Внедрение ЭДО и договорной системы в условиях реструктуризации компании

О компании

На территории Комплекса реализуются мероприятия, направленные на воспитание гражданско-патриотических, духовно-нравственных и культурных ценностей. Для любителей театральных представлений и концертов работает масштабная «Грифон Арена», а также представлено уникальное и крупнейшее в России карнавальное шоу «Таврический вояж», посвященное истории Крыма. Посетители ежедневно могут посетить Храм-парк в честь Святой Троицы, Музей Христианства, Музей Крыма и Новороссии, а также Музей Античности и Византии.

Предыстория проекта

Организация нуждалась в оптимизации процессов. Нам хотелось добавить прозрачности и скорости в процессы. Значительные ресурсы уходили на согласование документов и принятие решений. Нам хотелось повысить личную ответственность исполнителей и общее качество исходящих документов, от простых писем до сложных договоров.

Инициатива по выбору системы исходила от руководства в рамках общей реструктуризации и роста компании. Нам требовалось решение, которое могло бы стать надежным фундаментом. После совместного анализа с юристами и финансистами нескольких систем, выбор пал на Directum RX. Решающими стали три фактора:

1. Удобная интеграция документооборота и договоров с возможностью быстрого подключения новых отделов, например финансовых.
2. Лицензионная модель Directum RX оказалась более прозрачной и предсказуемой, особенно с учетом опции облачного размещения, что было важно для руководства.
3. Оптимальный баланс настроек, не требующий долгой и дорогой доработки системы под задачи бизнеса.

Используемые решения

На сегодняшний день на базе Directum RX в нашей организации выстроен полноценный электронный документооборот, охватывающий все структурные подразделения компании. В системе работают 47 сотрудников, что позволяет четко фиксировать ответственность, сроки обработки и весь жизненный цикл документа, что критически важно для юридической значимости процессов. Параллельно мы активно развиваем договорной блок, который уже автоматизирован на 60%.

Наша ближайшая амбициозная цель — полностью перевести договорную работу в электронный вид, объединив в системе не только сами договоры, но и всю сопутствующую переписку, счета и акты, создав единое информационное пространство для каждой сделки.

Ход проекта

Сложности в ходе внедрения проекта

Главным вызовом стала масштабная реструктуризация компании, совпавшая со стадией настройки и запуска системы. Смена о организационной структуры и руководства стали стресс-тестом для проекта и для сотрудников.

Преодолеть этот разрыв удалось благодаря двум вещам: знаниям, полученным на обучении от Directum и оперативной поддержке куратора от вендора. Куратор проверяла настройки, и вместе мы вносили необходимые коррективы буквально за день-два, что позволило системе быстро адаптироваться к новой бизнес-реальности.

Обучение и развитие

Изначально мы настаивали на участии сотрудников в бесплатных вебинарах Directum, но активно в них включились лишь несколько пользователей. Для остальных, особенно для тех, кто работал «в полях» и никогда не сталкивался с ЭДО, пришлось искать индивидуальные решения. Кто-то просил прислать инструкцию, кто-то уверял, что разберется «методом тыка».

В итоге мы создали внутреннюю «шпаргалку» — пошаговые скриншоты с пояснениями по созданию основных документов. Сейчас для новых сотрудников у нас готов пакет адаптации: ссылки на видео Directum, наша внутренняя инструкция и личное предложение помощи. В планах — записать короткие скринкасты, чтобы сделать обучение еще нагляднее.

Результаты

Внедряя Directum, мы рассчитывали, что система привнесет порядок, прозрачность и скорость в наши бизнес-процессы. Мы хотели получить контроль над потоками документов, ускорить согласование и принятие решений, а также повысить личную ответственность исполнителей и общее качество исходящих документов, от простых писем до сложных договоров.

Сейчас, оглядываясь назад, можно уверенно сказать, что базовая задача по внедрению ЭДО решена на 100%. Система стала цифровым ядром для всех документов. Трудно представить, как мы раньше обходились без такого уровня контроля, особенно в части взаимодействия с государственными органами. Ожидания в части прозрачности и управляемости процессов полностью оправдались.

Отсутствие системы сегодня означало бы для организации постоянное нахождение в зоне высокого риска. Финансовые потери были бы неизбежны из-за срывов сроков, упущенных возможностей и неполученных платежей.

Репутационный ущерб, особенно в работе с государственными фондами и важными контрагентами, мог бы быть катастрофическим и сказаться на доверии к первому лицу компании. Операционная работа превратилась бы в хаос: потеря договоров, бесконечные согласования в мессенджерах, отсутствие единой версии истины и юридически значимой истории взаимодействия по каждому документу.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Наш путь автоматизации продолжается:

• первый приоритет — до конца марта добиться 100% перехода на ЭДО;
• второй — расширить пул пользователей, выйдя с предложением к руководству о покупке дополнительных лицензий.

Мы хотим вовлечь в систему больше рядовых исполнителей, чтобы повысить общую прозрачность работы на местах. И самая важная стратегическая цель — интеграция с финансовым блоком, в частности, настройка автоматической выгрузки документов в «Диадок». Это позволит замкнуть цикл и создать по-настоящему сквозной электронный документооборот, убрав последние бумажные рудименты и значительно упростив работу бухгалтерии и финансового контроля.