Автоматизация HR-процессов через no-code: снижение сбоев и рост управляемости

Компания BUNGLY — российский бренд одежды, основанный в 2016 году. На текущий момент численность сотрудников составляет около 200 человек.

С января 2021 года компания работает в системе Directum RX (облачная поставка). За это время было автоматизировано значительное количество бизнес-процессов с использованием правил согласования: от стандартных (согласование договоров и счетов) до специфичных, связанных с выпуском коллекций одежды, а также ряда HR-процессов.

По мере развития системы стало очевидно, что возможностей правил согласования недостаточно для решения ряда задач. Это стало отправной точкой для перехода к использованию no-code инструментов, позволяющих гибко и быстро адаптировать процессы под потребности бизнеса.

Задачи и цели

Первым процессом для внедрения no-code стал процесс оформления отпусков.

Ранее он уже был автоматизирован через регламент согласования: сотрудник создавал документ «Заявление на отпуск», заполнял его и отправлял по маршруту.

Однако в процессе эксплуатации регулярно возникали проблемы:

• сотрудники забывали указывать замещающих, из-за чего не создавались задания администраторам на настройку замещения;
• отсутствовал контроль передачи дел замещающему;
• не было единой точки просмотра отсутствий сотрудников;
• сотрудники не всегда уведомляли коллег о своем отсутствии.

Это приводило к операционным сбоям, дополнительной нагрузке на администраторов и снижению управляемости процессов, а в отдельных случаях — к рискам остановки рабочих задач.

С появлением функциональности «Отсутствия сотрудников» стало возможным закрыть часть задач, однако стандартного процесса было недостаточно. Было принято решение доработать его с использованием no-code.

Вторым кейсом стал процесс согласования сверхурочной работы. Ранее он не был автоматизирован, что создавало сложности с учетом и обработкой заявок. Было решено сразу реализовать его с использованием no-code-процессов.

Описание и возможности решения

Процесс оформления отпуска

Заказчиком процесса выступил HR-специалист. На первом этапе была разработана схема процесса на основе стандартного механизма отсутствий с добавлением необходимых этапов.

Процесс был реализован с использованием no-code инструментов и после тестирования вынесен на обложку модуля «Компания» для удобного доступа пользователей.

Логика процесса:

1. Сотрудник запускает процесс с обложки модуля «Компания».

2. Заполняет параметры отсутствия.
3. Получает подсказку о необходимости приложить заявление на отпуск.

Если заявление не приложено, система автоматически возвращает задачу с напоминанием.

4. Происходит согласование с руководителем:

• проверка данных (даты, замещающий, уведомления);
• при необходимости — корректировка.

После согласования:

• автоматически создается замещение;
• замещающий получает уведомление.

5. Далее выполняются:

• оформление кадровых документов;
• рассылка уведомлений заинтересованным сотрудникам.

6. На завершающем этапе формируются параллельные задания:

• главному бухгалтеру — на начисление отпускных;
• сотруднику — на подписание заявления;
• сотруднику — на передачу дел замещающему (с подсказками и шаблонами);
• руководителю — на контроль передачи дел.

Процесс согласования сверхурочной работы

Инициатором выступил специалист финансовой службы.

Процесс реализован в формате диалога, который запускается с обложки модуля «Компания». Руководитель заполняет необходимые данные, после чего процесс автоматически стартует.

Процесс включает:

• согласование;
• передачу информации в бухгалтерию и HR-службу.

Решение позволило централизовать учет заявок и обеспечить доступность информации для всех заинтересованных сторон.

Ключевые особенности решения 

1. Использование no-code инструментов для быстрой настройки процессов без разработки;
2. Расширение стандартного функционала DirectumRX под задачи компании;
3. Автоматический контроль полноты данных (например, наличие заявления);
4. Встроенные подсказки для пользователей на этапах выполнения задач;
5. Автоматическое создание замещений и уведомлений;
6. Единая точка контроля отсутствий сотрудников;
7. Интеграция взаимодействия между HR, бухгалтерией и руководителями.

Результаты

Внедрение новых процессов позволило достичь следующих бизнес-результатов:

• снижение операционных сбоев, связанных с отсутствием сотрудников без замещения;
• снижение нагрузки на администраторов за счет исключения ручной настройки замещений (администраторы подключаются только в случаях, когда у сотрудника более 1 замещающего);
• повышение управляемости процессов благодаря появлению контроля передачи дел;
• снижение бизнес-рисков, связанных с остановкой процессов;
• обеспечение полной прозрачности отсутствий сотрудников за счет единого справочника;
• улучшение внутренних коммуникаций благодаря автоматическим уведомлениям.

Дополнительно компания получила практический опыт использования no-code инструментов, который планируется масштабировать на другие процессы.

Состав команды

В реализации решения принимали участие:

• сотрудник HR-отдела;
• директор по персоналу;
• специалист финансовой службы;
• аналитик DirectumRX.

Работа велась в тесном взаимодействии бизнес-подразделений и ИТ.

Сроки реализации

Общий срок реализации двух процессов составил 3 недели, включая изучение возможностей no-code и внедрение решений.

Итоги

Реализованные процессы стали важным шагом от простых регламентов согласования к управляемым бизнес-процессам.

Использование no-code позволило быстро адаптировать систему под реальные потребности бизнеса, повысить прозрачность и надежность процессов, а также создать основу для дальнейшей цифровизации компании.