Финансовый архив с СибАгро

Бизнес-контекст

В холдинг входит более 15 организаций, в каждой из которых есть по несколько подразделений. При такой структуре необходима четкость и слаженность в принятии решений. В ежедневной работе сотрудники сталкиваются с необходимостью оперативно обмениваться информацией, координировать действия по широкому спектру вопросов: от производственных до финансовых задач. Подразделения предприятия должны работать как одно целое.

В аграрном бизнесе скорость согласования управленческих документов напрямую влияет на урожайность, себестоимость и прибыль. Поэтому оптимизация документооборота в отрасли — не просто административное улучшение, а стратегический фактор конкурентоспособности. Обмен документами в цифровом формате с использованием ЭП – это оперативность принятия решения, быстрое и эффективное согласование, контроль выполнения работ по выданным поручениям.

Цели и задачи проекта

В первую очередь в компании решили оптимизировать работу с договорами и организовать работу с ними от момента создания проекта документа, до его подписания и передачи в работу. А также перевести в цифру согласование, подписание и оплату счетов. Главная цель, которую хотели решить в компании, когда приняли решение о реализации проекта – повысить безопасность в работе с договорными и финансовыми документами.

Какие задачи ставили перед системой:

• защищать архив от потери и внешних влияний за счет хранения в электронном виде;
• обеспечивать документам юридическую силу благодаря подписанию КЭП;
• ограничивать доступ к ряду документов и фиксировать историю изменений;
• предусматривать резервное копирование файлов;
• иметь возможности для удаленной работы.

Также были потребности сократить затраты на бумажные расходы, обслуживание принтеров и свести к минимуму влияние «человеческого фактора» за счет прозрачности на всех этапах.

Описание кейса

Решения Directum, которые внедрили в компании:

• «Делопроизводство»
• «Договоры»
• «Обработка занесения документов»
• «Совещания»
• «Финансовый архив»
• «ЭДО с контрагентами» (Коннектор к Диадок)
• «Agile-доски» (лицензирование)
• Мобильное приложение «Directum Jazz»
• «Интеграция с 1С»

История проекта

Работы стартовали октябре 2024 года и уже через 4 месяца в компании внедрили систему. После были доработки по запросу клиента по модификации отчетов и решению «Совещания». «Финансовый архив» заказчики настраивали самостоятельно. Специалисты отметили, что оправдались их ожидания в части производительности, безопасности, гибкости системы.

Этапы проекта:

1. Настройка системы (все справочники, структура компании, создание учетных записей)
2. Настройка решения «Делопроизводство»
3. Настройка решения «Договоры»
4. Настройка Бизнес-процессов
5. Настройка решения «Интеграция с 1С»
6. Самостоятельная настройка решения «Финансовый архив»

Как обучали сотрудников

Быстро переключиться на работу в экосистеме Directum у сотрудников получилось не сразу из-за высокой загруженности и наличия действующих альтернативных инструментов, которые уже активно использовались в работе. Поэтому пришлось детально разбирать и наглядно показывать все функции системы, чтобы пользователи ощутили преимущество.

Обучение – это важный и ключевой этап выявления реальных потребностей клиентов. В связи с этим рядовые сотрудники изучают новые возможности отдельно от руководящего звена. Также приоритеты различаются в зависимости от занимаемой должности или роли. Например, руководителю отдела по договорной работе важна скорость оформления договоров и контроль этапов исполнения обязательств. А руководителю юридического департамента нужен инструмент для сравнения версий документов.

Обучение проходило в формате онлайн-вебинаров, а также были подготовлены инструкции, которые содержали описание доработок, которых нет в основной справке. После того как сотрудники начинали работать в системе, количество вопросов сошло на нет.

Сложности проекта

Первые реакции пользователей часто связаны с необходимостью менять привычные способы работы. Часть сотрудников может игнорировать нововведение или активно противиться ему, особенно если инициатива навязывается без объяснения пользы. Что позволило снизить сопротивление:

• учитывали замечания пользователей через опросы, воркшопы и другие формы коммуникации;
• показывали конкретные выгоды – экономию времени, упрощение задач;
• четко объясняли цели и ожидаемые результаты.

Также помогло детальное изучение текущих бизнес-процессов, выстроенные временные рамки при согласовании и тестировании, а также вовлечение ключевых пользователей в тестирование.

Результаты

В результате внедрения системы сформирована единая информационная среда, объединяющая все организации холдинга. Система позволяет определить ответственных за документ, выстроить жесткие сроки согласования, визуализировать цепочку согласования. Повысилась исполнительская дисциплина. А также нет необходимости тратить ресурсы на печать и доставку, мгновенно отправлять документы контрагентам.

Внедрение системы помогло достичь ключевых целей — автоматизировать документооборот, защитить информацию за счет ограничения прав доступа, организовать хранение финансовых документов в одном архиве, что упростило подготовку к любым проверкам. К каким еще результатам пришли:

• Сократилось время на согласование документов с 5-7 дней до 1-2 дней благодаря настраиваемым маршрутам.
• Ускорился поиск нужной информации до 20-30 секунд в едином хранилище.
• Уменьшились трудозатраты на операции по вводу данных, например: акты, входящие счета на оплату, договора, дополнительные соглашения вносятся автоматически из сервиса электронного обмена и отправляются регистрацию, согласование, подписание, оплату.  
• Появился контроль за сроками исполнения доверенностей и договоров за счет автоматического уведомления за определенное количество дней. Так снизили риск просрочки документов.
• Стала доступна отчетность в реальном времени (проценты выполнения, задержки, загруженность сотрудников).

Мобильное приложение и веб-доступ обеспечивают работу из любой точки. А интеграция с почтой позволяет быстро отправлять необходимую документацию. Руководство компании отмечает, что повысилась прозрачность и скорость всех бизнес-процессов в целом. Это увеличило долю выполненных задач в срок, а деятельность компании стала более контролируемой.