Компания-заказчик

ББР Банк (АО) — универсальный коммерческий банк, ориентированный на долгосрочные отношения с клиентами и устойчивое развитие бизнеса. За почти тридцать лет работы на финансовом рынке банк выстроил сбалансированную модель, сочетающую надёжность, клиентоцентричный подход и гибкость в работе с различными категориями клиентов.

Клиентская база Банка включает предприятия малого и среднего бизнеса, крупные компании и физических лиц. Такой профиль требует от банка высокой скорости принятия решений, прозрачности внутренних процессов и стабильной работы информационных систем.

ББР Банк (АО) входит в ТОП-50 банков Российской Федерации по объёму активов и является участником системы страхования вкладов. Масштаб деятельности и регуляторные требования формируют повышенные ожидания к качеству управления, безопасности данных и эффективности документооборота, что делает цифровые решения важным элементом развития банка.

Компания-исполнитель

ООО “СТАРКОВ Групп” - ведущий системный интегратор и Генеральный партнер компании DIRECTUM. Ключевая специализация предприятия – внедрение и сопровождение ECM-решений для автоматизации управления документами и бизнес-процессами в сегментах B2B и B2G.

О проекте

Предпосылки, цель и задачи

В предыдущей статье мы рассказали о внедрении системы Directum RX в ББР Банк (АО). Параллельно с этим реализовывался проект по внедрению HR Pro.

До старта проекта кадровые процессы в Банке существовали преимущественно в бумажном виде — со всеми вытекающими последствиями. Заявления на отпуск писались от руки, а их согласование растягивалось на часы и даже дни: нужно было поймать руководителя между встречами, получить живую подпись, физически отнести документ в HR-отдел. Локальные нормативные направлялись через Directum 5 без возможности достоверно подтвердить факт ознакомления — статус «прочитано» не гарантировал, что сотрудник действительно изучил документ, а не просто его открыл.

Важный процесс обучения сотрудников Управления финансового мониторинга (УФМ) так же был организован без удобной системы. Данное обучение – прямое регуляторное требование: Банк обязан подтверждать прохождение обучения сотрудниками в строго установленные сроки. Однако контроль велся в гибридном формате: в устаревшей системе Directum 5 и в Excel-таблицах, целостность учета напрямую зависела от человеческого фактора.

ББР Банк – современный банк, нацеленный на автоматизацию процессов, поэтому принял стратегическое решение о кардинальной модернизации одного из самых консервативных и бумагоемких блоков — кадровый документооборот. Назрела необходимость перевести хаотичный «бумажный мир» в прозрачную цифровую среду, где каждый процесс контролируем, каждый документ имеет юридическую силу. Были выделены следующие ключевые задачи:

1. Автоматизация и оптимизация процессов, связанных с кадровым делопроизводством.
2. Организация интеграционного взаимодействия с 1С:ЗУП.
3. Снижение стоимости дальнейшего развития и поддержки, а также сокращение времени на внедрение нового функционала модуля, за счет использования инструментов No-Code.

Реализация

В основу реализации был заложен итерационный подход: на первом этапе автоматизированы ключевые, наиболее востребованные процессы (отпуска, командировки, кадровые события, ЛНА). Это решение позволило достичь повышения эффективности и сократить время согласований. Однако проект не ограничивается достигнутым — дальнейшее развитие системы идет по векторам «развитие текущих процессов» и «охват остальных бизнес-процессов», последовательно включая в цифровой контур новые участки кадрового документооборота. Таким образом, Банк получает не статичное решение, а масштабируемую платформу, способную расти вместе с потребностями бизнеса.

Для большинства модулей – “Отпуска”, “Командировки и авансовые отчеты” и “Кадровый ЭДО” – был применен принципиально важный подход, основанный на гибкости платформы и эффективности методологии внедрения.

Основной философией на проекте стало максимальное использование встроенных, типовых возможностей платформы Directum RX. Это позволило:

• Сократить сроки и стоимость внедрения, избежав дорогостоящей кастомизации там, где этого можно было не делать.
• Повысить стабильность и предсказуемость системы, так как используются проверенные, стандартные механизмы.
• Упростить дальнейшее обновление и сопровождение системы, поскольку ее ядро осталось неизменным.

Схемы движения документов — включая все этапы согласования, уведомлений, условий ветвления маршрута, отзыва и доработки заявлений - были реализованы исключительно с помощью визуальных no-code механизмов платформы (Варианты процессов).

Ключевые модификации

Гибкое управление запуском задач на ознакомление

Для работы с локальными нормативными актами (ЛНА) была произведена доработка – механизм гибкого управления триггерами запуска задач на ознакомление. Ключевым нововведением стала возможность выбора режима старта задачи прямо в карточке списка ЛНА:

• Автоматический режим. Задача на ознакомление запускается по событию (например, перевод в новое подразделение). Это обеспечивает 100% соблюдение регламентов без ручного вмешательства.
• Ручной режим. Позволяет HR-специалисту в любой момент инициировать ознакомление с выбранным актом для конкретного сотрудника или группы, обеспечивая гибкость в нестандартных ситуациях или при внесении срочных изменений в нормативную базу.

Возможность выбора варианта старта задачи

Распределение кадровых поручений

Другой задачей была автоматизация не просто процесса согласования, но и правильного распределения итоговых кадровых поручений среди ответственных специалистов в 1С:ЗУП по территориальному признаку. Для этого был реализован полностью автоматизированный алгоритм маршрутизации на основе данных о сотруднике.

Архитектура процесса:

• Инициирование. Сотрудник создает заявление на отпуск или командировку в Directum RX.
• Согласование. Документ проходит стандартный, настроенный под Банк регламент.
• Интеллектуальное назначение ответственного. Перед финальным формированием кадрового события система автоматически вычисляет ответственного специалиста кадровой службы. Для этого используется кастомная вычисляемая роль, которая анализирует значение поля “Регион” в карточке сотрудника-заявителя.
• Сквозная передача контекста. Определенный таким образом ответственный HR-специалист передается в 1С:ЗУП вместе с самим кадровым событием в рамках настроенной интеграции.
• Фильтрация в 1С. Совместно со специалистами Банка на стороне 1С реализован механизм, при котором каждый ответственный видит в своей рабочей очереди только события по сотрудникам своего региона.

Выведенное в карточку сотрудника поле Регион

Вычисляемая роль

Данное решение полностью исключило ручное распределение задач между HR-специалистами, минимизировало риск ошибок и обеспечило соблюдение внутреннего регламента территориального закрепления. Процесс от заявления сотрудника до постановки задачи нужному исполнителю в учетной системе стал сквозным и унифицированным.

Модуль “Обучение УФМ” (Управление финансового мониторинга)

Особого внимания в рамках проекта заслуживает разработка с нуля специализированного модуля “Обучение УФМ” (Управление финансового мониторинга). Данный функционал был критически важен для обеспечения регуляторного соответствия Банка в сфере противодействия легализации доходов (ПОД/ФТ/ФРОМУ).

Перед командой стояла задача не просто автоматизировать рутинный процесс, а перенести и значительно улучшить сложную, уже существовавшую в устаревшей системе Directum 5 логику, построив при этом современное, гибкое и полностью интегрированное в общий HR-контур решение.

Модуль реализуется как целостная экосистема, включающая несколько взаимосвязанных справочников (“Виды обучения”, “Планы обучения”), новый тип документа “Лист обучения” и сквозной автоматизированный процесс.

Ключевые особенности:

• Интеллектуальное планирование. Возможность гибкого определения критериев отбора участников (по ролям, подразделениям, должностям) и автоматического формирования списков.
• Автоматизация жизненного цикла обучения. От создания плана и отправки уведомлений до контроля прохождения (с автоматической проверкой на пересечение с отпусками) и формирования итогового пакета документов.
• Юридическая значимость. Автоматическая генерация и массовое подписание электронной подписью “Листов обучения” по утвержденным шаблонам, что полностью заменяет бумажный носитель.
• Проактивное управление. Настройка многоуровневых напоминаний как для сотрудников, так и для их руководителей, что обеспечивает высокий процент выполнения регламентных требований в установленные сроки.

Обложка модуля «Обучение УФМ»

Трудности на проекте и пути их решения

Интеграция с модифицированной системой 1С.

Ключевой технический вызов заключался в необходимости интеграции новой СЭД с существенно кастомизированной 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) версии Проф Банка. Силами разработчиков СТАРКОВ Групп было создано гибкое интеграционное решение, которое обеспечило передачу важных данных: руководителя подразделения, региона сотрудника, ответственного исполнителя. Это позволило автоматически строить точные и соответствующие внутренним регламентам маршруты согласования.

Интеграция с "КриптоПро.Ключ".

В рамках проекта была успешно решена нетривиальная задача интеграции системы с криптопровайдером "КриптоПро.Ключ", поддержка которого не была предусмотрена вендором в базовой версии HR Pro 2.3. Команда СТАРКОВ Групп самостоятельно реализовала модуль интеграции на тестовом контуре, где успешно отработаны сценарии выпуска квалифицированных сертификатов и их применения для подписания электронных документов, что представило возможность обеспечить бесперебойную работу в промышленной среде.

Конвертация системы.

Проект стартовал на базе версии HR Pro 2.2, однако на этапе анализа и проектирования вендор выпустил обновление платформы до версии 2.3. Новая редакция полноценно покрывала часть требований Заказчика, которые требовали глубокой доработки в 2.2: появились встроенные бизнес-процессы по работе с авансовыми отчетами, механизмы массового согласования и подписания, а также расширенный функционал синхронизации с 1С:ЗУП (включая передачу прав на отпуск). Принятие стратегического решения о переходе на HR Pro 2.3 повлекло за собой модернизацию всей платформенной основы. Поскольку новая версия HR-решения поддерживалась исключительно на обновленной платформе Directum RX 4.9, проекту предстоял апгрейд программной экосистемы с версии 4.7. Этот шаг позволил максимально использовать штатный, поддерживаемый вендором функционал, минимизировав объем кастомизаций, что в долгосрочной перспективе снизило риски и затраты на поддержку системы.

Итоги внедрения

Реализованный компанией СТАРКОВ Групп проект достиг поставленных целей, а по части технических вопросов — превзошел ожидания, заложив фундамент для долгосрочного развития цифровых HR-сервисов в Банке.

Показатели эффективности

Количественные результаты

Качественные результаты

• Сотрудники получили удобный сервис. Написал заявление и получил уведомление, что отпуск согласован.
• Регуляторные риски снижены до нуля. Процесс обучения УФМ автоматизирован полностью: от формирования плана до подписания листов обучения электронной подписью.
• Прозрачность и контролируемость. HR видит полную картину по каждому сотруднику, Банк видит исполнение всех регламентных требований.
• Технологическая независимость. Благодаря ставке на no-code и типовой функционал, Банк получил возможность самостоятельно развивать систему в будущем без критической зависимости от вендора или подрядчика.

Дальнейшие планы

На текущем этапе Банк работает на «коробочном» решении – это осознанный выбор в пользу скорости старта и минимизации инвестиций на первом этапе. Да, на данном уровне система не в полной мере отвечает всем ожиданиям пользователей, но это лишь первый, фундаментальный шаг: главное сделано – Банк перешел на электронный документооборот, отказавшись от бумаги в ключевых HR-процессах.

Вопросы удобства, интерфейсов и пользовательского опыта будут последовательно решаться в рамках следующего этапа развития. Банк уже заложил основу для того, чтобы превратить «коробку» в эргономичный, тонко настроенный под свои задачи инструмент, не останавливая при этом текущих операций и не теряя достигнутой эффективности.

А команда СТАРКОВ Групп продолжает сопровождать Заказчика и участвовать в развитии цифровой экосистемы Банка. Ближайшие планы – конвертация HR-модуля на версию 2.7 – это следующий закономерный шаг в развитии системы, который обеспечит доступ к новым функциональным возможностям и улучшенным механизмам платформы.

Над проектом работали

Состав команды Заказчика

• Директор Проекта – Чубукина Елена – Начальник Департамента по работе с персоналом
• Руководитель проекта – Колбин Роман – Начальник Управления сопровождения информационных систем Департамента информационных технологий Информационно-технологического блока
• Заместитель руководителя проекта – Козлова Юлия – Заместитель начальника
• Центра кадрового учета (Управление) Департамента по работе с персоналом
• Эксперт – Аюпов Артур – Начальник Отдела организационного дизайна и мотивации
• Департамента по работе с персоналом
• Эксперт – Грачёв Игорь – Начальник Управления информационной безопасности Департамента информационной безопасности
• Руководитель ИТ-службы – Паршенков Григорий – Начальник департамента информационных технологий Информационно-технологического блока
• Администратор системы DIRECTUM – Краснова Ольга – Владелец продукта информационных технологий Отдела прочих информационных систем Управления сопровождения Департамента информационных технологий Информационно-технологического блока

Состав команды Исполнителя

• Руководитель проекта – Вафина Вера
• Разработчик – Вершинин Никита
• Разработчик – Идиятов Александр
• Разработчик – Жуков Роман
• Системный инженер – Евгений Горшков
• Аналитик – Логиновских Мария
• Аналитик – Ильина Юлия
• Консультант – Кокшаров Антон
• Консультант – Кузнецова Анастасия

Компания-исполнитель

ООО “СТАРКОВ Групп” - ведущий системный интегратор и Генеральный партнер компании DIRECTUM. Ключевая специализация предприятия – внедрение и сопровождение ECM-решений для автоматизации управления документами и бизнес-процессами в сегментах B2B и B2G.

Компания обладает глубокой экспертизой в реализации сложных проектов цифровой трансформации, включая миграцию с устаревших платформ на современные импортонезависимые решения. В работе с Банком команда исполнителя подтвердила способность решать задачи повышенной сложности в регулируемом финансовом секторе: обеспечивать высокий уровень информационной безопасности, адаптировать систему под уникальные банковские процессы и гарантировать бесперебойность работы при критически важных переходах.

СТАРКОВ Групп осуществляет полный цикл внедрения: от методического аудита и проектирования архитектуры до глубокой кастомизации, разработки дополнительных модулей, интеграции со сторонними сервисами (1С, Контур.Диадок и др.), обучения персонала и постпроектной технической поддержки. Надежность партнера подтверждена многолетним сотрудничеством с вендором и успешной реализацией инфраструктурных проектов, требующих максимальной отказоустойчивости и соответствия регуляторным требованиям.