Больше чем СЭД: как Directum RX превратился в экосистему управления компанией

О заказчике

В роли Заказчика выступила ФСК «Мостоотряд-47», работающая в сфере мостостроения, а также предоставляющая услуги по аренде строительной техники. Количество сотрудников — около 5 тысяч человек, собственный парк техники — более 400 единиц. Компания смогла достичь многого, зарекомендовав себя, как ответственный партнер и слаженная профессиональная команда. Компания гордится своим опытом и высоким уровнем строительно-монтажных работ. На иллюстрации один из завершенных объектов. 

Заказчик использует Directum RX для автоматизации бизнес-процессов (БП) на протяжении нескольких лет. На момент начала работы по кейсу уже внедрен в промышленную эксплуатацию целый ряд модулей, в том числе:

• проекты;
• договоры;
• делопроизводство;
• совещания;
• финансовый архив.

Дополнительно организован электронный обмен данными из Directum RX через Диадок и СБИС, выполнена интеграция с 1С: Подрядчик строительства. Управление финансами в части передачи контрагентов, договорных и финансовых документов из семи баз 1С.

Бизнес-контекст

При анализе бизнес-процессов компания выяснила, что перспективным направлением дальнейшей автоматизации БП является внедрение КЭДО. Такой вывод был сделан на основании следующих факторов:

1. Высокие временные затраты на подготовку документации «вручную» и их последующую транспортировку по «цепочке согласования» (работник — непосредственный руководитель — сотрудники кадровой службы — бухгалтеры).

2. Сильная зависимость кадрового документооборота от внешних и внутренних факторов:

• высокий риск утраты (утеря, порча) документации;
• сильная загруженность сотрудников (как профильных структурных подразделений, так и смежных), что затрудняет своевременную и корректную подготовку кадровых документов;
• удаленность филиалов, производственных площадок, обособленных подразделений — что повышает затраты времени на обмен бумажными документами, повышает вероятность заполнения с ошибками и неточностями и необходимости последующих корректировок и повторных согласований;
• форс-мажорные ситуации.

3. Высокая вероятность закрепления необходимости внедрения КЭДО на законодательном уровне в ближайшие годы.

Выявленные «узкие места» не только приводили к чрезмерной нагрузке на специалистов службы управления персоналом, но также создавали риски штрафных и иных санкций со стороны контролирующих органов, связанные с утратой и некорректным оформлением документации.

Цели

Основной целью внедрения КЭДО стало повышение эффективности процессов управления персоналом за счет:

• повышения управляемости HR-процессами;
• повышения производительности труда и эффективности работы всех участников кадровых процессов;
• сокращения бумажного документооборота;
• исключения потери документов;
• повышения взаимозаменяемости сотрудников;
• ускорения кадрового документооборота;
• соблюдение трудового законодательства;
• создание привлекательного и технологичного HR-бренда.

Функциональный заказчик проекта – руководитель службы управления персоналом – Туманова Алена Владимировна.

Руководитель проекта от заказчика - начальник службы цифровой трансформации Лупачев Александр Юрьевич.

Решение

В связи с тем, что Заказчик долгое время успешно пользуется несколькими решениями Directum RX, для достижения поставленной цели было принято решение о дальнейшем развитии этого ПО как полноценной экосистемы управления компанией с внедрением дополнительных модулей, позволяющих перевести кадровый документооборот в электронный формат и органично интегрировать их в существующую СЭД и 1С: ЗУП.

Для внедрения в компании Заказчика была выбрана система Directum HR Pro, версия 2.4, в том числе следующие решения:

• Кадровый ЭДО;
• Командировки;
• Прием на работу;
• Отпуска;
• Ознакомление с ЛНА;
• Личный кабинет.

Использовали коробочные решения и настройку через no-code под процессы заказчика.

Так как у заказчика большинство печатных форм кадровых документов автоматизированы в 1С: ЗУП 3.1 ПРОФ, была предусмотрена бесшовная интеграция.

История проекта

Старт проекта: 17.03.2025, завершение проекта: 24.12.2025. Срок внедрения - 9 месяцев

Этапы проекта:

• Организация работ и Исследование процессов
• Разворачивание HR PRO на модифицированной системе Directum RX
  • Адаптация пакета разработки 4.9 - 4.11
  • Добавление пакета HR Pro к адаптированному пакету разработки
  • Обновление тестовых и продуктивного контуров Directum RX с 4.9 - 4.11
  • Конвертация БД, включая пакеты разработки, с MS SQL в PostgreSQL
• Адаптация системы под бизнес-процессы
• Интеграция с 1С:ЗУП
• Настройка тестовой и рабочей системы
• Обновление платформы до версии 4.11.152 в связи с обновлением законодательства
• Переезд с мощностей заказчика в ЦОД
• Тестовая эксплуатация
• Опытно-промышленная эксплуатация

Трудности и успехи

Главная сложность проекта заключалась в необходимости внедрить кадровый функционал при уже активно используемой основной системе Directum RX. Разворачивание сервисов HR Pro на ОС Windows потребовало дополнительных усилий.

Кроме того, внедрение осложняли изменения законодательства в 2025, а, следовательно, требовалось обновлять систему и адаптировать уже существующие разработки несколько раз за проект.

Выводы

1. Кадровые процессы – очень чувствительный вопрос, как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения организации работ. Соответственно, необходимо закладывать больше времени на проект. Так как задержки могут быть вызваны: изменениями законодательства; ежемесячными высокими загрузками кадровой службы; необходимостью широкого пула работ со стороны Заказчика по изменению и созданию ЛНА в связи с переходом на КЭДО.

2. Чем раньше кадровые специалисты будут допущены на тестовый контур, тем быстрее и качественней будет обратная связь по спроектированным процессам.

Результат

Изменения в работе коснулись сотрудников Службы управления персоналом, руководителей подразделений, сотрудников, перешедших на КЭДО.

Заявления сотрудников формируются автоматически, что исключает возможность неправильных формулировок.

Скорость доставки и подписания документов с удалёнными сотрудниками сократилась в несколько раз.

Система принята в промышленную эксплуатацию.

Настроено автоформирование 52 видов заявлений.

Сотрудники активно пользуются оформлением заявлений через личный кабинет.

Маршруты согласования кадровых документов учитывают должность и подразделение сотрудника.

Сократились трудозатраты на оформления и подписание кадровых документов.

Основные работы в части внедрения и адаптации КЭДО на базе HR Pro завершены, сотрудники компании Заказчика активно подключаются к работе в системе. В настоящее время реализованы следующие возможности:

• оперативное информирование персонала компании — ознакомление с приказами, распоряжениями, утвержденными заявлениями, иными локальными нормативными актами;
• электронное оформление и согласование заявлений по кадровым событиям (отпуска, командировки, переводы, совмещения и прочие аналогичные заявления теперь создаются и обрабатываются в системе) в соответствии с установленными правилами с последующей обработкой в службе управления персоналом без необходимости личного визита к специалистам по кадрам;
• направление запросов расчетному отделу для заказа справок, уточнения информации;
• работа с дистанционными сотрудниками.

Заинтересованные сотрудники (специалисты службы управления персоналом, авторы заявлений, согласующие и утверждающие лица) имеют возможность отслеживать статусы кадровых документов непосредственно в системе.

Для удобства пользователей в Личном кабинете HR Pro есть типовые шаблоны документов, оформленные в соответствии с действующими требованиями — стандартизированные формы предоставленным Заказчиком, и настроены Исполнителем на основании потребностей Заказчика и загружены в КЭДО. Сотрудник, перешедший на КЭДО, заполняет простую и удобную форму и на выходе получает готовое к подписанию заявление.

Руководители отмечают, что все заявления подчиненных поступают оперативно, не содержат попадающихся ранее неточностей, на согласование поступают документы, заполненные корректно и без ошибок. Планировать и согласовывать кадровые документы намного удобнее, процессы стали намного прозрачнее.

Благодаря организованной информационной компании по КЭДО службой управления персоналом сотрудники, от которых ожидалось сопротивление первыми пришли подписывать документы о переходе на КЭДО.

Показатели 

• Практически все сотрудники офиса перешли на КЭДО — более 240 человек).
• Планируется подключить более 2000 сотрудников вне офиса.
• В системе согласовывают заявления все руководители подразделений.
• Срок создания и согласования заявления сотрудника составляет менее 3 часов.

Планы по развитию

• Обновление версии HR PRO до 2.8 или новее.
• Активное использование планирования отпусков на 2027 год.
• Интеграция с системой подбора персонала.

Внедрение кадровых модулей HR Pro стало новым этапом на пути формирования полноценной цифровой экосистемы управления компанией на базе Directum RX. Ожидается, что весь кадровый документооборот (за исключением документации, обязательной к оформлению в бумажном виде в соответствии с требованиями законодательства) в скором времени перейдет в электронный формат, а компания рассмотрит дальнейшие шаги по автоматизации других бизнес-процессов.

Команда проекта 

Рабочая группа от исполнителя:

• Сухова Анна Сергеевна – руководитель проекта
• Экономцева Надежда Анатольевна – аналитик / консультант
• Белов Роман Александрович – аналитик / консультант
• Колесников Дмитрий Дмитриевич – руководитель группы сопровождения проектов
• Шмыков Игорь Петрович – системный инженер
• Меньшикова Марина Геннадьевна – руководитель группы разработки
• Черкасов Александр Сергеевич – руководитель отдела
• Калинов Кирилл Викторович – куратор направления

Компания Кредо-С — системный интегратор, работаем с 1993 года. Автоматизируем бизнес-процессы с учётом требований информационной безопасности.

Рабочая группа от заказчика:

• Туманова Алёна Владимировна – руководитель службы управления персоналом
• Лупачев Александр Юрьевич - начальник службы цифровой трансформации;
• Куртанова Инна Валерьевна - заместитель руководителя службы управления персоналом;
• Осадчая Екатерина Леонидовна - специалист по кадровому делопроизводству;
• Макаренкова Кристина Александровна - специалист по кадровому делопроизводству;
• Вайло Андрей Викторович - главный IT специалист;
• Гвоздев Вячеслав Владимирович - ведущий IT специалист.

Об авторе заявки

Руководитель проекта от исполнителя. Учитывая предыдущий опыт работы в администрировании кадровых процессов и понимании нагрузки на специалистов по кадрам, очень хотелось облегчить работу службы управления персоналом и высвободить для них главный ресурс – время.

Главная эмоция от проекта – это ощущение работы внутри единой команды из специалистов Исполнителя и Заказчика.

Принятие, что внезапные изменения – это не только риски, но и возможности для роста всей команды и уровня взаимодействия с Заказчиком.

Вовлеченность в проект руководителя службы управления персоналом и начальника службы цифровой трансформации со стороны Заказчика обеспечила своевременную и качественную обратную связь по процессам, оптимизацию сроков внедрения и ожидаемые результаты проекта.