Эволюция Directum RX в Ютекс: новые процессы, поиск и масштабирование

Ютекс — одна из самых крупных компаний по производству ПВХ покрытий. Сегодня предприятие производит около 30 миллионов кв. м. линолеума в год, а география продаж затрагивает почти все страны бывшего СНГ.

Цели и задачи проекта

В декабре 2024 года компания Ютекс завершила переход на Directum RX. Команда проекта автоматизировала делопроизводство и согласование договорных документов.

При эксплуатации системы возникла потребность переноса в Directum RX дополнительных процессов с минимальной адаптацией базового решения.

Новый этап. Ключевые автоматизированные процессы

В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы:

• управление доверенностями;
• управление регламентирующими документами;
• развитие процесса согласования;
• управление САРЕХ (капитальными затратами).

Процесс делился на работу с бумажными и электронными доверенностями.

Заказчику требовался общий прозрачный инструмент для поиска, просмотра и отслеживания актуальности доверенностей.

Для этих целей мы реализовали несколько настроек и модификаций:

1. Добавили внутренний справочник полномочий

Для Полномочия подписания договорных документов добавили уточнение категории договорного документа.

2. В реестре доверенностей реализовали уточненный фильтр, включающий в себя новый справочник полномочий и категории договорных документов. Это позволило максимально оперативно находить доверенность с нужными полномочиями, в том числе для создания прав подписи.

3. Настроили соответствующие права доступа: просмотр карточки без тела документа с персональными данными.

4. Модифицировали фоновый процесс рассылки уведомлений о завершении сроков действия доверенностей.

Далее мы перевели в цифровой вид управление локально-нормативными актами (регламентирующими документами).

Существующее базовое решение перекрывало основные потребности заказчика по управлению регламентирующими документами и было внедрено в пилотную эксплуатацию без модификаций.

Согласно матрице ответственности по ЛНА мы настроили 8 вычисляемых ролей для определения ответственного за каждый этап в зависимости от категории. Схема задачи на согласование ЛНА была настроена по действующему регламенту заказчика.

Универсальность доработок, реализованных для договорных документов при внедрении, позволила использовать их и для ЛНА. Так, задание на обработку документов после подписания может быть выполнено только при добавлении отсканированной версии документа.

Основным проблемным вопросом в управлении ЛНА у заказчика была организация ознакомления с документом неавторизованных пользователей и поддержание актуальности списков на ознакомление. Для этого мы реализовали следующие модификации:

• На карточку ЛНА добавлен признак потребности ознакомления сотрудников подразделения, указанного в документе. При установке признака система актуализирует состав списка: добавляет новых сотрудников подразделения и убирает закрытых.

• На карточку ЛНА добавлен отчет, формирующий актуальный бланк ознакомления в формате, соответствующем требованиям заказчика.

• Для ознакомления неавторизованных сотрудников модифицирована задача на ознакомление: для регламентирующих документов снята поверка на наличие учетной записи, а в самой схеме настроено получение задания на организацию ознакомления вычисляемому исполнителю в зависимости от списка критериев.

Поддержка синхронизации списка контрагентов

В рамках проекта перехода на Directum RX ранее был реализован новый тип задачи – запрос на создание контрагента в учетной системе.

Для устранения возможного расхождения реестра контрагентов в базовой учетной системе и Directum RX в результате синхронизации с сервисом обмена мы реализовали фоновый процесс. Он отслеживает создание новых контрагентов и отправляет уведомление списку заинтересованных лиц, вычисляемых по критериям.

Поддержание синхронизации остатков по статьям бюджета

В проекте внедрения была реализована синхронизация справочника Статьи бюджета с учетной системой. В проекте развития синхронизация была расширена: добавлены новые реквизиты: Остаток статьи за месяц и за год.

Новые реквизиты были вынесены на карточку договора с цветовой подсветкой контрола для привлечения внимания ответственного на этапе создания и согласования документа.

Для тех же целей мы модифицировали блок Реквизиты документа в задаче на согласование договорного документа. Ключевые реквизиты и цветовая идентификация по значению позволяет сократить время согласующего на проверку документа.

Поддержка актуальности ответственных за документ

После миграции договорных документов из архивной системы было обнаружено значительное количество действующих договоров, ответственными за которые были указаны закрытые сотрудники.

Для актуализации данных провели автоматизированную сортировку документов из учетной системы с заменой сотрудников на действующие.

Завершающим процессом, подлежащим цифровизации в 2025 году, стало управление САРЕХ (капитальными затратами).

Для нового вида документа с незначительной модификацией карточки был настроен соответствующий шаблон, 5 вычисляемых ролей исполнителей этапов и схема согласования.

Реализовали новый фоновый процесс по рассылке уведомлений о завершении действия САРЕХ. Таким образом подытожили унификацию цифровых процессов компании в 2025 году.

Для удобства пользователей по поиску информации в системе: как по отдельным реквизитам карточек, так и по содержимому, было принято решение о развертывании полнотекстового поиска Elasticsearch.

Это стало также первым шагом к внедрению интеллектуальных систем в компании.

Обучение и развитие

Результаты

3 новых процесса управления стали цифровыми с минимальными модификациями базового решения Directum RX.

Успешное масштабирование проекта заказчиком: к системе подключено новое юридическое лицо.

Гибкость настройки, заложенная на этапе внедрения, позволила избежать модификаций.

Планы по развитию

В ближайших планах компании обновление системы до последней версии для использования всех доступных возможностей и выбор следующих процессов для цифровизации.

В планах на 2026 год проект по внедрению и развитию инструментов ИИ: захват и распознавание договоров, сравнение документов, нормоконтроль договорных документов, вопросно-ответный поиск.

Команда проекта

От заказчика:

• Ширина Инна – руководитель проекта
• Митюшин Всеволод – директор по финансам
• Горбунов Дмитрий – директор по ИТ
• Зарайский Андрей – руководитель ИТ отдела

От исполнителя:

• Латута Вячеслав – куратор команды
• Рвачева Наталия – архитектор
• Илюшина Екатерина – ведущий аналитик
• Пичкова Ольга – аналитик
• Заполина Анастасия – тимлид разработки
• Федоров Дмитрий – инженер-разработчик
• Самсонов Сергей – инженер-разработчик