Новые горизонты цифровизации: переход на Directum RX в компании ДКС

Кейс масштабного и последовательного перехода на платформу Directum RX с учетом параллельной работы по другим направлениям в Directum 5. Комплекс проектов внедрения и подпроектов развития, которые существенно повлияли на бизнес-процессы компании и улучшили показатели эффективности.

Заказчик

АО «Диэлектрические кабельные системы» — один из крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования не только в России, но и Европе. Компания участвует в инновационных программах и обладает широким перечнем собственных патентов, а ее продукция отвечает самым высоким современным мировым стандартам.

Цели и задачи проекта

Цель перехода ДКС с платформы DIRECTUM 5 на Directum RX – это максимально эффективное и безопасное управление бизнес-процессами, а также внутренним и внешним документооборотом компании с помощью современной и перспективной импортонезависимой платформы со встроенными интеллектуальными сервисами. Переход должен положительно повлиять на прозрачность и структурированность более чем 37 бизнес-процессов, связанных с делопроизводством, финансовой и договорной деятельностью, а новая платформа должна предоставить максимальные возможности для  развития цифрового контура ДКС. 

В рамках проекта внедрены модули Финансовый архив, Договоры, Делопроизводство (Служебные записки). Использованы решения Матрица настроек задач и ЦУС 2.0. Проект перехода реализован по каскадной технологии. 

История проекта

С 2012 года система DIRECTUM 5 являлась основной платформой для документооборота ДКС, верно служила, росла вместе с ней, масштабировалась интеграциями и собственными сильными доработками. Фокус вендора на системе нового поколения Directum RX с современной архитектурой и удобными инструментами  утвердил решение ДКС о внедрении новой платформы. Этот переход был запланирован как поэтапный и практически бесшовный цикл проектов, завершившийся в 2025 году. 

Внедрение модуля "Финансовый архив", 04.2023 – 03.2024

Блоки работ:

• автоматизация 5 существующих бизнес-процессов.
• интеграция с другими сервисами и системами: 1С:Бухгалтерия, SAP ERP, Диадок c Directum RX, Диадок c DIRECTUM 5 (конкурентная работа);
• миграция справочников в новую систему.

На этом этапе ДКС стал формировать свою команду разработки, чтобы иметь возможность самостоятельно поддерживать и развивать систему, а также взять часть работ по переходу на себя. Наиболее сложные и значимые блоки ушли в реализацию Акелоном.

Тестирование велось параллельно с разработкой. Как только завершали разработку и тестирование одного бизнес-процесса, рабочей группе ДКС демонстрировали итог, собирались замечания, проводились доработки;

На этом внедрении обе команды почувствовали: под общим коммерческим названием «Directum» находятся разные по архитектуре и возможностям платформы.

На большинстве этапов возникали трудности: после тестовой эксплуатации и ОПЭ потребовался ряд доработок, установка системы и интеграции заняли больше времени, чем планировалось.

В итоге решение проблем трансформировалось в совместный ценный опыт:

• настроенный мониторинг системы помогает быстрее разбираться с возникающими проблемами;
• есть возможность построить конкурентное взаимодействие между Directum 5 и Directum RX. Важно подготовить вариант оперативного отката в случае появления критических дефектов;
• модули системы Directum RX обладают возможностями no-code и low-code настройки, благодаря чему решение проще поддерживать и заказчик может сам более оперативно вносить правки.

Внедрение модуля "Договоры", 05.2024 – 02.2025

Проект показывает, как единовременно перевести всю работу с договорными документами из системы Directum 5 на Directum RX, включая весь архив договорных документов за 13 лет, не останавливая при этом процессы согласования документов внутри компании, обучив пользователей за 3 дня и исключив этап ОПЭ. В рамках проекта были запланированы две основные задачи:  автоматизация процессов работы с договорными документами и миграция исторических данных. Ограничения платформы на валидацию схем не позволили реализовать все единым процессом и потребовали выделения подпроцессов. Настройка процессов вызвала у команды наибольшую сложность. 

Этап внедрения модуля Договоры можно считать открытием и базой ценного опыта:

• впервые было использовано решение Центр управления сообщениями (ЦУС 2.0) для проведения миграций и интеграций на проектах. Это позволило сэкономить примерно 200 чел/ч.
• для настройки и адаптации системы под процессы ДКС использовалось решение “Матрица настроек задач”. С его помощью удалось быстро адаптировать процессы без лишних модификаций системы, а  также реализовать возможность настройки процессов «на лету» администратором системы.
• термин «поддержка промышленной эксплуатации» появился именно на этом проекте, а сам этап стал важным нововведением. На данном этапе команда внедрения продолжает поддерживать систему в течение двух-трех недель после запуска, прежде чем передать её в сопровождение отдельной команде. и означает этап, когда команда внедрения продолжает поддерживать систему в течение двух-трех недель после запуска, прежде чем передать её в сопровождение отдельной команде.

Внедрение модуля Служебные записки, 04.2025-09.2025

К этому этапу команды заказчика и интегратора достигли синергии. Практический опыт предыдущих этапов перехода позволил максимально точно сопоставить возможности системы и требования заказчика, что практически на четверть снизило плановую стоимость проекта.

На этапе проектирования Акелон оптимизировал проектные решения и по договоренности с заказчиком, исключил из них часть схем, прототипов и описаний. Блоки, вероятность изменения которых была минимальна, начали разрабатывать еще в процессе согласования проектных решений.

Охват системы расширился до 600 пользователей.

Что было важно

Этапы перехода с DIRECTUM 5 на Directum RX шли отдельными проектами по каскадной технологии.

Наиболее сложными этапами в «подпроектах» были:

1. Проектирование: нужно было учесть множество нюансов системы Directum 5 и устоявшихся бизнес-процессов, учесть особенности работы Directum RX, ведь, будем честны — это не просто миграция, а внедрение новой системы.
2. Тестовая эксплуатация стала одним из наиболее сложных этапов, так как команде интегратора необходимо было продемонстрировать новый вид системы, а заказчику — привыкнуть к ней.
3. Миграция данных всегда непростой процесс, если объём документации огромный, как в случае с ДКС, то это очень сложный процесс.

Результаты

Все бизнес-процессы, которые раньше работали через Directum 5, успешно переведены на новую платформу. Но главный результат — это новые возможности для цифровизации, поддерживающие рост и развитие компании и её сотрудников. Таким образом, уже в следующем месяце в ДКС стартует новый проект, связанный с модулем HR Pro. 

Ещё один важный результат — это доверительные отношения и синергия двух экспертных команд, сложившая в процессе перехода на новую систему. Постепенно мы научились находить компромиссы без большого объема документации, огромного количества митингов и длительных обсуждений. Такой формат взаимодействия экономит часы работы и позволяет находить наиболее эффективные решения. 

Результаты в цифрах:

• 600+ пользователей в системе
• 7 отдельных юридических лиц объединены платформой
• 37+ автоматизированных процессов
• на 30% сократилось время на интеграцию и миграцию 

Планы по развитию проекта

В планах ДКС развитие системы относительно исходной Директум 5, то есть наращивание функциональности новой системы.

Команды проекта

Со стороны заказчика ключевую роль сыграло ИТ-подразделение, в частности руководитель проекта Белюга Ольга. Максимальная погруженность в текущие процессы и знание Директум 5 сильно упростило ход проекта и позволило минимизировать привлечение ключевых пользователей и владельцев процессов. Безусловно к проекту привлекались руководители подразделений ДКС и ключевые пользователи, но основную поддержку оказал ИТ-департамент. Большинство вопросов, возникающих на этапах проектирования и тестовой эксплуатации, были решены ИТ-командой заказчика, руководил которой Руслан Вдовин.

Команда со стороны исполнителя менялась. После первого этапа были сделаны выводы и она была переформирована полностью, после второго этапа также были изменения в составе, но РП, аналитики и ведущий разработчик, то есть основной состав, остались прежними.

Исполнитель

«Акелон» - российский IT-интегратор, генеральный партнер Directum . На протяжении 16 лет компания оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы Заказчиков из разных отраслей экономики: правительственных и банковских структур, ритейла, компаний нефтегазового, металлургического, машиностроительного и энергетического секторов, фармацевтических, сельскохозяйственных предприятий.

Авторы заявки

Руслан Вдовин, руководитель проектов, Акелон и Ольга Белюга, руководитель группы департамента информационных технологий, ДКС.