Цифровизация авиационного документооборота

Ключевая идея: создание единого цифрового контура для обработки авиационных документов, обеспечивающего:

• сокращение сроков согласования и подписания;
• юридическую значимость электронных документов и составление реестра;
• прозрачность и контроль исполнения;
• интеграцию с производственными системами.

Сроки: сентябрь 2025 - март 2026.

Предпосылки

Авиакомпания столкнулась с рядом проблем из‑за бумажного документооборота и разрозненных электронных систем:

• Низкая скорость процессов. Согласование графиков сменности с профсоюзом занимало 3–5 дней, обработка сводных загрузочных ведомостей — до 4 часов на рейс, формирование архива полётных заданий — 1–2 дня после рейса.
• Расхождения в данных. Last Minute Change (LMC) фиксировались вручную, что приводило к ошибкам в ведомостях.
• Трудоёмкость. Сотрудники тратили до 20 часов в месяц на сверку ведомостей и формирование архива полётных заданий.
• Отсутствие юридической значимости электронных копий бумажных документов.
• Дублирование данных в Excel, производственных системах и корпоративном портале.
• Высокие затраты на печать и логистику бумажных документов.

Решение: Разработан модуль Лётная документация, в рамках которого происходит интеграция с производственной системой предприятия и внешними системами (аэропорты). Модуль автоматизирует сквозной процесс для трёх ключевых типов документов:

1. Полетные задания: автоматическая загрузка из производственной системы → согласование и подписание в DRX → формирование реестра юридически значимых документов.
2. Графики сменности: получение месячного графика из производственной системы → разделение на индивидуальные → согласование и утверждение→ рассылка на ознакомление индивидуальных графиков сотрудникам.
3. Сводные загрузочные ведомости: отправка от аэропорта → валидация → подписание → передача подписанного документа обратно.

Результаты:

• сокращение сроков обработки документов на 70 %;
• создание единого реестра юридически значимых авиационных документов;
• уменьшение рисков расхождения версий актуальных документов с аэропортом

Перспективы: масштабирование решения на другие типы авиационных документов, объединение их в единый пакет летной документации по рейсу.

Кейс 1. Полётное задание

До автоматизации

• Согласование происходило в производственной системе.
• Документ распечатывался, подписывался пилотом вручную перед вылетом.
• После выполнения рейса бумажный документ сдавался в архив только после прибытия экипажа в аэропорт базирования — через 1–2 дня.

Проблемы

• задержки в формировании архива на 1–2 дня;
• риски утери/повреждения документов;
• поиск нужного документа при проверках занимал часы или дни.
• высокая трудоёмкость ручного учёта и архивирования;
• отсутствие оперативного контроля
• дополнительные затраты на печать и физическую передачу документов.

Результаты

Стало

1. Автоматическая передача из производственной системы в Directum RX (JSON) после согласования.
2. Электронное подписание пилотом: получает уведомление в Directum Jazz, проверяет данные и подписывает с помощью УНЭП
3. Доступ на борту: задание доступно на бортовом планшете капитана
4. Автоматизированная архивация: документ помещается в электронный архив с привязкой к рейсу, дате и аэропорту
5. Быстрый поиск и отчётность: мгновенный доступ к любому заданию (поиск по реквизитам), возможность экспорта данных.
6. Контроль версий: при корректировках создаётся новая версия с историей изменений.

Эффект

Перспективы развития процесса работы с полётными заданиями

Полётное задание является ведущим документом для формирования всего пакета сопроводительной документации по рейсу. Уже сейчас часть документов (например, кейс 2 сводные загрузочные ведомости) передаются в электронном виде.

В перспективе планируется полностью перевести все связанные документы в электронный формат и сформировать единый цифровой пакет по рейсу.

Перспективные направления развития

Формирование единого цифрового пакета по рейсу

На базе полётного задания будет автоматически формироваться полный комплект электронных документов:

• сводная загрузочная ведомость (СЗВ); (планируется обмен ЭСЗВ распространять на большее количество аэропортов)
• расходный ордер на заправку воздушного судна (находится в Тестовой Эксплуатации)

Кейс 2. График сменности

До автоматизации (как было)

1. Длительное бумажное согласование с профсоюзом:

• общий график сменности распечатывался на бумаге;
• документ передавался в профсоюзную организацию для согласования;
• процесс занимал 3–5 рабочих дней из‑за:
  • необходимости физического присутствия представителей профсоюза;
  • возможных доработок и повторных согласований.

2. Разрозненное утверждение и ознакомление:

• после согласования с профсоюзом график утверждался на корпоративном портале с использованием простой электронной подписи (ПЭП);
• сотрудники получали доступ к полному графику по подразделению (до 450 человек), а не к своему индивидуальному расписанию;
• ознакомление происходило формально: сотрудник должен был зайти на портал и «проставить галочку», что он ознакомился с документом.

3. Проблемы, вызванные отсутствием индивидуальных графиков:

• конфиденциальность: сотрудники видели смены коллег, что приводило к спорам;
• недопонимания: сложно было найти свою смену в большом документе;

4. Прочие проблемы:

• дублирование данных: информация вносилась в:
  • бумажный график (для профсоюза);
  • корпоративный портал (для утверждения);
  • Производственная система (для оперативного учёта смен);

Цель изменений для графиков сменности

Автоматизировать процесс формирования, согласования с профсоюзом и ознакомления с графиками сменности, обеспечив:

• электронное согласование с профсоюзом без бумажных носителей;
• формирование индивидуальных графиков для каждого сотрудника;
• персональное ознакомление с фиксацией факта и даты;
• единый источник достоверной информации о графиках.

Решение

Пошаговый процесс обработки графиков сменности:

1. Автоматическая загрузка. Из производственной системы в Directum RX поступает общий график сменности на месяц (JSON).
2. Электронное согласование с профсоюзом:
   • профсоюз получает уведомление в почту о поступившей задаче.
   • согласование выполняется с помощью УКЭП через Directum RX
   • срок согласования сокращается до 1–2 часов вместо 3–5 дней.
3. Автоматическое разделение. Система разбивает общий график до 450 индивидуальных с привязкой к табельному номеру. Для каждого создаётся карточка документа
4. Электронное утверждение:
   • директор по персоналу или генеральный директор, подписывает все графики сменности, выполняя всего одну задачу
5. Персональное ознакомление сотрудников:
   • после утверждения система автоматически рассылает индивидуальные графики:
   • сотрудник обязан подтвердить ознакомление с помощью УНЭП

Создаётся единый реестр графиков с фильтрами по подразделениям, периодам, статусам ознакомления и версиям;

Настроена система уведомления руководителей о факте ознакомления с графиками сменности.

Результаты

Эффект от автоматизации

Кейс 3. Сводные загрузочные ведомости

До автоматизации (как было)

• Обмен ведомостями между аэропортом и авиакомпанией — на бумаге.
• Last Minute Change (LMC) фиксировались вручную на документе (неразборчиво, с потерями данных).
• Сверка счетов за наземное обслуживание — ручная (1-2 часа на рейс).

Проблемы

• расхождения в данных (разные версии у аэропорта и авиакомпании);
• отсутствие юридической значимости электронных копий;
• высокие трудозатраты на сверку.

Результаты

Как стало

1. Электронная передача ведомости от аэропорта
2. Проверка данных работником авиакомпании с планшета у борта ВС.
3. При LMC: аэропорт выпускает новую версию документа и направляет в АК → новая версия подтягивается в DRX и направляется на подписание КВС
4. Формирование реестра с историей версий и фильтрами.

Эффект

Дополнительные выгоды

• исключение ошибок ручного занесения LMC
• мгновенный доступ к истории изменений;
• снижение финансовых несостыковок из‑за некорректных счетов;

Команда внедрения

• Степанова Мария - Руководитель проектов
• Королёв Сергей - Главный разработчик
• Ерошевич Дарья - Бизнес-аналитик
• Ивлев Владислав - Системный аналитик