Трансформация Directum RX для целей структурированного хранений исторического фонда и текущей деятельности Заказчика

Бизнес-контекст

Деятельность Заказчика связана с разрешением правовых вопросов с глубокой и всеобъемлющей экспертизой во множестве практик и отраслей. Гибкое и проактивное ведение проектов с выстраиванием партнерских отношений со своими Клиентами. В работе сотрудников важен каждый документ, каждое электронное письмо, которое помогает всесторонне подойти к решению вопросов Клиентов, при этом должны быть приняты все меры обеспечения информационной безопасности.

Предпосылки проекта

Весной 2022 года некоторые зарубежные сервисы перестали быть доступными, что потребовало от сотрудников Заказчика дополнительных ручных манипуляций по сохранению и ведению документации и электронных писем в привычной структурированной форме папок проектов и подпроектов.

Для этих целей был выбран Directum RX.

До осени 2024 года предварительно было настроено, в том числе и средствами low-code, структурированное хранилище документации по проектам с развитой ролевой моделью с обеспечением мер информационной безопасности.

Цели и задачи проекта

Цель проекта – формирование исторического фонда и получение электронных писем в режиме реального времени в Directum RX в соответствии с разработанной ранее функциональностью файлового хранилища.

Задачи проекта:

• Перенести исторический фонд электронных писем сотрудников с сервера MS Exchange в Directum RX
• Обеспечить копирование папочной структуры сотрудников и электронных писем из MS Exchange  в Directum RX

Описание и возможности решения

Для удобства работы сотрудников Компании было принято решение продолжать развитие Directum RX: деловая переписка с Клиентами складывается рядом с получаемой и разрабатываемой документацией для Клиентов.

Задачу декомпозировали до:

• Импорт исторических данных из почтовых ящиков сотрудников с весны 2022 года, что позволило снизить нагрузку на ОЗУ пользовательских АРМ, снизить квоту на размер ящика в MS Exchange, что также сняло колоссальную нагрузку на сервера MS Exchange
• Разработка внешней утилиты онлайн-синхронизации состояния почтовых ящиков сотрудников с файловым хранилищем на базе Directum RX

Для миграции исторических данных разработчики исследовали возможности подключения к MS Exchange под сервисной учетной записью с правами, достаточными для подключения к мигрируемому почтовому ящику для получения информации по структуре папок в почтовом клиенте сотрудника. 

• Реализованоо отслеживание не только папок «Входящие» и «Отправлено», но и в нередких случаях разветвленной папочной структуры иногда и с большим уровнем вложенности папок, например, как на скрине ниже из тестового контура.
• Решение воспроизводит папочную структуру в Directum RX в разделе Персональные данные.
• После воспроизведение папочной структуры решение копирует по протоколу EWS письма в Directum RX в соответствующую папку.

На скрине ниже пример работы импорта:

•  "1", "2", "3" – адрес электронной почты из карточки «Сотрудник», папка «Входящие» и папка «ПроверкаПравила» соответственно
• "4" – ссылки на электронные письма в папке "credosDev1@domain.domain/Входящие/ПроверкаПравила"

Письма выгружаются в формате eml, с заделом на дальнейшее замещение MS Exchange на другие решения корпоративной электронной почты, которые могут и не использовать формат MSG (MS Outlook сохраняет письма в таком формате).

Кроме интеграции с MS Exchange реализована и ролевая модель на получаемые сущности.

Сложности и предодоление

Сложности, с которым совместно с Заказчиком столкнулись, но преодолели:

• Изучение стека EWS-API и документации MS Exchange.
• Авторизация учетной записи сервисного пользователя из Directum RX в MS Exchange.

Directum RX в момент анализа и разработки решения развернут на Linux-подобной ОС и имел версию 4.8 (в текущей версии Заказчика 25.2 это решается парой строк в коде), что не позволяло произвести авторизацию без дополнительных манипуляций. Изучение документации и упорство помогли преодолеть сложность – добавлена необходимая библиотека в образы контейнеров.

Проект перешел в опытную эксплуатацию в июле 2024, основной массив исторического фонда начал подгружаться с осени 2024.

Как работает решение

Для использования решения необходимо:

1. Указать активную сервисную учетную запись с правами, достаточными для чтения информации из почтовых ящиков пользователей, а также указание действующей EWS-ссылки. Правильность настройки можно проверить на лету кнопкой "Проверить почту"

2. Создать запись в специальном справочнике с указанием сотрудника, чей ящик необходимо скопировать в Directum RX. Название почтового ящика добавляется автоматически:

3. После этого необходимо сформировать параметр миграции исторических данных с указанием периода миграции, например

4. Далее запускается собственно миграция с возможностью выбора нескольких параметров миграции, а также форматом записи лог-файлов (по дате, по почтовому ящику, по процессу)

Сотрудники, входящие в роль Администраторы будут оповещены о начале и окончании миграции по выбранным параметрам миграции

В случае необходимости можно обратиться к лог-файлам, например, на предмет проверки ошибок миграции.

Перед копированием в необходимую папку в Directum RX происходит проверяются по связке "GUID папки в MS Outlook + networkmassageId". Если по такой связке письма не находится, то копируется, иначе письмо уже скачано в предыдущие миграции, т.е. дулей нет.

Онлайн-решение

Логичным продолжением решения стала разработка решения для онлайн получения писем с почтового сервера MS Exchange в папочную структуру в персональных разделах сотрудников в Directum RX.

На данном этапе он-лайн синхронизации электронной почты разработана обособленная утилита, которая в режиме реального времени отслеживает события в почтовых ящиках (EWS API), указанных в конфигурационном файле утилиты, и в случае необходимости отправляет новую или обновленную информацию в Directum RX (HTTP-запросы OData).

В ходе анализа и проектирования были разработаны и реализованы:

• методы для обработки событий для кастомных папок и электронных писем: создание, переименование, перенос, удаление;
• средства проверки целостности данных;
• логирование работы утилиты и Directum RX;
• система уведомлений Администраторов, в случае возникновения каких-то проблем.

Написание и тестирование решения заняло немногим более года и первые письма начали поступать в продуктивный Directum RX в августе 2025 года.

Также столкнулись с особенностями работы решения «Полнотекстовый поиск. Elasticsearch» – не умело индексировать файлы с расширением EML. Для этого нашим системным инженером было разработано обходное решение по парсингу файлов с расширением EML.

Результаты

Миграция исторического фонда электронных писем позволила ИТ-службе Заказчика снять нагрузку на ОЗУ АРМ сотрудников благодаря переносу огромного количества писем в защищенное файловое хранилище Directum RX. Снизить нагрузку на сервера MS Exchange.

Всего на данные момент в продуктивном контуре Directum RX Заказчика более 3,3 млн электронных писем, из них 3 млн загружены решением импорта исторических данных и 300 тыс получены решением онлайн- синхронизации.

Огромный исторический фонд данных для быстрого доступа к любому документу по Клиентам, в том числе и с использованием полнотекстового поиска.

Потенциал использования

Миграцию исторического фонда электронных писем из MS Exchange в принципе можно использовать в любой организации, которая использует этот почтовый сервер. В планах развития доработка методов для подключения к другим серверам, например, RuPost.

Развитие

В проработке возможность размещения функционала он-лайн синхронизации из внешней утилиты непосредственно в Directum RX.

Команда проекта

"КРЕДО-С" предоставляет заказчикам услуги по внедрению новейших технологий в сфере информационной безопасности, проектированию и построению IT-инфраструктуры различного уровня сложности, автоматизации бизнес-процессов на предприятиях России с 1993 года.

Состав команды от исполнителя Кредо-С ООО

Куратор проекта – Кирилл Калинов	Руководитель проекта – Александр Черкасов
Аналитик – Елена Коряжкина	Тимлид команды разработки – Марина Меньшикова
Разработчик – Никита Подпорин	Руководитель группы сопровождения проектов – Дмитрий Колесников
Системный инженер – Игорь Шмыков

Об авторе заявки

Александр Черкасов. Выступал в роли Руководителя проекта от Исполнителя.

Проект и последующее развитие имеют стратегическое значение для нашей компании. Это был опыт исследования границ возможностей коробочного решения, их преодоление с использованием решений low-/hard-code.