Полностью оцифрованный процесс работы с требованиями на оплату по договорам на базе SAP и Directum RX

Бизнес-заказчик

ТОО «Kazakhstan Petrochemical Industries Inc.» («Казахстан Петрокемикал Индастриз Инк.») — одна из ведущих компаний нефтехимической отрасли Республики Казахстан. Компания реализует масштабные проекты по производству и экспорту полипропилена, уделяя особое внимание цифровизации ключевых бизнес-процессов и повышению операционной эффективности.

Исполнитель

ТОО «ARMADOC.KZ» — компания с более чем 20-летним опытом в области автоматизации и системной интеграции бизнес-процессов. Специализируется на внедрении и развитии решений электронного документооборота, интеграционных сервисов и прикладных разработок на базе платформы Directum с учетом индивидуальных требований заказчиков.

Бизнес-процесс до автоматизации

До реализации проекта процесс подготовки и согласования требований на оплату (ТнО) осуществлялся преимущественно на бумаге и включал несколько последовательных ручных этапов. После формирования требования на оплату ответственным сотрудником документ распечатывался и передавался на согласование. Обязательным являлось получение подписей руководителя соответствующего подразделения, главного инженера, главного бухгалтера, финансового директора и других участников процесса.

Из-за отсутствия электронного маршрута согласования сотрудникам приходилось лично перемещаться между подразделениями и офисами для поиска и получения подписей уполномоченных лиц. Процесс существенно осложнялся занятостью руководителей, их отсутствием на рабочих местах или нахождением в командировках, что приводило к регулярным задержкам.

Значительная часть рабочего времени сотрудников расходовалась не на выполнение производственных задач, а на организацию процесса согласования: ожидание подписантов, повторные обращения, физическое перемещение документов. Это увеличивало сроки проведения оплат, снижало общую эффективность работы и создавало риски нарушения финансовых обязательств перед контрагентами.

Дополнительно бумажный формат требовал регулярной печати требований на оплату и сопроводительных документов, что увеличивало затраты на бумагу, расходные материалы, хранение и архивирование документов.

Цели и задачи

Бизнес-инициатива была направлена на автоматизацию подготовки, согласования и утверждения требований на оплату с целью повышения эффективности финансовых операций компании.

Ключевые цели проекта:

•  повышение скорости обработки требований на оплату;
•  снижение затрат на бумажный документооборот и сопутствующие ресурсы;
•  повышение прозрачности и управляемости процесса;
•  минимизация ошибок, связанных с ручным вводом и обработкой данных;
•  создание единого электронного пространства для работы с ТнО.

В рамках проекта были реализованы следующие задачи:

• перевод требований на оплату и сопроводительных документов в электронный формат;
• автоматизация маршрутов согласования и утверждения;
• централизованное хранение и быстрый поиск документов;
• внедрение механизмов контроля сроков и статусов обработки ТнО;
• использование электронной цифровой подписи для обеспечения юридической значимости;
• обмен статусами требований на оплату между СЭД Directum RX и системой SAP;
• формирование реестров платежей и уведомлений на каждом этапе процесса;
• обучение пользователей работе с новым электронным процессом.

Сроки реализации

Проект был реализован поэтапно:

• начало проекта — начало 2025 года;
• разработка, тестирование и опытная эксплуатация решения;
• достижение устойчивых бизнес-результатов и промышленный запуск — начало 2026 года.

Такой подход позволил не только внедрить решение, но и адаптировать его под реальные сценарии работы бизнеса.

Суть работы решения

Решение представляет собой автоматизированную интеграцию между системой SAP и СЭД Directum RX, предназначенную для оптимизации процесса формирования, согласования и подписания требований на оплату по договорам.

Интеграция позволяет куратору договора формировать ТнО в SAP и автоматически передавать данные в СЭД без ручного ввода. На основе полученных данных в Directum RX генерируется стандартизированная форма ТнО в формате Excel по шаблону заказчика, запускается маршрут согласования и обеспечивается подписание документа с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Порядок использования решения

Инициирование ТнО в SAP

Куратор договора формирует требование на оплату в системе SAP. После сохранения данные автоматически передаются в СЭД Directum RX через интеграционный контур.

Интеграционный контур

В рамках проекта реализована интеграция между двумя информационными системами с синхронизацией карточек договорных документов. Решение позволяет автоматически консолидировать всю первичную документацию по договору в карточке договора в системе электронного документооборота: договоры, дополнительные соглашения, акты, ЭСФ, отчеты и накладные.

Такая консолидация формирует единый Электронный архив компании в разрезе договоров и обеспечивает согласующим сотрудникам оперативный доступ ко всей необходимой первичной документации как в процессе согласования, так и после его завершения.

Получение и обработка ТнО в СЭД

ТнО поступает в СЭД в виде структурированных данных. Куратор проверяет корректность информации и инициирует формирование печатной формы.

Формирование печатной формы

На основании данных карточки автоматически формируется Excel-документ по утвержденному шаблону заказчика с детализацией платежа и перечнем согласующих лиц.

Согласование и подписание

Согласующие получают задачи в СЭД, рассматривают документ и подписывают его с использованием ЭЦП. Результаты подписания визуализируются в Excel-форме в виде QR-кодов.

Ключевая особенность решения — QR-коды с результатами ЭЦП непосредственно в Excel-документе, обеспечивающие мгновенную верификацию подписей и юридическую значимость документа.
 

Архитектура и технические особенности

В рамках проекта реализована сервисно-ориентированная архитектура интеграции SAP и Directum RX.

Ключевые элементы решения:

• собственный веб-сервис, принимающий SOAP-запросы от интеграционной шины SAP;
• асинхронная обработка входящих сообщений с сохранением данных в базе и запуском фонового процесса;
• фоновый механизм, обеспечивающий идемпотентность обработки: предотвращение дублирования документов, актуализацию существующих ТнО, создание новых версий и повторный запуск маршрутов согласования;
• асинхронный сервис обратной интеграции, автоматически передающий статусы и этапы согласования из СЭД обратно в SAP;
• формирование тела документа в виде отчета в FastReport с выгрузкой в формат Excel и сохранением в виде версии документа;
• автоматическая регенерация публичного тела документа при каждом подписании для отражения актуального перечня подписей.

Использованные технологии и инструменты

• платформа Directum RX;
• прикладная разработка и low-code-настройки Directum;
• SAP (интеграция через SOAP);
• FastReport для формирования печатных форм;
• электронная цифровая подпись (ЭЦП);
• асинхронные сервисы и фоновые процессы.

Сложности проекта и их решение

В ходе реализации проекта ключевыми вызовами стали:

•  необходимость устойчивой обработки повторяющихся запросов из SAP;
•  корректное управление жизненным циклом ТнО при изменениях и доработках;
•  обеспечение актуальности публичного тела документа при многократных подписаниях.

Все задачи были решены за счет внедрения асинхронной архитектуры, продуманной бизнес-логики обработки и автоматической регенерации документов.

Результаты и показатели

В результате внедрения решения были достигнуты следующие бизнес-эффекты:

• Сокращено среднее время обработки и согласовании требований на оплату с 4 дней до 2 дней за счёт автоматизации процесса, исключения ручных операций и перехода на электронный формат обработки документов.
• Ускорен процесс согласования ТнО более чем в 3 раза;

Внедрение процесса ТнО позволило минимизировать временные разрывы между информационными системами за счёт исключения ручного дублирования данных и автоматизации контрольных процедур.
В результате время конверсии сократилось на 7 дней.

Качественные результаты:

• снижение операционных затрат, связанных с печатью, хранением и перемещением бумажных документов;
• практически полное исключение ручного ввода данных и дублирования информации;
• снижение количества ошибок, связанных с человеческим фактором;
• повышение прозрачности процесса и возможности оперативного контроля статусов требований на оплату;
• повышение дисциплины согласования и соблюдения сроков проведения оплат;
• формирование новой цифровой культуры работы с финансовыми документами.

Снижение использования бумаги:

Дополнительным позитивным эффектом стало снижение зависимости процесса от физического присутствия сотрудников и руководителей, что особенно важно при распределенной работе и командировках.

Внедрение системы электронной оплаты позволило значительно повысить оперативность работы и сократить временные затраты: офис расположен в городе, тогда как завод находится на расстоянии 40 км, поэтому переход на электронный формат исключил необходимость поездок, обеспечив экономию времени и ускорение процесса согласования и оплаты.

Потенциал развития и масштабирования

Решение обладает высоким потенциалом тиражирования и может быть адаптировано для других типов финансовых и договорных процессов, а также применено в компаниях различных отраслей, использующих SAP и Directum RX.

Состав команды проекта

№	Ф.И.О	Фото	Компания	Должность
1	Карымсаков Тимур Садуакасович			Руководитель службы IT
2	Бегинбаев Аскар Сабыржанович			Ведущий инженер - Службы IT
3	Жапаева Алия Сарсенбаевна	\		Ведущий инженер - Службы IT
4	Оралова Асемгуль Талгатовна			Руководитель проектов
5	Бекенова Айжан Буранова			Системный аналитик
6	Кашин Георгий			Разработчик
7	Жакиенов Омирзак Жамантаевич			Конусльтант SAP S/4HANA, модуль RCM (Управление договорами)
8	Кулманова Дана Куандыккызы			Консультант SAP S/4HANA, модуль FI (Финансы)

Об авторе заявки

Бегинбаев Аскар Сабыржанович, ведущий инженер Службы IT.

Мои проекты:

• Отвечал за запуск в эксплуатации автоматизированной информационной системы «PLATONUS» (автоматизация учебных процессов 2013 г, Атырауский институт нефти и газа).
• Внедрение и контроль системы EDMS, контроль процессов ведения проектной, исполнительно-технической документации в EDMS (Строительство интегрированного газохимического комплекса в Атырауской области (Первая фаза) 2020 г.).
• Участие в проектах сопровождения и развития системы электронного документооборота (СЭД), тестирование новых модулей, интеграционных, функциональных тестов SAP и СЭД системы.
• Лауреат премии «Лучший проект в Республике Казахстан» по итогам участия в международном IT‑форуме DEF 2025, состоявшемся в Москве, Российская Федерация.

Убежден, что цифровизация – ключ к повышению эффективности бизнеса, и готов предложить новые решения для оптимизации процессов. Участие в конкурсе для меня – это возможность внести вклад в развитие инноваций и изучить опыт и практику других компаний.

Отзывы пользователей

Уже больше года я пользуюсь системой электронного требования на оплату. Данная функция намного упростила мою работу, так как позволяет онлайн отслеживать на какой стадии согласования находится требование. Это делает процесс более прозрачным и удобным. Кроме того, это способствовало сокращению расходов по бумаге, что является важным преимуществом.

Выражаю благодарность IT‑службе за внедрение решения в системе Directum и своевременную поддержку его функционирования.

Утепбергенова Мадина Мухиденқызы

Ведущий специалист Отдела административной и хозяйственной работы.

С февраля пользуюсь функцией электронного требования на оплату. Преимущества: удобство отслеживания статуса, отсутствие бумажной волокиты, экономия времени, доступность и прозрачность. Система С февраля т.г. пользуюсь функцией электронного требования на оплату. Преимущества: в системе Directum удобство отслеживания статуса, отсутствие бумажной волокиты, экономия времени, доступность и прозрачность. Система отработана IT- службой компании. Благодарим за оперативное решение возникших проблем и профессиональную помощь.

Система отработана IT-службой компании. Благодарим за оперативное решение возникших проблем и профессиональную помощь.

В своей работе с января 2026 г. использую процесс оформления электронного требования на оплату, реализованный в уже действующих системах SAP и Directum. Данный функционал сделал процедуру согласования более понятной и удобной, так как позволяет в любое время проверить текущий статус документа и этап его обработки.

Кроме того, электронный формат значительно сократил необходимость работы с бумажными документами и позволил экономить рабочее время. Благодарю Службу IT за внедрение и поддержку данного процесса, а также за оперативное решение возникающих технических вопросов.

Мухамбеткали Дамир

Ведущий инженер отдела поддержки цифровой инфраструктуры.

Электронная форма оплаты после согласовании и утверждения: