Автоматизация оформления санаторно-курортного лечения в Авиакомпании «ЮТэйр»

Цели и задачи проекта

Необходимость в реализации проекта была обусловлена двумя ключевыми факторами: быстрым развитием электронного документооборота (ЭДО) внутри компании и территориальной отдаленностью большого количества сотрудников от головного офиса. В связи с этим, вариант «на бумаге» перестал быть актуальным для работы с данным процессом.

Инициатором и заказчиком выступил отдел нематериальной мотивации (ОНМ). Так как для оформления заявления на санаторно-курортное лечение (СКЛ) требовалось личное присутствие сотрудника и оформление бумажного заявления, то переход на ЭДО помог:

• существенно сократить временные затраты сотрудников и специалистов ОНМ;
• повысить лояльность персонала за счёт упрощения процедуры оформления;
• минимизировать количество ошибок благодаря автоматизированному вводу данных;
• исключить необходимость личных визитов для подачи заявлений;
• обеспечить своевременную подготовку и подачу отчётности в Социальный фонд России (СФР) в соответствии с нормативными требованиями.

Таким образом, все указанные причины стали основой для принятия решения автоматизации процесса оформления СКЛ.

Используемые решения и подходы

Учитывая, что внедрение КЭДО на базе Directum HR Pro в Группе «ЮТэйр» началось в апреле 2023 года, выбор данной системы для автоматизации процесса СКЛ был очевиден. Использование уже знакомого сотрудникам функционала позволило ускорить запуск проекта и снизить порог входа.

Directum RX, модуль Льготы, Directum HR Pro, личный кабинет.

История проекта

Проект стартовал в 10.12.2024 г., дата начала ОПЭ - 24.03.2025 г.

1. Декабрь 2024 г. - Январь 2025 г.– сбор потребностей, проектирование, написание ТЗ, разработка.
2. Февраль 2025 г. - Март 2025г. – разработка, тестирование.
3. Февраль — Март 2025г. – приемка заказчиком, передача в ОПЭ.

Из-за большого объема требований процесс был разделен на две части.

Первая часть включала в себя:

• Сбор и формализация требований;
• Написание технического задания;
• Разработка модуля СКЛ;
• Разработка процесса согласования заявления и ФП;
• Тестирование;
• Демонстрация;
• Передача в ОПЭ;
• Консультация по вопросам;
• Сбор предложений от заказчика после ОПЭ.

Вторая часть включала в себя:

• Разработка процесса изменения лимитов;
• Разработка процесса передача сотрудников в резервный список;
• Разработка контроля специалистами ОНМ по наличию отпуска в период СКЛ;
• Разработка контроля специалистами ОНМ по возврату первичных документов;
• Тестирование;
• Демонстрация.

Процесс до/после изменений

Описание реализации

Для специалистов ОНМ был реализован модуль «Льготы», который предоставляет удобный доступ ко всей необходимой информации в едином интерфейсе.

Заявка через личный кабинет

Оформление заявления происходит через личный кабинет, где сотрудник указывает желаемые даты, санаторий и тип номера. Система автоматически контролирует количество заявок (не более одной в год), блокируя повторную подачу, и проверяет наличие оформленного отпуска на период СКЛ

Обработка специалистом ОНМ

После подачи заявления система автоматически направляет заявление руководителю сотрудника и специалисту ОНМ (вычисляемая роль из Настройки адресного распределения).

Далее участники процесса выполняют задания с указанием необходимой информации.

Дальнейшее движение заявления определяется результатом его проверки специалистом ОНМ.

Выполнить - если нет замечаний к заявлению сотрудника, то заполняется «Стоимость», «Программа СКЛ» и при необходимости указывается «Не требовать заявления на удержание» или «Удержание в течение 3-х месяцев». После этого заявление сотрудника помещается в справочник «Путевки СКЛ».

Выполнить с подтверждением – если необходимо запросить подтверждение со стороны сотрудника. В этом случае сотрудник получит задание на подтверждение заявления.

На доработку - если есть замечания к заявлению сотрудника и его необходимо доработать. В этом случае сотрудник получит задание на доработку заявления.

Отказать - если нет возможности по производственной необходимости предоставить СКЛ сотруднику в указанный период. Обязательно указывается причину отказа. В этом случае сотрудник получит уведомление об отказе в согласовании заявления на период, указанный в заявлении. Задача прекратиться.

ToReserve – если на данный момент нет возможности согласовать заявление, то заявление сотрудника помещается в справочник «Резервные сотрудника» в дальнейшем, ему сообщать может ли сотрудник подать повторное заявление.

Состояние 

• В резерве – заявление сотрудника находится в резерве.
• Отправлено – сотруднику направлено задание на оформление СКЛ или отказ от путевки.
• Оформлено – сотрудник оформил заявление на СКЛ.
• Отменен - сотрудник отказался от оформления путевки или заявление отменено специалистом ОНМ по каким-либо причинам.

При необходимости специалист ОНМ может нажать «Показать резерв по сотруднику», чтобы проверить было ли заявление сотрудника ранее передано в резерв.

Для отправки сотруднику задания о возможности повторно оформить заявление на СКЛ необходимо нажать «Отправить уведомление».

Справочник «Путевки СКЛ»

Если путевка согласована и находится в справочнике «Путевки СКЛ» со статусом:

• Запланирована – путевка согласована, сотрудник оформил необходимые документы или они не требовались;
• Исполняется – сотрудник находится на санаторно-курортном лечении.
• Исполнена – сотрудник;
• Отменена – путевка была отменена по каким-либо причинам после согласования заявления;
• Ожидание документов – сотруднику через 3 рабочих дня после прохождения СКЛ и специалисту ОНМ поступит задание на предоставление первичных документов. Если сотрудник при выполнении задания приложить сканы документы, то они отобразятся в задании у специалиста ОНМ. При получении всех оригиналов документов (почтой/ЭДО и т.д.) после прохождения СКЛ сотрудником, необходимо выполнить задание нажав "Выполнить" и если все документы по сотруднику получены, то специалист ОНМ выполняет задание и тогда задание у сотрудника прекратиться;
• Ожидает оформления заявления на оформление доверенности - сотруднику необходимо оформить заявление на доверенность;
• Ожидает оформления заявлений на удержание и оформление доверенности - сотруднику необходимо оформить заявление на удержание и доверенность;
• Отчет сдан – первичные документы сданы, и информация передана в СФР.

Отчеты и уведомления

После завершения всех этапов работы над заявлением и прохождения СКЛ специалисты ОНМ формируют отчет для сдачи в СФР. В которых отражены сотрудники, санатории, период СКЛ и др. Сформировать можно для отчета: сотрудники по вредным условиям труда и пенсионеры/предпенсионеры.

Так же было разработано два фоновых процесса, которые отвечают за отправку уведомлений сотрудникам, обновление состояний в карточке путевок, отправка задач для контроля сдачи первичных документов.

Результаты

Результаты положительно влияют на устойчивое развитие авиакомпании и дает качественное улучшение по направлениям:

• Оптимизация времени: значительно сокращены временные затраты как для сотрудников (подача заявления, отсутствие необходимости посещать офис), так и для специалистов ОНМ (обработка заявок).
• Упрощение процессов: внедрение сквозного контроля позволило упростить сбор пакета документов и обеспечить быстрое формирование необходимой отчётности.
• Операционная эффективность и прозрачность: цифровизация процесса обеспечила сквозной контроль, фиксацию каждого этапа и соблюдение сроков. Это позволило минимизировать риски потери документов, ошибок в данных и несвоевременной обработки заявок.
• Повышение лояльности: выросла удовлетворённость сотрудников благодаря доступности сервиса и интуитивно понятному интерфейсу личного кабинета.
• Социальная ответственность и HR-бренд: удобный интерфейс и доступность сервиса усилили позиции компании как привлекательного и ответственного работодателя.
• Равный доступ: внедрение обеспечило равный доступ к льготам для всех сотрудников, независимо от их местонахождения.

Показатели

Подробно показатели рассмотрены в таблице выше. В совокупности 

• в 7-10 раз ускорилась обработка заявок сотрудников
• 75% сократились трудозатраты на обработку заявок
• на 95% автоматизирована отчётность

Планы по развитию

Дальнейшее развитие проекта направлено на углубление автоматизации и расширение функциональности:

1. Интеграция с финансовой системой: планируется наладить обмен данными с SAP. Это позволит автоматически формировать проводки по факту прохождения СКЛ, что существенно сэкономит время при закрытии отчётного периода.
2. Усиление контроля: будет реализована автоматическая проверка заявлений на соответствие льготной категории сотрудника и условиям программы СКЛ.
3. Повышение гибкости: в планах разработка механизма отзыва ранее согласованной путёвки, что упростит управление бронью как для сотрудников, так и для специалистов ОНМ.
4. Информационная прозрачность: личный кабинет будет доработан для отображения статуса и деталей всех запланированных путёвок в режиме реального времени.

Команда проекта

• Куратор проекта со стороны заказчика – Начальник отдела нематериальной мотивации Безруков Денис Александрович.
• Ответственный исполнитель со стороны Заказчика - Специалист 1 категории отдела нематериальной мотивации Бархатова Дана Викторовна.
• Ответственный исполнитель со стороны Заказчика - Специалист 1 категории отдела нематериальной мотивации Бабак Ксения Васильевна.
• Руководитель проекта – Солдатова Ирина Александровна.
• Ведущий консультант – Лебедева Александра Игоревна.
• Ведущий разработчик – Мамбетов Хайрбек Сулейманович.

Об авторе заявки

Для меня этот проект стал ценным опытом, так как в роли аналитика я прошла весь путь — от сбора требований, анализа данных до запуска в эксплуатацию. Я не просто сопровождала процесс, а видела реальные плоды своей работы: наблюдала за потоком заявлений, получала обратную связь от заказчика и отвечала на вопросы сотрудников.