Создание автоматизированного решения для полного цифрового цикла оформления списания товарно-материальных ценностей в ООО «АШАН»

Задачи и цели

Проект был инициирован с целью создания автоматизированного решения, обеспечивающего полный цифровой цикл оформления списания товарно-материальных ценностей. Основной задачей стал перевод процесса списания из разрозненного и частично ручного формата в единый сквозной цифровой процесс с обеспечением интеграции с учетной системой и использованием электронной подписи.

Решение должно было обеспечить сокращение ручных операций, повышение прозрачности и контролируемости процессов, юридически значимое электронное подписание документов, а также централизованное хранение и формирование отчетности.

Бизнес-заказчиком проекта выступил финансовый департамент.

Описание и возможности решения

Решение было разработано и внедрено в период с 07.07.2025 по 22.12.2026 (5,5 месяцев) на базе уже используемой в компании системы электронного документооборота Directum RX. Выбор платформы был обусловлен необходимостью доработки существующей системы с сохранением единого цифрового контура.

В рамках реализации использовались возможности Directum RX для интеграции с КХД, формирования тел документов и построения бизнес-процессов. Дополнительно была использована функциональность облачного подписания УНЭП, заимствованная из модуля Directum HR Pro.

Интерфейс модуля

Общая архитектура решения

Решение построено как интеграционная система на базе Directum RX, обеспечивающая сквозной процесс обработки списаний:

Источники данных → Интеграционный слой → Directum RX → ЭП → Архив и отчетность

Ключевые архитектурные особенности

Решение реализует событийно-инкрементную загрузку данных: в систему поступают только новые записи за последние 24 часа, что исключает повторную обработку и позволяет эффективно работать с большими объемами данных.

Реализована интеллектуальная агрегация данных — списания автоматически группируются по причинам, кодам дефектов, датам и подразделениям, что позволяет объединять операции разных пользователей в единые документы.

Система полностью исключает ручное формирование документов: акты списания и приказы создаются автоматически на основе интеграционных данных и справочников, включая формирование печатных форм с электронной подписью.

Гибкая ролевая модель позволяет управлять составом комиссий на уровне подразделений и изменять его при необходимости, включая динамическое управление ролями участников процесса.

Реализованы массовые операции, включая подписание документов одной кнопкой, что позволяет работать с десятками тысяч документов ежемесячно.

Решение обладает высокой масштабируемостью: до 32 000 актов в месяц, сотни пользователей одновременно и обработка десятков миллионов записей.

Карточка акта списания

Суть работы решения

Система автоматически загружает данные о списаниях, формирует акты и приказы без участия пользователя, после чего инициатор назначает комиссию. Документы проходят электронное подписание (сначала комиссией, затем руководителем) и сохраняются в юридически значимом архиве с возможностью дальнейшей отчетности и выгрузки.

Задача на подписание

Особенности реализации и преодоленные сложности

В ходе реализации ключевые сложности были связаны с качеством и объемом данных, а также организацией процесса подписания.

Для их решения были внедрены механизмы проверки дубликатов при загрузке данных, реализован маппинг состава комиссии в зависимости от подразделения, оптимизирована обработка данных с учетом пиковых нагрузок и разработан механизм массового подписания документов, отсутствовавший в базовой версии системы.

Инструменты, использованные для реализации проекта

В проекте использовались следующие инструменты: блоки скриптов, функции, представления модулей и проводника.

На этапе анализа была проведена углубленная проработка процессов и сформирована укрупненная блок-схема, на основе которой разработан алгоритм загрузки данных из КХД. Дополнительно был проведен анализ фоновых процессов Directum RX для определения пиковой нагрузки, что позволило оптимально настроить количество одновременно работающих загрузчиков и обработчиков, а также сформировать гибкое расписание их запуска.

Решение остается гибким с точки зрения дальнейшего развития: дополнительные требования можно реализовать через изменение схемы процесса или изменение визуальной формы карточки документа.

Схема процесса обработки документа по списанию

Результаты

В результате проекта процесс списания товарно-материальных ценностей был полностью переведен в цифровой формат. Если ранее оформление актов осуществлялось на бумаге с ручным сбором подписей, последующим сканированием и передачей в архив, то теперь весь процесс автоматизирован.

Из ERP-системы ежедневно поступают данные о списаниях, на основании которых в Directum формируются акты списания и приказы с указанием причин. Процесс подписания в магазинах занимает считанные минуты, после чего документы автоматически поступают в электронный архив.

Ранее ручной характер операций приводил к потерям документов и затруднял аналитику. После внедрения эти риски устранены, а прозрачность процессов значительно повышена.

Отдельный эффект был достигнут на складах: если ранее списания велись в Excel с большим объемом ручных операций, то переход на систему позволил полностью исключить ручной труд в этой части.

При реализации проекта был применен подход проектирования от данных — решение строилось исходя из структуры и качества данных, что обеспечило корректную автоматическую генерацию документов и снизило количество ошибок. Участие пользователя сведено к принятию решений (назначение комиссии и подписание), а логика системы дорабатывалась на основе реальных кейсов и тестирования на «живых» данных.

Бизнес-цели были достигнуты в короткие сроки: разработка и внедрение по всей сети заняли около 4 месяцев, масштабирование — менее одного месяца.

Пользователи положительно оценили внедрение: сотрудники магазинов отметили существенное сокращение ручного труда, а сотрудники бухгалтерии — удобство работы и доступность документов. В целом процесс стал прозрачным, структурированным и удобным для всех участников.

Показатели эффективности

Проект был масштабирован на 244 объекта компании (магазины и склады) и охватил более 1000 сотрудников.

В результате внедрения удалось полностью отказаться от бумажного документооборота, что привело к снижению затрат примерно на 5,4 млн рублей в год.

Также устранена необходимость в физическом архиве и пересылке документов, что дополнительно повысило эффективность процессов и снизило операционные издержки.

Потенциал использования

Решение обладает высоким потенциалом масштабирования и может применяться в ритейле, где процессы списания носят массовый и повторяющийся характер. Архитектура решения универсальна: при передаче данных о списаниях система автоматически формирует необходимый комплект документов без участия пользователя, что делает его применимым и в других компаниях и процессах.

Команда проекта

Проект реализовывался совместной командой бизнеса и ИТ.

Со стороны бизнес-пользователей ключевую роль сыграл руководитель проекта Максим Семенов, обладающий глубокой экспертизой во внутренних бизнес-процессах магазинов и бухгалтерии, что позволило сделать решение удобным для пользователей.

В проекте активно участвовали сотрудники бухгалтерии, бухгалтер-эксперт Ольга Элькина принимала участие в постановке задач и тестировании, обеспечивая корректность решения.

Техническую реализацию обеспечивали Николай Макаров и команда аналитиков, которые отвечали за настройку системы и реализацию интеграций.

Общую координацию проекта осуществлял Илья Кубышин – руководитель продукта Directum.

Об авторе заявки

Кубышин Илья – руководитель по проектам, руководитель продукта Директум. Общая координация по проекту, связь с подрядчиком, выбор оптимальных способов решения задач.