METRO автоматизирует процесс дисконтирования платежей поставщикам посредством интеграции с Контур.Дисконт

Для такого крупного ритейлера, как METRO, эффективное управление дисконтированием в работе с поставщиками — важный механизм для повышения устойчивости и конкурентности на рынке. Дисконтирование позволяет выбрать оптимальные условия сотрудничества, при этом необходимо согласовывать размер ставки в зависимости от ликвидности покупателя и потребности поставщика.

Кроме того, это возможность повышения лояльности поставщиков, так как получение дисконта улучшает оборотный капитал и позволяет избежать кассовых разрывов.

Задержки в согласовании негативно влияют на бизнес, а  за счет цифровизации можно достичь улучшений в этом процессе, таких как увеличение скорости и минимизация ошибок.

Целями автоматизации процесса «Дисконтирование платежей поставщикам» в ООО «Метро» выделены:

• сокращение бумажной документации в закупочной деятельности компании;
• ускорение процессов согласования документации;
• ускорение процессов принятия решений;
• повышение прозрачности принятия решений;
• снижение вероятности рисков принятия решений неуполномоченными лицами;
• обеспечение соблюдения регламентов.

Контур.Дисконт (далее КД) — это облачный сервис компании СКБ Контур для автоматизации динамического дисконтирования. Он позволяет покупателям (дебиторам) оплачивать счета поставщиков раньше срока, получая за это скидку, а поставщикам — быстро получать деньги.

Суть решения

В рамках проекта был создан модуль Buying с обложкой для оперативного доступа к действиям.

Реализованы новый вид документа «Соглашение о дисконтировании», специальные этапы согласования для настройки бизнес-процесса, фоновые процессы для обработки интеграции и интеграционные компоненты, а также отчет «Лист согласования».

Введены новы роли:

• операторы соглашений о дисконтировании;
• ответственные за дисконтирование;
• ответственный за импорт.

Модуль Buying

Модуль Buying предусмотрен для организации работы по закупочной деятельности Общества. Он предназначен для работы и хранения информации о договорах закупки и дополнительных соглашениях различных видов. 

Для модуля Buying автоматически создаются в системе:

• тип документа Соглашение о дисконтировании, на основе которого создается вид документа Discount Agreement;
• список Реестр соглашений о дисконтировании.

Рисунок 1. Обложка модуля Buying

Процесс предназначен для автоматического получения данных по Соглашениям о дисконтировании к действующим договорам из смежной системы Контур.Дисконт.

Список Реестр соглашений о дисконтировании дает возможность удобной работы со списками с фильтрацией по состоянию и другим полям, делать выборки в нужных разрезах.

Тип документа Соглашение о дисконтировании

Разработан новый тип документа Соглашение о дисконтировании, предназначенный для внесения в систему Directum RX документов, в которых содержатся информация о договоре поставки, данные НОР и поставщика, условия и количество поставок, информация о дисконте, фиксируется текущее состояние соглашения и прочее.

Карточка типового документа и его версия создаются системой автоматически при выгрузке данных из системы Контур.Дисконт (интеграция описана ниже). Нетиповые соглашения создаются сотрудниками, включенными в роль Ответственные за дисконтирование из интерфейса системы Directum RX.

Ответственный заполняется автоматически при создании документа. Нужный сотрудник вычисляется по значению реквизита CMA: определяется значение справочника Дивизионы. В вычисленной карточке дивизиона, выбирается сотрудник, указанный в реквизите Руководитель либо Руководитель дивизиона.

Основание подписи заполняется автоматически основанием права подписи сотрудника, указанного в реквизите Подписал. Для определения основания права подписи для типа документа Соглашение о дисконтировании используется стандартная логика, применяемая для документов модуля Buying, но вместо значения реквизита «Сумма без НДС» учитывается значение реквизита Сумма дисконта. Конвертация сумм, выраженных в иностранной валюте, производится (при необходимости) по аналогии с документами модуля Buying.

В случае, если система не нашла подходящее основание права подписи, служебному пользователю, указанному в реквизите «Ответственный за импорт» выдается ошибка.

Жизненный цикл документа:

• «Черновик» устанавливается автоматически при создании документа, до момента старта задачи с типом «Согласование по регламенту»;
• «В разработке» устанавливается автоматически после старта задачи с типом «Согласование по регламенту»;
• «Действующий» устанавливается автоматически после завершения задачи на согласование по регламенту с положительным результатом;
• «Постинг дохода» устанавливается автоматически в момент формирования задания исполнителю по этапу с типом «Задание» при установленном флаге в реквизите Постинг дохода в настройке этого этапа;
• «Устаревший» устанавливается автоматически после прекращения задачи на согласование по регламенту, а также при изменении значения реквизита Соглашение с контрагентом на «Аннулирован»;
• «Изменение отсрочки» устанавливается автоматически в момент формирования задания исполнителю по этапу с типом «Задание» при установленном флаге в реквизите Изменение отсрочки в настройке этого этапа.

Статус согласования может иметь значения: На согласовании, На доработке, На подписании, Подписан, Отклонено.

Процесс согласование дисконтирования

При автоматической отправке задачи на согласование по регламенту инициатором является сотрудник, указанный в реквизите Ответственный карточки соглашения. Ответственный получает задание, если документ «Типовой» и системе не удалось по каким-либо причинам создать документ автоматически.

Бизнес-процесс запускается на нескольких работников группы, и они выполняют его в режиме конкурентной работы с заданиями на согласование договорных документов с типом «Соглашениям о дисконтировании».

Рисунок 2. Схема процесса согласования

У Соглашения о дисконтировании из задания могут быть заданы параметры Постинг дохода и Изменение отсрочки.

Рисунок 3. Закладка «Свойства» карточки этапа с типом «Задание»

При установленном значении «Да», в карточке согласуемого документа при переходе на данный этап согласования, в реквизите Состояние карточки документа с типом Соглашение о дисконтировании автоматически устанавливается значение «Постинг дохода».

Отчет «Лист согласования»

В отчете отображаются подписи документа с результатами «Согласовано» и «Утверждено». Для каждой подписи указывается:

• должность, отдел и имя сотрудника, согласовавшего и подписавшего документ;
• результат подписания;
• комментарий, который оставил сотрудник при выполнении задания на согласование или подписание документа.

Фоновые процессы

Получение данных из Контур.Дисконт. Процесс предназначен для автоматического получения данных по Соглашениям о дисконтировании к действующим договорам из смежной системы Контур.Дисконт.

Отправка данных в Контур.Дисконт. Процесс предназначен для автоматической передачи данных по результатам согласования и подписания в системе Directum RX документов с типом Соглашений о дисконтировании в смежную систему Контур.Дисконт.

Асинхронный обработчик загружает в КД файл ЭЦП, которой подписано соглашение, и передает данные подписанного документа. После получения от Контур.Дисконт ответа с кодом 200, асинхронный обработчик изменяет значение реквизита Статус заявки в Контур.Дисконт на «Завершена».

Реализация интеграции

В рамках процесса интеграции с системой Контур.Дисконт реализовано автоматическое создание карточки и тела документа в системе Directum RX на основе данных получаемых из системы Контур.Дисконт. Также реализовано занесение данных об ЭЦП, которой документ подписан в КД.

Ввиду особенностей процесса предоставления дисконта поставщиком, был необходим мониторинг статусов заявки на дисконтирование на площадке КД. Журналирование событий интеграции ведется в Directum RX.

Реализованы интеграционные процессы 

• Создание Соглашения о дисконтировании
• Утверждение и подписание заявки на дисконтирование в Контур.Дисконт
• Отклонение заявки на дисконтирование

В ходе процессов обрабатываются ошибки:

• Не заполнена сумма дисконта
• Договор не найден
• Подписант не определен
• Основание права подписи не определено
• Выполнение запроса требует авторизации
• Доступ запрещен
• Ошибка подписания: Directum RX, получив ответ от КД, не смогла определить подписанта, не смогла определить право подписи для подписанта.

Статусы заявки:

• Требуется подпись покупателя
• Отклонена покупателем
• Требуется подпись покупателя для аннулирования
• Завершена
• Завершена. Аннулирование отклонено
• Аннулирована

Результаты

В рамках проекта реализована интеграция со смежной системой Контур.Дисконт – получение данных по заявке на дисконтирование и возврат согласованного документа с файлом подписи.

Ускорен процесса согласования Соглашений о дисконтировании. Процесс стал более прозрачным для всех участников.

Бизнес-результаты

1. Снижение финансовых и юридических рисков благодаря использованию стандартного регламентного процесса согласования и подписания документов, в том числе, при юридических проверках.

2. Централизация хранения документов, возможность формирования отчетности для проведения внутренних и внешних проверок.