не искать необходимые файлы по разным системам и папкам;
• решить сложности с разным территориальным нахождением подразделений;
• сделать процессы понятными, прозрачными и управляемыми;
• упростить руководителям контроль за процедурами расчетами;
• снизить финансовые и репутационные риски.

Планы по развитию

Объединить между собой модули ESM и «Договоры», чтобы готовые расчеты себестоимости можно было напрямую связывать с коммерческим предложением и договорной документацией.