Внедрение Directum RX в ООО «Союзметаллсервис»

О компании

ООО «Союзметаллсервис» — управляющая компания группы компаний ЮГМК (Южный горно-металлургический комплекс). Штат компании — 20 тыс. человек. В группу входят 7 предприятий металлургического производственного цикла.

История и предпосылки проекта

Ранее компания работала в другой системе, в которой не все процессы были цифровизированы и стандартизированы.

Цели и задачи

Главная цель проекта — оптимизировать документооборот и бизнес-процессы с помощью цифровых решений на базе платформы Directum RX.

Для этого было необходимо перевести в цифру:

• работу с основными видами документов: входящими и исходящими письмами, приказами, распоряжениями и служебными записками, договорными документами, доверенностями;
• организацию совещаний, работу с поручениями и контроль исполнения решений;
• обмен документами с контрагентами.

Ход проекта

Проект проходил в формате сокращенного внедрения и длился 4 месяца. За это время от «коробки» внедрили решения на базе Directum RX:

• Делопроизводство;
• Договоры;
• Совещания.

Одним из наиболее важных шагов стал этап анализа, поскольку не все процессы компании были выстроены четко и прозрачно. Изучение ситуации «до» и проектирование позволили в дальнейшем настроить систему так, чтобы она отвечала требованиям пользователей.

Далее работы проходили в 2 этапа. Первым шагом внедрили модули «Делопроизводство» и «Совещания», вторым — «Договоры». Решения адаптировали под задачи компании с помощью гибкой настройки без разработки кода.

Также подключили интеграции с Диадок для удобного ЭДО с контрагентами и с 1С:ERP, чтобы избежать дублирования данных в двух системах.

Модификации в модуле «Совещания» и справочниках

Специально для проекта был разработан новый справочник «Счета». Он напрямую связан с системой 1С:ERP, используется для хранения информации о счетах контрагентов и организаций ООО «Союзметаллсервис», дает возможность выбора нужных счетов в карточке договорного документа и автоматического заполнения шаблонов.

Еще одна модификация — интеграция модуля «Совещания» с Outlook. Благодаря этому не нужно вручную вводить имейлы сотрудников, информация добавляется автоматически из их карточек. Так проще и удобнее организовывать совещания, бронировать время участников.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

Раньше возникали сложности при работе с этими видами документов. Не было единой системы учета корреспонденции, обработка входящих и исходящих проводилась преимущественно вручную секретарями. Это отнимало много времени и замедляло бизнес-процессы.

Внедрение Directum RX оптимизировало работу с входящей и исходящей корреспонденцией. В результате удалось ускорить и упростить процесс обработки документов, исключить ошибки и задержки из-за «человеческого фактора».

Сложности, которые пришлось преодолеть

Еще на этапе анализа выяснилось, что не все процессы компании были понятны и прозрачны. Чтобы их стандартизировать, команда «Союзметаллсервиса» провела подробный аудит. В результате удалось собрать полную картину по компании.

Еще одна сложность заключалась в том, что некоторым сотрудникам было сложно отказаться от привычных способов работы и адаптироваться к системе. Чтобы решить эту проблему, ведущие пользователи прошли обучающие курсы от Directum и сдали аттестацию. Для остальных сотрудников проводились вебинары, где можно было наглядно увидеть особенности работы в системе и задать интересующие вопросы. Записи находятся в открытом доступе, также подготовлены подробные инструкции.

Результаты проекта внедрения

Весь цикл операций — от создания файлов из шаблонов до сдачи в архив — происходит в единой системе. Это сделало процессы прозрачнее и понятнее на всех уровнях: от рядовых сотрудников до руководства. Пользователи в электронном виде работают с входящими и исходящими письмами, приказами, распоряжениями и служебными записками, договорными документами, доверенностями.

Внедрение Directum RX позволило добиться того, что: