Опыт внедрения модуля «Регламентирующие документы» Directum RX в компании АО «ДонБиоТех»

АО «ДонБиоТех» — компания, реализующая масштабный проект по строительству комплекса по глубокой переработке зерна и аминокислот. Численность сотрудников составляет около 100 человек, большинство из которых заняты подготовкой и сопровождением строительства объекта. АО «ДонБиоТех» активно сотрудничает с ООО «Директум» с 2019 года.

Предыстория проекта

До начала проекта в компании существовали проблемы при работе с локально-нормативными актами (далее - ЛНА):

- трудности поиска документов.

ЛНА заводился в систему в виде простого документа как приложение к приказу, который утверждает данный ЛНА.

Для поиска нужного ЛНА сотрудникам приходилось просматривать перечень приказов с формулировками «Об утверждении...» или «О введении в действие…»;

Поиск ЛНА через категорию «Простые документы» затруднялся отсутствием точного знания названия документа сотрудниками, что приводило к потере времени и многочисленным обращениям в группу документационного обеспечения (далее – ГДО).

Для сведения -  численность ГДО до сентября 2025 года – одна единица (руководитель ГДО) на весь штат.

- ошибки в оформлении документов.

Специализированные шаблоны титульных листов для каждого вида ЛНА (например, Инструкций, Положений, Регламентов, Правил и т.д.) отсутствовали. Сотрудники использовали шаблон, указанным в Инструкции по делопроизводству компании, который не учитывал особенности каждого вида ЛНА. В результате сотрудники часто совершали ошибки в оформлении, например, указывая неправильный гриф утверждения («УТВЕРЖДЕНО» вместо правильного «УТВЕРЖДЕНА»). Нередко сотрудники забывали соблюдать требования Инструкции по делопроизводству в части формата документа (параметры страницы, интервал, размеры полей и т.д.), что приводило к отказам в согласовании и необходимости доработки документов. 

- отсутствие автоматической проверки сроков актуальности документов.

В системе отсутствовала возможность автоматического отслеживания сроков актуальности ЛНА, созданных в виде простых документов. Возникали ситуации, что некоторые ЛНА устаревали и переставали отвечать новым законам, потому что законодательство часто меняется. В итоге такие документы теряли свою силу. 

- долгое согласование документов.

Частые возвраты документов на доработку из-за ошибок удлиняли сроки согласования, в результате сотрудники были недовольны работой с системой.

- правовые и репутационные риски.

Некачественно оформленные документы и нарушение сроков их пересмотра потенциально вели к юридическим последствиям, штрафам и репарационному ущербу компании. 

- трудности при регистрации ЛНА.

Регистрационные данные (номер и дата приказа) приходилось предварительно резервировать до подписания документа руководителем. После подписания изменить регистрационные данные уже нельзя, поэтому приходилось их вручную указывать на титульном листе ЛНА заранее. Возникали временные разрывы меду датой резервирования и фактической датой подписания документа. В итоге, при направлении ЛНА на ознакомление сотрудникам возникали ситуации, что ЛНА уже как 3 - 4 дня действует согласно датам, но фактически поступил к сотруднику только «сегодня».

- проблемы при создании задач на согласование.

К приказу автоматически не подгружаются ЛНА как приложения, сотрудникам необходимо вручную добавлять ссылки на документы как приложения, что вызывало дополнительное раздражение у персонала и трату времени.

Эти трудности приводили к сложностям в рабочих процессах, а также добавляли дополнительную нагрузку на сотрудников ГДО, особенно ввиду роста объемов обрабатываемых документов.

Цели проекта:

- оцифровать процесс обработки ЛНА.

- обеспечить оперативный доступ к любым актуальным документам.

- установить автоматические оповещение о необходимости пересмотра документов.

- устранить распространенные ошибки при оформлении документов.

- сделать регистрацию ЛНА быстрой и точной.

- обеспечить простое и удобное включение приложений в задачи на согласование.

Задачи проекта:

- установить модуль «Регламентирующие документы» Directum RX.

- провести тестирование нового функционала.

- обучить сотрудников работе с модулем.

Инициатором изменений выступил руководитель группы документационного обеспечения, столкнувшийся с многочисленными и регулярными обращениями сотрудников компании по вопросам поиска и уточнения актуальности ЛНА («Не можем найти нужный документ!» или: «Документ нашли, но непонятно, актуален ли он вообще?»).

 

Руководителю ГДО было важно:

- удобно и быстро находить документы;

- иметь наглядный список ЛНА и соответствующих приказов по каждому структурному подразделению;

- снизить число обращений сотрудников в ГДО!!!;

- регулярно получать автоматические напоминания о проверке актуальности документов;

- исключать частые ошибки при подготовке документов с помощью специальных шаблонов по каждому виду ЛНА;

- сокращать время на согласование документов;

- сделать процесс регистрации документов быстрым, исключив резервирование регистрационных данных документа и ручное заполнение регистрационной информации в ЛНА;

- повысить общую эффективность работы с документами.

Ход проекта

Начало знакомства с модулем «Регламентирующие документы» произошло случайно. Начальник отдела информационных технологий (далее – ИТ) поделился информацией о возможностях модуля, прочитав которую, я поняла, что модуль поможет решить накопившиеся уже на тот момент проблемы при работе с ЛНА.

Связавшись с персональным менеджером ООО «Директум», я получила запись демонстрации модуля, которая окончательно убедила меня в правильности выбора.

Проект стартовал в июле 2025 года и завершился в декабре 2025 года. Общая длительность проекта составила 6 месяцев. Основная активная фаза настройки и запуска заняла примерно 1 месяц.

В июле 2025 года отделом ИТ направлен в компанию «Директум» запрос на коммерческое предложение, а руководителем ГДО инициирована служебная записка руководству компании с подробным обоснованием покупки модуля «Регламентирующие документы».

В августе 2025 года руководством одобрена заявка ГДО.

В сентябре 2025 года отдел ИТ приступил к процедуре закупки модуля.

В октябре 2025 года модуль был установлен начальником отдела ИТ.

После установки модуля «Регламентирующие документы» руководитель ГДО занялся изучением его функционала, чтобы разобраться как все устроено и подготовить сотрудников к работе с модулем.

Во время изучения возникли определенные вопросы, например, как корректно зарегистрировать ЛНА, утвержденный приказом. Руководитель ГДО обратился за помощью к персональному менеджеру компании «Директум», которая оперативно организовала онлайн-встречу, на которой были даны разъяснения.

Параллельно с изучением модуля с этим руководитель ГДО подготовил техническое задание (далее - ТЗ) для отдела ИТ, обозначив требования к настройкам и параметрам.

В ноябре 2025 года модуль «Регламентирующие документы» был запущен в эксплуатацию. К этому моменту сотрудники прошли обучение.

Однако, потребовалось еще дополнительное время, чтобы коллектив освоился с нововведениями. Примерно к декабрю 2026 года сотрудники адаптировались, начали активно пользоваться модулем.

Бизнес-процесс работы с ЛНА
Этап процесса	До внедрения модуля	После внедрения модуля
Создание документа	- Сотрудник заводит карточку приказа и создает приказ из шаблона. - ЛНА оформляется как простой документ-приложение к приказу из файла. - Связи между приказом и приложенным ЛН создаются путем ручного копирования ссылок. связи между документами путем копирования ссылок.	- Сотрудник заводит карточку регламентирующего документа, выбрав его вид (инструкция, положение, правила и т.д.). - Создает карточку приказа из шаблона. - Карточка документа сразу отражает связь между ЛНА и соответствующим приказом.
Оформление документа	- Использовался общий шаблон титульного листа ЛНА без учета особенностей конкретного типа документа (инструкция, положение, регламент, правила и т.д.). - Часто допускались ошибки в оформлении грифа утверждения (например, неправильное написание - «УТВЕРЖДЕНО» вместо «УТВЕРЖДЕНА»). - Параметры страниц, интервалы и поля могли нарушаться, что становилось причиной возврата документов на доработку.	- Титульный лист создается из шаблона в зависимости от выбранного вида документа (инструкция, положение, правила и т.д.). - Правильно указывается гриф утверждения («УТВЕРЖДЕНА» или «УТВЕРЖДЕНО»), устраняя проблему человеческого фактора. - Ошибки в параметрах страницы, интервалах и полях сведены к минимуму, оформление документа осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
Регистрация документа	- Перед подписанием документа руководителем сотрудники ГДО вручную вносили регистрационные данные приказа на титульный лист ЛНА. - Между датой резервирования регистрационного номера и фактом подписи зачастую образовывался временной разрыв.	- Перед подписанием документа руководителем сотрудники ГДО вручную вносили регистрационные данные приказа на титульный лист ЛНА. - Между датой резервирования регистрационного номера и фактом подписи зачастую образовывался временной разрыв.
Поиск документа	- Поиск необходимых документов осуществлялся среди различных категорий (простой документ, приказы с общей формулировкой «Об утверждении...») и занимал много времени, так как сотрудники либо не знали точные наименования документов, либо наименование документа не отражало название ЛНА. В результате сотрудники обращались в ГДО.	- Все документы хранятся централизованно в модуле «Регламентирующие документы», предоставляя удобный интерфейс быстрого поиска.
Актуализация и проверка документа	- Периодичность проверки актуальности была субъективной и зависела больше от инициативы сотрудников. - Автоматическое напоминание о необходимости ревизий и обновлений документов отсутствовали. - Устраивавшие документы продолжали использоваться, создавая юридически риски и потенциальные штрафы.	- Настроена автоматическая проверка актуальности документов. - Система напоминает ответственным лицам о необходимости ревизии и пересмотра документов.
Согласование документа	- Частые возвраты документов на доработку из-за нарушений правил оформления тормозили процесс согласования, в результате нарушались сроки исполнения поручений сотрудниками.	- Благодаря правильному оформлению документов ошибки сводятся к минимуму, количество возвратов на доработку сокращается. - Процесс согласования проходит оперативнее.
Удобство пользования	- Документ отображался как приложение в карточке приказа, что создало трудности в восприятии взаимосвязей между документами. Сотрудники не имели четкого представления, является ли документ введенным в действие данным приказом или же просто связанным файлом. Это вынуждало тратит дополнительное время.	- Структура хранения документов в модуле более понятна, карточки приказа содержат ссылку «Вводит в действие, четко показывая привязанность соответствующему ЛНА.

Внедрение модуля «Регламентирующие документы» затронуло почти всех сотрудников компании, чья работа касается разработки и исполнения ЛНА.

Результаты

Основные структурные подразделения, ощутившие влияние изменений:

- ГДО (нормоконтроль, регистрация, обновление ЛНА).

- служба главного энергетика (нуждается в своевременном доступе к инструкциям и техническим регламентам, принимают участие в их разработке);

- отдел охраны труда и промышленной безопасности (ответственны за соблюдение законов и корпоративных документом по охране труда, включая их самостоятельную разработку);

- юридический отдел (формируют нормативно-правовую базу внутреннего функционирования компании);

- отдел закупок (организует закупочные процедуры и формируют сопутствующую документацию).

Изменения, которые произошли в работе сотрудников ГДО:

- снизилась нагрузка, поскольку система стала сама контролировать сроки актуальности документов;

- качество документов улучшилось благодаря готовым шаблонам, которые снизили вероятность ошибок;

- стало легче и быстрее находить документы благодаря удобному интерфейсу «Регламентирующие документы».

Для остальных сотрудников компании:

- оперативный доступ к информации, сотрудник быстро находит нужный документ;

- минимизация ошибок благодаря шаблонам;

- согласование стало проходить быстрее, что позволяет принимать решения оперативнее.

- система сама оповещает о необходимости пересмотреть тот или иной документ, тем самым предотвращая использование устаревшей информации.

 

Для плавного перехода сотрудников на работу с новым модулем были предприняты следующие шаги:

1. На внутреннем портале компании размещена информация.

Отделом ИТ добавлена страница, посвященная новому модулю. На странице размещены базовые инструкции по работе с модулем.

Портал является первым помощником для тех, кому нужно разобраться в новом инструменте.

2. Подготовлен справочник типов документов.

Руководителем ГДО разработана таблица, содержащая классификацию документов, используемых в системе электронного документооборота (далее - СЭД), включая разные виды регламентирующих документов.

3. Отправка в корпоративной электронной почте подробной инструкции.

Руководителем ГДО сотрудникам направлено письмо с детальным описанием порядка действий при заведении ЛНА и приказов, правильном связывании документов и процессе согласования.

4. Организация практических занятий.

Руководителем ГДО было организовано два учебных мероприятия для сотрудников, на которых продемонстрирован реальный процесс создания в СЭД ЛНА, приказа и последующего их согласования + рассмотрены возможности модуля.

Сложности

- Нежелание учиться новому.

Многие сотрудники воспринимали новый модуль как дополнительную сложность, боялись столкнуться с трудностями при изучении неизвестного функционала, считая, что старый способ работы был вполне приемлемым.

- Приверженность старым методам.

Сотрудники предпочитали сохранять прежнюю схему работы, говорили, что доверяют ей, что практика уже устоялась, а нововведение воспринимали как неоправданную нагрузку.

- Недоверие к качеству внедрения.

Часть коллектива сомневалась в целесообразности вложений ресурсов в новый модуль и опасалась, что модуль создаст дополнительные проблемы в их рабочих процессах.

 

Способы преодоления:

- Организовали обучающие мероприятия, на которых наглядно продемонстрировали преимущества нового модуля. Показывали, как упрощается процедура поиска документов, как снижается вероятность ошибок и увеличивается скорость согласования;

- Пошаговые инструкции были опубликованы на внутреннем портале компании, а также обеспечена поддержка ГДО и ИТ на этапе запуска.

Ожидания

Практически все первоначальные ожидания от проекта были реализованы.

Среди неоправдавшихся ожиданий - отсутствие функции вставки на титульные листы ЛНА регистрационных номеров и дат приказов, которыми эти ЛНА утверждаются и вводятся в действие. ГДО пришлось продолжать резервировать номера и даты приказов заранее, вручную вносить регистрационные данные на титульные листы ЛНА до того, как документ попадет на подпись руководителю. Такая схема увеличивает рабочую нагрузку на ГДО и добавляет рутинную работу.

Более того, временной промежуток между моментом резервирования и фактическим подписанием документа может оказаться длительным, что нарушает стандарты делопроизводства и создает противоречивые ситуации. Сотрудники получают к исполнению документ позднее официального вступления в силу.

Система позволяет автоматически подгружать приказы при отправке задач на согласование, однако ЛНА не интегрируются автоматически. Чтобы включить ЛНА в согласование, приходится сотрудникам вручную добавлять ссылки на каждый ЛНА. Это создает для них значительные сложности, что в свою очередь создает сложности для ГДО в виду бесконечных обращений.

Таким образом, хотя модуль значительно упростил многие аспекты работы с документами (ЛНА, приказами), проблема с регистрационными данными осталась нерешенной, также сохранились трудности при работе сотрудников со ссылками на документы.

Состав команды проекта

Команда проекта состояла из сотрудников компании:

- руководитель группы документационного обеспечения. Инициировала проект, курировала этапы его реализации, проводила тестирование модуля и организовывала обучение персонала.

- начальник отдела информационных технологий. Занимался настройкой и поддержкой системы, помогал преодолевать технические барьеры.

Об авторе заявки

Лина Валерьевна Казакова, руководитель группы документационного обеспечения АО «ДонБиоТех». Стаж работы в сфере делопроизводства и документационного менеджмента – 6,5 лет.

Участие в проекте помогло укрепить навыки цифровой грамотности и глубже погрузиться в процессы автоматизации документооборота.