Оцифрованное решение для проведения заседаний комитетов/комиссии в ФГАОУ ВО «Московский Политехнический университет»

О заказчике

ФГАОУ ВО «Московский Политехнический университет» (Московский Политех) — один из крупнейших технических вузов России, созданный в 2016 году путём объединения Московского государственного машиностроительного университета (МАМИ) и Московского государственного университета печати имени Ивана Фёдорова.

Ключевые характеристики:

• Масштаб: более 25 000 студентов, свыше 1 500 преподавателей и научных сотрудников.
• Структура: 8 институтов, охватывающих направления от машиностроения и робототехники до медиатехнологий и дизайна.
• Бюджет: формируется из государственного финансирования (субсидии на выполнение госзадания), доходов от образовательной деятельности, научных грантов и контрактов с индустриальными партнёрами.
• Особенности управления: сложная система бюджетного планирования с участием множества подразделений, необходимость строгого соблюдения требований 44‑ФЗ и 273‑ФЗ.

Университет активно внедряет цифровые технологии в образовательный процесс и административные процессы, что соответствует стратегическим задачам цифровой трансформации образования в РФ.
 

Предметная область и бизнес-контекст

Коллегиальные органы управления (КОУ) — это группы экспертов или представителей (совет директоров, правление, педсовет), принимающие ключевые решения совместно, путем голосования. Они обеспечивают учет разных мнений, профессиональную экспертизу и демократичность, разделяя ответственность за принятые решения между всеми участниками.

В контексте настоящего решения под «КОУ» понимается процесс проведения заседаний бюджетных комитетов и штатных комиссий университета.

Актуальность цифровизации этого процесса отвечает ключевым трендам развития госуправления и образования:

• Цифровая трансформация госсектора. Указ Президента РФ № 309 и нацпроект «Экономика данных и цифровая трансформация государства» требуют развития цифровых технологий в работе госорганизаций.
• Оптимизация бюджетных процессов. Федеральный закон № 44‑ФЗ обязывает вузы прозрачно планировать и расходовать бюджетные средства.
• Снижение бюрократической нагрузки. Национальные проекты в сфере цифровизации и цифровой трансформации выделяют задачу сократить время на рутинные операции.
• Удалённая работа и гибридные форматы. Пандемия COVID‑19 ускорила переход к цифровым инструментам для коллективной работы.
• Требования к отчётности. Необходимость предоставлять детализированные отчёты в Минобрнауки и Казначейство РФ.

Цифровизация коллегиальных органов: Паспорт проекта

Контекст проекта: Цифровизация и модернизация коллегиальных органов управления осуществлялась в рамках проекта миграция системы электронного документооборота университета с платформы DIRECTUM 5 на современную экосистему Directum RX. Данный проект открыл уникальную возможность для качественной трансформации обеспечивающих процессов, ключевым из которых стал контур управления деятельностью бюджетных комитетов и штатных комиссий.

Миссия и стратегические цели

Ключевая идея проекта заключалась не просто в замене программного обеспечения, а в полноценном реинжиниринге и digital-трансформации процессов бюджетного планирования, контроля и управления организационной структурой.

Мы выделили четыре фундаментальные цели:

1. Повышение операционной эффективности. Оптимизация времени и ресурсов всех участников процесса за счет автоматизации рутинных операций на этапах подготовки, проведения и пост-обработки результатов заседаний.

2. Цифровая зрелость финансовых и кадровых процессов. Перевод сквозных процессов бюджетного управления и актуализации штатного расписания в полностью цифровой формат, исключающий бумажные носители.

3. Безусловная прозрачность и подотчётность. Создание контролируемой цифровой среды для принятия решений, обеспечивающей полную прослеживаемость целевого использования бюджетных средств и кадровых изменений.

4. Ускорение управленческого цикла. Минимизация временных лагов между возникновением потребности, её рассмотрением на комитете и выпуском итогового распорядительного документа.

Ключевые тактические задачи

Для достижения поставленных целей в рамках внедрения Directum RX были решены следующие задачи:

• Автоматизация документооборота заседаний: Реализован сквозной процесс автоматического формирования повесток, протоколов и сопутствующих материалов на основе структурированных данных системы.

• Создание единого реестра управленческих решений: Сформирована централизованная, исторически полная и защищенная база данных всех решений бюджетных комитетов и штатных комиссий с удобными инструментами поиска.

• Управление цифровым контентом: Обеспечено надежное хранение документов в едином электронном архиве с возможностью гибкого разграничения прав доступа и функционалом массового экспорта данных для внешних аудитов или внутренних проверок.

• Цифровизация голосования и легитимизация решений: Внедрен функционал обязательной фиксации голосов членов комитета/комиссии непосредственно в системе, что обеспечивает юридическую значимость и прозрачность финальных решений.

• Интеграция учетных циклов: Осуществлен полный переход на безбумажный электронный документооборот для всех типов бюджетной документации и документов, инициирующих изменения в штатном расписании университета.

Используемые решения и подходы

Московский Политех с 2014 года активно переводит свои процессы документооборота в цифровой вид на базе DIRECTUM 5. В 2025-м году было принято решение о переходе на Directum RX.

История проекта

• Даты старта и завершения проекта, срок выполнения работ в месяцах.

Сентябрь 2025 – Март 2026.

• Ход проекта

1) Обследование и анализ:

• аудит текущих процессов бюджетного планирования, штатной комиссии;
• интервью с ключевыми пользователями (члены бюджетных комитетов, бухгалтеры, плановики, помощники проректоров);
• фиксация требований и ограничений.

2) Проектирование решения:

• проектирование модификаций;
• проектирование бизнес‑процессов согласования;
• создание прототипов интерфейсов.

 3) Разработка и настройка:

• настройка Directum RX под требования вуза;
• модульно тестирование;
• демонстрации.

4) Подготовка к запуску:

• обучение администраторов системы;
• подготовка инструкций и регламентов.

5) Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию:

• обучение пользователей;
• запуск в эксплуатацию;
• сбор обратной связи и доработка;
• техническая поддержка.

Бизнес-процесс до изменений

После анализа существующего процесса, были зафиксированы следующие основные пункты по улучшению бизнес-процесса:

• Отдельно выделенный модуль (интерфейс);
• Массовая выгрузка материалов в карточке заседания;
• Возможность фиксации голосов участников в карточке заседания;

Описание решения

1. Общие сведения

Решение представляет собой отдельный функциональный модуль «Совещания и заседания», который обеспечивает:

• комплексное управление жизненным циклом заседаний коллегиальных органов (Бюджетный комитет, Штатная комиссия и др.);
• структурированную цифровую процедуру с жестким контролем на каждом этапе.

2. Ключевые функциональные возможности

Система автоматизирует работу участников процесса через следующие инструменты:

• Управление подготовкой:

  • Централизованное формирование повестки в карточке заседания.

  • Автоматический сбор и структурирование материалов докладов.

  • Формирование явочного листа (списка участников и экспертов).

• Сопровождение проведения:

  • Оперативная фиксация результатов голосования по каждому вопросу в режиме реального времени.

  • Контроль наличия кворума.

  • Ведение электронного чек-листа выступлений.

• Документирование и шаблонизация:

  • Автоматическая генерация документов по корпоративным стандартам: Повестка, Протокол, Явочный лист.

  • Использование интеллектуальных шаблонов, исключающих ошибки ручного ввода.

• Исполнение и контроль:

  • Мгновенная трансформация решений в персональные поручения.

  • Мониторинг статусов исполнения протокольных решений и автоматическая аналитическая отчетность.

3. Эффекты от внедрения

Решение позволяет достичь четырех критически важных для Университета показателей:

1. Оптимизация (Speed): Сокращение времени на подготовку и выпуск итогового протокола на 40-60%.

2. Стандартизация (Compliance): Унификация процедур принятия решений во всех подразделениях вуза.

3. Прозрачность (Transparency): Создание «цифрового следа» каждого решения — от инициативы до фиксации конкретного голоса.

4. Управляемость (Control): Гарантия того, что ни одно принятое решение не будет потеряно, благодаря системе автоматических поручений.

Организация рабочего места

Модуль «Совещания и заседания» вынесен в отдельное рабочее место.

Управление карточкой заседания

Массовый экспорт вопросов

Фиксация голосов секретарем комиссии

Стейкхолдеры проекта и практические эффекты внедрения

Результаты

Выгоды и преимущества внедрения решения

Планы по развитию проекта

Заказчик активно использует решение, в процессе эксплуатации формирует пожелания по дальнейшему развитию решения. Планируется внедрение Программного комитета.

Проектная команда и стейкхолдеры

Со стороны исполнителя:

Павлов Андрей Александрович
Роль: Руководитель проекта.
Зона ответственности: Общее управление, контроль сроков и качества реализации.

Сайнук Станислав Андреевич
Роль: Ведущий разработчик.
Зона ответственности: Архитектура и программная реализация решения на платформе Directum RX.

Нурмухаммед Аида
Роль: Системный аналитик.
Зона ответственности: Сбор требований, работа с бизнес-заказчиками, тестирование функционала и доработок.

Со стороны заказчика:

Баженов Александр Анатольевич
Роль: Начальник Центра управления делами, Администратор проекта.
Зона ответственности: Организационное обеспечение и координация административных ресурсов.

Солодова Ольга Сергеевна
Роль: Начальник управления экономики и финансов.
Зона ответственности: Владелец процесса «Бюджетный комитет», постановка методологических задач.

Горожанкина Ксения Константиновна
Роль: Помощник проректора.
Зона ответственности: Владелец процесса «Штатная комиссия», экспертная поддержка.