Внедрение финансового архива с обеспечением возможности налогового мониторинга в АО «Приокский завод цветных металлов»

О заказчике

АО «Приокский завод цветных металлов» (АО «ПЗЦМ») — современное и высокотехнологичное предприятие, одно из ведущих аффинажных предприятий, включенного в перечень стратегических предприятий Российской Федерации.

Основной целью деятельности АО «ПЗЦМ» является аффинаж всех видов драгоценных металлов с получением товарной продукции в виде слитков, гранул, порошков, технических изделий и химических соединений. АО «ПЗЦМ» располагает уникальными техническими решениями, позволяющими перерабатывать сырье за короткий технологический цикл. Градообразующее предприятие Рязанской области г.Касимов.  100% акций принадлежат государству.  Партнёрами завода являются более 400 добывающих и перерабатывающих предприятий из 48 регионов России.

Контекст и вызов

Для завода, который является участником специальных инвестиционных контрактов, наличие прозрачного механизма финансовой отчётности, является критическим фактором для выполнения обязательств перед государством. Для перехода на налоговый мониторинг организация должна обеспечить налоговому органу возможность онлайн-доступа к своим учётным и документальным системам. Согласно требованиям ФНС ключевым условием является раскрытие не просто реквизитов, а контентов (файлов) первичных документов, хранящихся в системе электронного архива. В качестве витрины данных для осуществления налогового мониторинга был выбран сервис «Контур.Налоговый мониторинг».

Мы уже были знакомы с Заказчиком не первый год, так как ранее успешно провели внедрение Directum RX и осуществляем его сопровождение. На этапе аналитики нами были выявлены следующие потенциально проблемные зоны:

• Разрозненное хранение — договоры и первичные документы находились только в 1С:ERP, где могли отсутствовать оригиналы подписанных версий. Это создавало риски при налоговых проверках и усложняло предоставление необходимых данных для проверок ФНС.
• Отсутствие единого оперативного архива — бумажные документы могли дублировать электронные, поиск оригинала документа занимал иногда до 15–20 минут.
• Неконтролируемая договорная база — в 1С:ERP использовался механизм искусственно созданных карточек договоров с номером только для проводки платежей, что засоряло учет и снижало достоверность данных.
• Согласование первичных документов требовало регламентации и унификации через Directum RX.
• Всё вместе это приводило к невозможности информационного взаимодействия организации с налоговым органом, с предоставлением последнему доступа к витрине данных бухгалтерского и налогового учета по строгим требованиям ФНС.

Перед командой ООО «БТЛаб» была поставлена амбициозная задача в лице финансового департамента и дирекции завода: реализовать систему Финансового Архива на основе одноимённого модуля «Финансовый архив» экосистемы Directum RX, обеспечить его взаимодействие с учётной системой 1С:ERP Управление предприятием и разработать интеграцию между финансовым архивом и шлюзом «Контур.Налоговый мониторинг» для передачи данных на проверку в необходимом формате в АИС «Налог-3» ФНС России.

Решение

Выбор решения был очевидным — модуль «Финансовый архив» на базе уже внедрённой и успешно работающей системы СЭД Directum RX. На её основе мы развернули взаимодействие с ключевыми системами ИТ-ландшафта предприятия, включая 1С:ERP и Контур.Диадок, чтобы создать единое структурированное хранилище документов. Далее, данные из него передаются для налоговой проверки.

Дополнительно мы спроектировали и реализовали специализированный REST API, который служит связующим звеном между внутренним контуром Directum RX и внешней системой налогового мониторинга.

Архитектура взаимодействия выглядит следующим образом:

1. Инициация: Витрина данных «Контур.Налоговый мониторинг» (выступающая в роли шлюза) получает из ИС 1С:ERP Управление предприятием АО «ПЗЦМ» перечень первичных документов с уникальными идентификаторами карточек из СЭД Directum RX.
2. Запрос контента: Витрина данных «Контур.Налоговый мониторинг» направляет запрос в СЭД Directum RX, используя разработанное API, с указанием уникального идентификатора документа (РК).
3. Интеллектуальная выгрузка: Созданный API анализирует тип документа и его статус в жизненном цикле Directum RX и динамически определяет, какой именно файл необходимо предоставить:
   • Если документ типизированный (например, счёт-фактура, акт), API возвращает печатную форму, сформированную в системе.
   • Если документ поступил через систему электронного документооборота (Диадок), API возвращает подписанный XML-файл (юридически значимый формат).
   • API гарантирует возврат актуальной версии документа на момент запроса, что критически важно для достоверности данных, предоставляемых ФНС.

Интеграционное решение состоит из 9 типов REST API

Для обеспечения непрерывного обмена данными между Directum RX, 1С:ERP, «Контур.Диадок» и «Контур.Налоговый мониторинг» мы разработали 9 типов интеграционных взаимодействий. Это позволило превратить Directum RX в центральное звено финансовой экосистемы предприятия.

И в рамках проекта, за 8 месяцев (с учётом технического сопровождения) были реализованы ключевые задачи:

• Создан единый архив финансовых документов на базе Directum RX;
• Произведена автоматизация процессов согласования и подписания входящих/исходящих первичных учётных документов (бумажных и электронных через «Контур.Диадок»);
• Обеспечена бесшовная синхронизация Directum RX с 1С:ERP. Создана единая база договоров и контрагентов с двусторонней синхронизацией между Directum RX и 1С:ERP.
• Обеспечена прозрачность жизненного цикла документов путём обмена статусами и ссылками на оригиналы документов между системами.
• Подготовлена инфраструктура для налогового мониторинга путем реализации API для выгрузки контентов из архива Directum RX в систему «Контур.Налоговый мониторинг».

Архитектура обеспечения налогового мониторинга:

Также, в процессе реализации данного проекта не были забыты вопросы по миграции данных. Миграции из 1C:ERP в Directum RX подлежали Контрагенты и Договоры. Средствами интеграции была выполнена массовая передача действующих договоров и связанных с ними контрагентов.

Ход проекта 

Хотелось отметить следующие особенности хода проекта. В реализации проекта помимо наших программистов участвовали разработчики со стороны заказчика и подрядчики со стороны 1С:ERP. Уникальность управления проектом заключалась в том, что вместе с реализацией проекта финансового архива и налогового мониторинга проходило обновление ERP от 1C. Это потребовало трёхсторонней адаптации к сложившимся обстоятельствам. В результате договорённостей, нам нужно было динамично обновлять методы взаимодействия систем, например обеспечение передачи в 1С:ERP актуального состояния документов из Directum RX. Пользователи завода не могли при этом терять в функциональности ни одной из систем рабочего процесса! Также, для удобства пользователей и плавного перехода, в 1С:ERP был добавлен некоторый функционал из Directum RX. Например, статус согласования некоторых документов можно было увидеть непосредственно из карточки 1С:ERP.

Технологические результаты

• Возможно, впервые реализован механизм прямого API-взаимодействия между Directum RX и Контур.Налоговый мониторинг. Это позволило автоматически предоставлять в контролирующие органы не просто реквизиты, а контенты (файлы) документов из защищённого финансового архива Directum RX, что является критическим требованием для снижения налоговых рисков предприятия.
• На основе разработанного механизма прямого API-взаимодействия между Directum RX и Контур.Налоговый мониторинг возможно создание аналогичных проектных решений.

Ценность для бизнеса

Оперативные результаты

Стратегические преимущества: обеспечена прозрачность документооборота для налогового мониторинга
 

• Реализация проекта позволила АО «Приокский завод цветных металлов» перейти на витрину для налогового мониторинга, что даёт предприятию следующие преимущества:
  • Снижение налоговых рисков — исключены ошибки, связанные с ручной выгрузкой документов для проверок.
  • Прозрачность и доверие — выстраиваются доверительные отношения с налоговым органом за счёт предоставления онлайн-доступа к подлинным документам из защищённого архива.
  • Операционная эффективность — подготовка к налоговым запросам перестаёт быть трудоёмким ручным процессом. Срок закрытия налогового периода потенциально сокращается с 3 месяцев до нескольких дней.
  • Соответствие требованиям СЗПК — для завода, являющегося участником специальных инвестиционных контрактов, наличие такого решения является критическим фактором выполнения обязательств перед государством.

Почему мы считаем, что это решение достойно номинации «Лучшее решение бизнес-задач»

Наш проект демонстрирует комплексный подход к решению двух главных бизнес-задач: оперативное наведение порядка в финансовом документообороте и подготовка к налоговому мониторингу.

Созданный API для взаимодействия с системой налогового мониторинга подтверждает, что платформа Directum RX способна выступать в роли надёжного источника данных для самых требовательных внешних систем, включая государственную информационную систему АИС «Налог-3».

Состав команды проекта

Команда проекта была гибридная, под нашим руководством. Это эксперты ООО «БТЛаб» (РП, аналитики, разработчики, системные инженеры, тестировщики), специалисты со стороны АО «ПЗЦМ» и эксперты со стороны разработки 1С:ERP (аналитики, разработчик).

Об авторе заявки

Трофимова Анастасия, руководитель проектов ООО «БТЛаб».

Этот проект показывает, как структуризация процессов, синхронизация данных из разных систем и автоматизация регламентированных процедур делают работу предприятия эффективнее. Особенно приятны положительные отзывы пользователей — система на базе DirectumRX становится прозрачной, согласование и подготовка документов — быстрыми и понятными, а операционные издержки документооборота и подготовки к налоговому мониторингу сокращаются более чем в 5 раз.

Отзыв заказчика

Кошурников Сергей Владимирович, Начальник отдела информационных технологий АО «Приокский завод цветных металлов»

О проекте внедрения финансового архива с обеспечением возможности налогового мониторинга на базе Directum RX.

Что мы получили в итоге:

• Ожидания от финансового архива оправдались. Все оригиналы документов подписанные ЭП, бумажные скан-копии структурированно хранятся в СЭД на базе Directum RX. Бухгалтер непосредственно из 1С:ERP по ссылке открывает карточку документа в СЭД и видит подписанный оригинал. Время поиска меньше минуты.
• Мы видим статус согласования документа, не выходя из учётной системы. Исчезли вопросы «где документ?», «кто подписал?», «почему задержка?». Весь жизненный цикл документа стал прозрачным.
• Главное - мы готовы к налоговому мониторингу с его сокращёнными сроками проверок и более доверительными отношениями с налоговым органом.

Какие изменения мы ощутили на себе:

• Бухгалтеры перестали тратить время на поиск документов и ручной ввод контрагентов в две системы. Освободившиеся часы ушли на более содержательную работу.
• Управленческая отчётность стала опираться на актуальные, проверенные данные.
• Отдельно хочу отметить профессиональный подход команды разработчиков. Проект длился 8 месяцев, и за это время были сложности: параллельная доработка 1С, необходимость синхронизации двух команд разработки. Но в итоге все работы были выполнены. Команда не просто «сделала и ушла», они помогли нам актуализировать договорную базу, обучили пользователей, и сейчас мы продолжаем развивать систему в рамках технологического сопровождения.