ИИ-ассистент Ario в Президентской Академии. Авторегистрация входящей корреспонденции

Контекст и вызов бизнеса

Проект реализован в Канцелярии (Управление делами РАНХиГС). Наша Академия - крупнейший ВУЗ Европы с более чем 300 000 обучающихся и 47 филиалами по всей стране. Ключевой бизнес-заказчик инициативы - Управляющий делами ректора. Основной вызов, с которым мы столкнулись - лавинообразный рост входящей корреспонденции.

С переходом на Directum RX мы перевели документы в цифру, но обработка входящих писем (почта России, курьерские службы, МЭДО) оставалась «бутылочным горлышком». Сотрудники канцелярии вручную создавали карточки, переносили реквизиты, сканы, что занимало до 10-15 минут на документ в часы пик. Цель, поставленная руководством, звучала амбициозно: сократить время первичной обработки входящей корреспонденции на 70%, полностью исключив ручной ввод данных.

Идея и роль ИИ

Суть решения - создание и развитие «Умной канцелярии» на базе сервисов Directum RX Intelligence (продукт Ario).

Идея заключалась не в простом сканировании, а в том, чтобы ИИ полностью имитировал работу человека на этапе поступления документа в Академию. Проект стартовал как пилот в июле 2025 года и вышел на промышленные рельсы в четвертом квартале 2025г.

Какие задачи теперь решает ИИ (Ario):

• Автоматический захват писем из подключенных почтовых ящиков и сетевых папок (для входящей бумажной корреспонденции «Почта России»).
• Распознавание и извлечение ключевых реквизитов (исходящий номер, дата, адресат, краткое содержание) с помощью LLM.
• Автоматическое заполнение карточки документа в Directum RX.
• Классификация документа по типу (запрос из Минобрнауки, коммерческое предложение и прочее) и его маршрутизация в соответствующий отдел или конкретному ответственному.

Технологии:

Генеративный ИИ (LLM) для понимания контекста письма, RAG-поиск для сопоставления входящих с уже существующей базой документов, встроенный ИИ Directum RX Intelligence.

Новизна:

Мы ушли от «робота, который помогает человеку» к модели «ИИ делает, человек контролирует и утверждает». Вместо того чтобы вбивать данные, сотрудники канцелярии теперь занимаются верификацией результатов работы ИИ и решением нестандартных случаев, которые ИИ отправляет в исключения.

Как изменились процессы и работа людей

Ключевые процессы, которые изменились:

• Регистрация входящей корреспонденции (письма, обращения, уведомления).

Как изменилась роль сотрудников:

• Раньше - сотрудник канцелярии открывал письмо, читал, вручную заполнял поля в карточке, прикреплял скан, выбирал маршрут. Роль раньше: «Оператор».
• Сейчас - сотрудник канцелярии открывает очередь задач от Ario, проверяет корректность заполненных карточек, нажимает «Подтвердить» и отправляет документ в работу. Роль сейчас: «Контролер качества».

Обучение и вовлечение пользователей.

Продукт был новым и важно было показать выгоду пользователям от внедрения, которая ожидалась в перспективе. Благодаря постоянной поддержке команды Исполнителя, мы всегда быстро разрешали возникающие вопросы пользователей, оперативно проводили обучающие встречи по разъяснению эксплуатации Ario. Также собирали обратную связь для улучшения работоспособности Ario. Благодаря чему, завоевали лояльность и вовлеченность пользователей.

Результаты и эффекты для бизнеса

Проект вышел далеко за рамки пилотных 40%. Сегодня мы говорим о качественно новой эффективности.

Основные эффекты:

• Скорость. Карточка документа создается за 5-10 секунд вместо 5-10 минут.
• Качество. Исключен «человеческий фактор», опечатки в номерах и датах.
• Прозрачность. Документ попадает исполнителю мгновенно, минуя очередь на ручной ввод.
• Удовлетворенность. Сотрудники канцелярии перестали быть «операторами», их работа стала более экспертной.

Поддержка стратегических целей

Проект напрямую поддерживает стратегию «Цифровой Академии 2030». Мы не просто сокращаем издержки, мы повышаем управляемость огромной распределенной структуры. Ускорение прохождения входящих документов от момента получения до конкретного исполнителя повышает скорость принятия управленческих решений в масштабах всей страны.

Рост доли обработанных ИИ документов с июля 2025 по настоящее время:

• Всего писем в системе – 14 694
  • Отправленных на верификацию – 8068
    • Верифицированных успешно – 4650

• Автоматический захват корреспонденции из почтового ящика канцелярии – 6624 или 82% от отправленных на верификацию
  • Успешно верифицированных – 3581 или 54%
• Захват из сетевой папки (бумажная корреспонденция) – 1443 или 18% от отправленных на верификацию
  • Успешной верифицированных – 1069 или 74%

Динамика изменения обрабатываемых писем.  Ежемесячный процент

успешной верификации

Сложности и оценка результатов пилотов

Пилотный проект стартовал в июле 2025 года. Основной сложностью стало качество распознавания «живых» писем со сложными печатями, нестандартными штампами и рукописными пометками. Мы решили это, с помощью обучения Ario на реальных входящих документах, а также внедрив алгоритм, при котором распознавание отправляется карточкой задания на верификацию сотруднику канцелярии.

Оценка эффективности. Мы оценивали не технические метрики (например, точность распознавания символов), а бизнес-метрики: доля документов, прошедших полный цикл без ручного ввода, и время, сэкономленное сотрудниками. Успешность инициативы определяет именно вовлеченность пользователей, они сами просят расширить функционал Ario на новые типы документов.

Влияние на показатели компании.

Внедрение повышает операционную эффективность управления и снижает риски потери или задержки важных входящих сообщений, что напрямую влияет на репутацию и качество госуправления в рамках Академии.

Успех пилотного проекта и доказанная эффективность Ario стали основой для его масштабирования на критически важную для Академии задачу – перенос в единую базу архивных документов. В 2026 году мы инициировали проект по переносу и интеллектуальной обработке приказов и распорядительных документов, хранящихся вне системы Directum RX.

Команда Исполнителя приступила к доработке Ario для решения принципиально новой задачи - массового импорта документов из файлового архива. Теперь ИИ учится работать не только с почтовым трафиком, но и с «историей»:

• автоматически распознавать тип распорядительного документа;
• создавать карточку документа в Directum RX «с нуля»;
• интеллектуально заполнять все ключевые поля на основе анализа PDF-файла, загруженного через сетевую папку.

Команда разработки в настоящий момент фокусируется на трех направлениях:

• Повышение точности распознавания неструктурированных PDF-документов;
• Обучение модели работе со сканами, содержащими резолюции и визы;
• Сокращение доли «исключений», требующих ручного ввода.

Состав команды проекта

Состав команды со стороны РАНХиГС:

• 1 руководитель проекта
• 1 аналитик
• 1 архитектор
• 1 разработчик

Состав команды со стороны Исполнителя:

• 1 руководитель проекта
• 2 бизнес-аналитика
• 1 бизнес-архитектор
• 2 разработчика
• 1 DevOps

Об авторе заявки

Почему эта инициатива важна для меня.

Данный проект для меня -  закономерный этап цифровой трансформации Академии, миссия которой в том, чтобы тиражировать успешный опыт и доказывать эффективность современных технологий в масштабах сложной распределенной структуры.. Главный драйвер проекта - видимый результат: переход сотрудников от рутинных операций к интеллектуальному контролю, что напрямую влияет на качество управления в Академии.

С 2023 года работаю в Академии директором ИТ проектов. С 2024г являюсь руководителем проекта КЭДО (HR PRO), с 2025 года отвечаю за внедрение и развитие СЭД Directum RX. Профессиональный интерес - поиск баланса между соблюдением строгих регламентов государственного учреждения и внедрением гибких технологических решений, способных качественно изменить управленческие процессы.