От бумажной волокиты к цифровому контролю: как уход юриста стал драйвером внедрения модуля «Договоры» в УРО ОГО ВФСО «Динамо»

Цели и задачи проекта

Наша организация успешно использует СЭД «Directum» уже более 5 лет, автоматизировав делопроизводство и внедрив модуль «совещания». Однако «священной коровой» оставалась договорная работа. Юрист категорически отказывался переходить на модуль «Договоры», убеждая руководство, что её ручной метод с четырьмя бумажными журналами и использованием исключительно бумажных документов «эффективен и понятен».

Переломным моментом стало увольнение юриста. Внезапно выяснилось, что за «понятным процессом» скрывались потерянные документы, ошибки в реквизитах из-за ручного ввода и постоянные конфликты между сотрудниками. Оставшись без профильного специалиста, мы поняли: дальше так работать нельзя. Базовые потребности нашей организации (создание, согласование, регистрация и контроль возврата договоров) нужно было закрыть срочно, силами имеющейся команды. Возникла острая необходимость в обеспечении непрерывности бизнес-процессов и минимизировать человеческий фактор. Отсутствие договорной работы создавало риск успешного проведения спортивных и других мероприятий.

Мы направили проект на полную цифровую трансформацию жизненного цикла договора: от создания карточки контрагента и проекта документа до контроля возврата подписанного экземпляра. Ушли от бумажных служебных записок, ручных журналов регистрации и физической передачи бумаг «из рук в руки» к сквозному электронному процессу в Directum RX.

Используемые решения и подходы

В проекте были использовались следующие продукты и решения Directum RX:

• «Договоры»: Основное решение для управления жизненным циклом договоров.
• «Управление документами»: Создание и использование типовых форм договоров с полями автозаполнения.

• «Сведения о контрагентах»: Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов - юридических лиц и ИП по ИНН или ОГРН.
• «База знаний»: Размещение инструкции по работе с договорами и свободный доступ к ней для всех использующих систему сотрудников.

• «Бизнес-процессы»: Согласование, передача руководителю на подпись, контроль возврата документов от контрагентов.

История проекта

В январе 2026 г. (период увольнения юриста) был проведен анализ действующего процесса.

Процесс был внедрен в феврале 2026 г. Завершили пилотный запуск и вышли на полноценную работу тоже в феврале 2026 г.

Срок реализации: менее 2 месяцев (от идеи до работающего процесса).

Проект включил в себя следующие этапы:

1. Аудит «как есть»: Описание старого процесса, выявление узких мест.
2. Формирование рабочей группы: В команду вошли два бухгалтера и помощник руководителя (автор заявки). Роль внешнего эксперта выполняла управляющая.
3. Настройка системы: Загрузка шаблонов, настройка прав доступа, маршрутов согласования и электронных журналов в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4. Обучение и запуск: Самостоятельное изучение функционала автором заявки, тестовый прогон на реальных договорах, масштабирование на всех инициаторов, создание инструкции и личное обучение каждого заинтересованного в процессе (первый договор создавался и запускался под руководством помощника руководителя).

Проект реализован силами внутренних ресурсов без привлечения внешних интеграторов:

Помощник руководителя: Инициатор, администратор системы, разработчик бизнес-процесса.

Бухгалтерия: Эксперты по содержанию договоров, консультанты по визуализации процесса.

Управляющая: Пилотный пользователь.

Бизнес-процессы

ДО внедрения процесс напоминал эстафету с потерей времени.

1. Инициатор писал бумажную служебную записку → нес в приемную → ждал резолюции руководителя.
2. Записка шла юристу → юрист вручную (!) перебивал реквизиты контрагента, регистрировал в одном из 4-х бумажных журналов. Ошибки, допущенные в реквизитах из-за ручного ввода, приводили к возврату договоров на любом из следующих этапов и началу цикла заново.
3. Договор печатался и передавался исполнителю через кольцевую почту.
4. Начиналась «беготня»: исполнитель лично обходил 2–3 согласующих, потом снова нес документ руководителю на подпись, затем юристу для постановки печати.
5. Один договор требовал минимум 5 визитов в приемную руководителя. Если кого-то из согласующих не было на месте — процесс стопорился.
6. Контроль возврата от контрагента отсутствовал. Юрист периодически проводил «ревизии», составляя списки должников, что порождало конфликты.

ПОСЛЕ внедрения процесс стал таким:

1. Инициатор сам создает карточку договора в Directum. Реквизиты контрагента подтягиваются автоматически по ИНН (исключены опечатки). Обоснование заменяет служебную записку.
2. Проект формируется из шаблона с автозаполнением данных.
3. Маршрут согласования запускается в один клик. Согласующие правят документ онлайн, не вставая с места (это стало актуально для тех, кто работает удаленно).
4. После согласования помощник руководителя регистрирует договор в электронном журнале (номер на проект договора проставляется автоматически), печатает только финальный экземпляр с листом согласования.
5. Руководитель подписывает, его помощник ставит печать.

Важным нововведением договорного процесса стал контроль: У инициатора автоматически создается задача «Контроль возврата». Система сама напомнит о сроке возврата. При возврате документ сканируется и прикрепляется к карточке — история сохраняется навсегда.

Процесс затронул всех инициаторов договоров (руководители направлений, бухгалтеры, специалисты, организующие закупки, отдел продаж), согласующих лиц и помощника руководителя.

Помощник руководителя после внедрения процесса оказалась разгружена от функции «курьерской службы». Количество посещений приемной руководителя одного сотрудника с одним документом сократилось с 5 до 1. Теперь инициатор приходит только один раз – чтобы забрать уже подписанный руководителем договор.

Инициаторы получили прозрачность статуса договора и возможность влиять на сроки.

Удаленные сотрудники стали иметь равный доступ к процессу без необходимости просить коллег «побегать за них».

Во время работы над проектом не обошлось и без сложностей.

Необходимо было сломать психологический барьер: сотрудники привыкли, что «юрист всё знает и всё делает». Пришлось перестраивать мышление: теперь ответственность за полноту данных и за статус договора лежит на инициаторе. Некоторые сотрудники сопротивлялись нововведению, говорили, что нужно оставить всё так, как есть.

Но решение этой проблемы оказалось рядом, достаточно было погрузить одних из ключевых пользователей (бухгалтерия) в процесс настройки. Это помогло быстро создать понятные инструкции для всех типов пользователей системы и снять страх перед новым интерфейсом, а еще это помогло заручиться поддержкой внутри коллектива.

Результаты

Внедрение позволило не просто частично заменить уволенного сотрудника, а сделать процесс быстрее, прозрачнее и надежнее, чем он был ранее.

Ранее цикл работы над одним договором занимал до 10 дней из-за логистики между кабинетов и простоев по причине того, что сотрудник в командировке или на больничном. Сейчас норматив — 3 дня, причем инициатор может влиять на сроки. А по практике – один договор теперь разрабатывается, согласовывается и передаётся руководителю в течение 1 рабочего дня.

Сотрудники стали тратить рабочее время на выполнение других рабочих задач, потому что исключили время на хождение по кабинетам, ожидание в приемной, ручной ввод данных и исправление ошибок.

Отказ от печати черновиков, служебных записок и множественных копий для согласования привёл к экономии бумаги и чернил для принтера, что является не только экономичным результатом процесса, но еще и экологичным.

Сейчас печатается только финальный экземпляр + лист согласования.

Внедрена система задач на возврат. Исключены ситуации «контрагент забыл вернуть договор». Задача по возврату оригинала документа будет не закрыта, пока не будет выполнена.

Есть и другие позитивные эффекты от внедрения процесса:

Устранены нервозность и конфликты между сотрудниками, и в такой комфортной среде команда стала работать слажено.

Любой сотрудник может найти историю любого договора за пару секунд, даже если инициатор в отпуске.

Проект получил высокую оценку от удаленных сотрудников, ведь они получили возможность работы в удаленном режиме без потери скорости согласования.

Маркетолог УРО ОГО ВФСО «Динамо» (работает удаленно): «Теперь не нужно дергать коллег, вся магия происходит в пару кликов, я очень рада!».

Планы по развитию проекта

Мы не планируем останавливаться на достигнутом. Однако, надеемся, что больше нам не придется терять члена команды для своего дальнейшего развития. Благодаря внедренному процессу, сотрудники осознали, насколько удобно избавляться от устаревших методов. Скоро в организации появится новый юрист, и мы уверены, что он принесет в уже реализованный процесс нововведения, с внедрением которых ему обязательно поможет администратор Directum RX. В развитии такого проекта обязательно должен участвовать компетентный эксперт.

Об авторе заявки

Любовь Сычугова, помощник руководителя Удмуртской республиканской организации ВФСО «Динамо»:

Я являюсь идеологом и исполнителем данного проекта. Для меня эта работа стала вызовом: превратить кризисную ситуацию в точку роста цифровой зрелости организации.

Мой профессиональный путь тесно связан с оптимизацией административных процессов. Я верю, что современные ИТ-инструменты должны быть доступны каждому сотруднику, а не только IT-специалистам. Этот проект запомнился мне тем, что мы смогли своими силами, без бюджета на интеграторов, в кратчайшие сроки, выстроить систему, которой позавидуют многие крупные предприятия. Главное достижение — видеть, как коллеги благодарят за то, что им больше не нужно «бегать по кабинетам» с кипой бумаг.