Аккредитация контрагента: от создания карточки до оплаты по счёту

Бизнес-контекст

Точки сети «Гулливер» работают в городах – Ульяновске, Димитровграде и Балаково. Сеть Торговой компании «Победа» охватывает территории Центрального и Приволжского федеральных округов. 

«Гулливер» – это супермаркеты, отличающиеся, прежде всего, высоким уровнем обслуживания покупателей, чистотой торговых залов и приветливостью персонала. Имеется премиальный формат – гастромаркет «Гулливер Гурман». «Победа» - розничная сеть магазинов низких цен. Суммарно в группе компаний работает около 12 тыс. сотрудников. 

Заказчиком решения стал Общий центр обслуживания торговых сетей, а именно Отдел аудита, который принимает решение по благонадёжности контрагента ещё до момента заключения с ним договорных отношений.

Задачи и цели

Основные задачи:

• снятие рисков компании до начала заключения договора
• обеспечение единого порядка работы с контрагентами после присвоения степени риска

Процесс проверки контрагентов на предмет благонадежности разработан в соответствии с законодательством РФ и определяет порядок и методику проведения проверки, используемые внешние ресурсы при проверке, порядок определения степени риска при сотрудничестве с Контрагентами в соответствии с выработанными критериями.

Процесс, который мы создавали и дорабатывали – постоянно видоизменялся, а заказчик приходил с запросом «на доработку» процесса.

Описание решения

Использованные подходы

В рамках системы СЭД Directum – есть все необходимые данные, для организации процесса аккредитации контрагентов: сами контрагенты, документы по ним, возможность ставить и отслеживать задачи, разграничивать права и роли, направлять регламентные уведомления и тд.

Система Directum RX в нашей компании выступает как база НСИ по тем атрибутам, которые нужны для проверки контрагентов на благонадёжность.

Решение реализовано с использованием стандартных механизмов системы. Для автоматической отправки уведомлений об истечении срока аккредитации задействован встроенный SMTP-механизм системы. Интеграция с внешними системами построена на файловом обмене: Directum формирует XML-файл с реквизитами, а также используется коннектор с 1С для передачи данных в систему управления финансами.

Возможности решения

Ключевым архитектурным решением стало создание справочника «Вид контрагента», в котором настраивается состав обязательных и дополнительных документов для проверки. Коробочный справочник «Организация» был расширен — в него добавлены коллекции для хранения привязанных документов в разрезе видов контрагента. Это позволило гибко управлять требованиями к пакету документов в зависимости от вида контрагента. При отправке контрагента на проверку, система выполняет валидацию: проверяет статус контрагента, наличие выбранных видов, заполненность коллекций обязательных документов. И только после этих проверок запускается задача.

При старте задания на проверку автоматически создается чек-лист на основе шаблона, который привязывается к задаче. В чек-лист подставляется проверяемый контрагент, что позволяет аудитору сразу приступить к работе, не тратя время на создание документов вручную.

Для контроля сроков аккредитации настроен фоновый процесс. Он отбирает контрагентов с истекающим сроком и для каждого запускает асинхронный обработчик отправки писем. Период, за который начинается рассылка, задается в настроечном справочнике. В обработчике определяется список получателей: ответственный за контрагента, создатель карточки, а также пользователь, который чаще всего работал с карточкой (этот пользователь вычисляется по истории просмотров и редактирований сущности) — это позволяет учесть ротацию сотрудников и направить уведомления актуальным участникам процесса. Если email найден, формируется письмо с перечнем документов для переаккредитации.

Реализованные решения

Наше решение по аккредитации контрагентов включает в себя большой набор инструментов, который обеспечивает постоянный контроль за жизненным циклом организации не только в системе Directum, но и за её пределами.

1.Создание задач на аккредитацию контрагента.

После того, как в системе появляется контрагент, он в обязательном порядке должен пройти проверку на благонадёжность. Для этого пользователь заполняет Досье, виды документов которого напрямую связаны с Видом контрагента – это позволяет сузить количество обрабатываемых аудитором данных.

После нажатия на «Отправить на проверку» - в модальном окне пользователем заполняется дополнительная информация, после чего – формируется задача:

Аудитор по заполненным данным и вложенным документам проставляет категорию благонадёжности, которая определяет срок аккредитации контрагента в рамках наших систем и возможность заключения договорных отношений.

После завершения работ над задачей, система автоматически меняет статус контрагента и в блоке «Проверка» отображает срок аккредитации.

 2.Ограничение на заключение договора с контрагентом

В карточке документов с типом «Договор» и «Дополнительное соглашение» реализовано ограничение, которое не позволяет пользователю указать контрагента:

• находящегося в статусе «Новый контрагент» и «На проверке»
• находящегося в статусе «Проверка проведена», но имеющим истёкший срок аккредитации

При попытке выбрать в карточке документа контрагента с неактуальным статусом и сроком аккредитации – пользователю выводится ошибка с текстом, описывающим его корректные дальнейшие действия.

3.Повторная проверка и уведомления о завершении срока аккредитации.

Сопоставление статуса и срока аккредитации – позволяет системе отображать подсказки для пользователя и запрещает отправлять контрагента на новую проверку, до истечения определённого срока за одним исключением.

Исключение заключается в добавлении возможности создания задачи на проверку за 3 рабочих дня до окончания срока аккредитации для того, что пользователи могли заранее подготовиться к предстоящей проверке контрагента.

В связи с большим количеством контрагентов в нашей системе, был создан механизм автоматической отправки уведомлений в адрес контрагента и сотрудников нашей компании (создатель, ответственный в карточке организации, и пользователь, который её чаще всего посещал – перечень связан с ротацией сотрудников).

Уведомление отправляется за 14 дней до завершения аккредитации и содержит перечень документов, которые необходимо подготовить для проведения проверки и сопроводительный текст.

4. Отчётность по проверкам

В системе созданы отчёты, которые позволяют аудиторам контролировать и анализировать выставленные сроки аккредитации, количество проведённых проверок, а также трудозатраты подразделения аудита.

Эту же отчётность, а также – сформированные в ходе проверки «Чек-лист проверки», служба безопасности применяет для внутренних проверок.

5. Интеграции с другими системами и развитие

Такие сущности как Контрагент и Договор – присутствуют и в других системах ландшафта компании, но, тк именно Directum выступает точкой их ввода, то и информацию по ним другие системы получают (в основном) из нашей СЭД. И в этом процессе непосредственно участвуют результаты аккредитаций контрагентов:

• в интеграцию попадают только те карточки Контрагентов, которые прошли проверку и имеют определённый статус, и договоры в том числе;
• в планах изменение интеграции с системой управления финансами в части наполнения её данными по срокам аккредитации, что позволит отслеживать оплаты по счетам рамочных договоров;
• в планах настройка интеграции с системой управления поставщиками в части автоматического заполнения карточки контрагента и проведения проверки, что позволит снизить трудозатраты категорийных менеджеров (ведут взаимодействие с поставщиками), а аудиторам – работать на опережение (аккредитовывать контрагентов или нет до согласования коммерческих условий);
• в планах автоматизация заполнения чек-листа проверки из карточки контрагента, результата проверки и внешних источников, что снизит трудозатраты аудитора на ведение ручных операций.

Трудности и успехи

Большой поток задач с одинаковым сроком исполнения, что снижает уровень сервиса подразделения-исполнителя. Этот момент возможно решить несколькими путями, и они находятся в проработке, т.к. мы ищем оптимальный вариант, который устроит обе стороны – а это самое сложное;

В связи с большой вариативностью видов контрагентов и возможностью их множественного выбора – в задачах могут возникать ошибки технического плана. Решаем данные ошибки с участием контрагента-партнёра;

Первично, проверкой контрагентов занималось 2 подразделения: аудиторы и специалисты службы безопасности. Задачи были связаны и зависели друг от друга. Решение проблемы было организационным (изменение функционала сотрудников), а в последствии и техническим (убрали создание дополнительных задач на службу безопасности), что ускорило выполнение проверок.

Архитектура и адаптация решения

Первичный этап анализа был достаточно простым, как и само решение – необходимо было автоматизировать создание задач на проверку и записывать её результаты в карточку контрагента. Но чем больше решение входило в применение – тем больше оно обрастало изменениями и «фишками». В нашем случае – решение не потеряло свою ценность и цель в связи с тем, что заказчик остаётся неизменным и все изменения руководствуются внутренними нормативно-методическими документами.

Решение разрабатывалось еще до появления no-code, все новые сущности и изменения реализованы через слой low-code. Архитектурно реализовано таким образом, что список документов для проверки настраивается администратором во всех необходимых разрезах.

Результаты

До автоматизации процесса – проверка контрагента проводилась в момент согласования договора, что значительно увеличивало срок согласования. Результаты проверок велись в табличке Exсel. Поэтому основными показателя были:

• количество автоматизированных назначенных и проведённых проверок
• созданная в системе база контрагентов с проставленными статусами
• уменьшение срока согласования договора

Самый главный результат – автоматизация проверки контрагентов без увеличения штата аудиторов, который полностью оправдал свою эффективность.

Показатели и отзывы

Рост запросов на аккредитацию на 18% за 3 года не потребовал увеличения штата аудиторов (2 сотрудника на 1600 потенциальных инициаторов);

Увеличение количества проведённых проверок на 27%, что говорит об ускорении их обработки в связи со сменой подхода к механизму аккредитации;

Отзыв бизнес-заказчика об эффекте проекта: "Автоматизация, прозрачность, сроки и реестры, взаимодействие с госорганами, «фильтр» контрагентов: всё это – залог эффективной работы аудитора".

Отзыв аналитика о прозрачности настройки: "Понятная и прозрачная настройка в интерфейсе системы, для актуализации которой нет необходимости в привлечении аналитика".

Новая цифровая культура

Теперь сотрудники компании чётко понимают – какие предварительные шаги необходимо выполнить для последующего заключения договора с контрагентом, а также, обладают информацией по проверкам – если она актуальна, можно не ждать, а сразу приступать к договору.

Аудиторы всегда видят количество, историю и результаты проверок в одном месте, могут собрать отчётность в электронном виде. И, что немаловажно, в случае внутренних проверок службой безопасности – всегда обосновать свои решения и действия результатами аккредитаций.

Позитивным эффектом стала возможность ранней «фильтрации» контрагентов до согласования договора. То есть помимо автоматизации самого процесса, мы снизили трудозатраты сотрудников на подготовку договора с контрагентом, который в итоге не прошёл проверку на благонадёжность, а ранее проверка контрагента проводилась в момент согласования договора.

Итоги и выводы

Самое важно реализованное ожидание – готов автоматизированный механизм, который снижает количество ручных операций.

Из неоправданного "сделать один механизм на долгие годы". Нет, такого «чуда» не произошло: требования меняются, инструментарий постоянно дорабатывается. Наша компания непрерывно растёт, количество контрагентов и проверок увеличивается. Мы всегда находимся в поиске усовершенствований, который позволили бы держать работу процесса в актуальном состоянии, но при этом делали его проще с каждым днём.

Потенциал использования

Да, вполне возможно широкое использование решения аналогичного нашему. Наше решение не заточено на ритейл, оно учитывает очень много видов контрагентов, многие параметры можно менять и администрировать в интерфейсе пользователям с ролью «Администраторы», «Аудиторы».

Решено направлено на конкретный процесс в компании, НО оно является «входом» во многие другие процессы.

Наше решение нельзя назвать «гибким», но оно и не должно быть таким, так как его основная цель – контроль, общие правила и соблюдения внутренних регламентов компании. Соответственно – если рассматривать его применимость, то только с точки зрения подхода и архитектуры решения.

Использование решения в других проектах возможно, поскольку оно реализовано как достаточно отделимый функционал и его можно предложить и запустить у других заказчиков, которым необходимо проводить оценку благонадежности контрагентов на основании пакета документов.

Команда проекта

• Ярмуллина Регина – ведущий системный аналитик
• Коннова Юлия – начальник отдела внутреннего аудита
• Сотрудники отдела внутреннего аудита

• Жуйков Александр – руководитель проекта и аналитик
• Кашина Оксана – ведущий разработчик
• Дуйкова Полина – директор направления СЭД

Об авторе заявки

В компании являюсь ведущим системным аналитиком и «владельцем продукта» – эти роли, которые являются связующим звеном между заказчиком и группой разработки. Мной осуществляется всё взаимодействие с заказчиком и контрагентом, формирование требований, последующее тестирование и описаний изменений для внутренней технической поддержки.

Работа по аккредитации контрагента запомнилась мне особенно, так как её можно назвать самым первым и важным этапом в выстраивании взаимодействия между организациями. Мне нравится рассматривать её как «незаметный, безопасный и бесшовный процесс ведения жизненного цикла контрагента в системах».

В компании я прошла достаточно большой путь – от специалиста по делопроизводству и администрирования корпоративного портала, до ведущего системного аналитика.

Получается, что за 8 лет работы – от пользователя системы «выросла» до её методолога, хотя это и не было конечно первично запланировано…первые шаги были ещё до существования у нас какого-либо СЭД, только бумажный документооборот.