От «сделайте нам» к собственной цифровой школе: как ДВФУ развил внутреннюю экспертизу на базе Directum RX

Для ДВФУ (ФГАОУ ВО «Дальневосточный федеральный университет») внедрение Directum RX стало не только проектом автоматизации документооборота, но и проектом формирования новых компетенций внутри университета.

Ключевой результат проекта — не просто запуск современной системы, а создание внутренней команды, способной проектировать процессы, развивать цифровую среду университета и самостоятельно масштабировать изменения. Именно это сделало обучение не вспомогательной активностью, а стратегическим направлением развития.

Исходная ситуация и вызов

К моменту старта проекта университет оказался в типичной для крупных организаций, но критической для развития ситуации: действующая система электронного документооборота перестала соответствовать требованиям времени и стратегии цифровой трансформации.

Старая версия системы Directum 5 была медленной, требовала терминального подключения и установленного клиента на рабочих местах, не поддерживала современные форматы и криптографию, не позволяла полноценно работать с ЭДО и МЭДО и фактически перестала развиваться вместе с университетом. При этом масштаб ДВФУ — это более 2 000 структурных подразделений, около 5 000 сотрудников и свыше 2 000 заданий ежедневно. В таких условиях университету нужна была уже не просто новая СЭД, а цифровая платформа, способная поддерживать развитие процессов и управленческих практик на годы вперед.

Стратегическая цель проекта

Цель проекта заключалась не только в замене устаревшей системы.

Перед университетом стояла более важная задача:

• создать современную цифровую платформу, соответствующую стратегии развития ДВФУ;
• повысить прозрачность и управляемость процессов;
• сформировать собственную внутреннюю экспертизу по продуктам Directum;
• снизить зависимость от внешних исполнителей;
• превратить ИТ-службу из обслуживающего подразделения в полноценного участника цифровых изменений.

Почему был выбран Directum RX

Directum RX был выбран как высокопроизводительная платформа с возможностями самостоятельной кастомизации, широкой интеграционной архитектурой и активным развитием со стороны вендора. Для университета было важно получить не просто инструмент документооборота, а цифровую опору, на базе которой можно выстраивать процессы именно в логике задач ДВФУ и развивать систему собственными силами.

Главное осознание проекта

На старте проект воспринимался как миграция на новую систему. Но уже на первых этапах внедрения стало очевидно: речь идет не только о замене платформы, а о глубокой перенастройке процессов, ролей и подходов к цифровизации.

Directum RX стал для университета своего рода «зеркалом» процессов: система показала, что автоматизация может быть эффективна только тогда, когда сами процессы прозрачны, управляемы и воспроизводимы. Там, где отсутствовали регламенты, были ручные решения, зависимость от конкретных сотрудников и потери сроков, цифровизация лишь усиливала слабые места. Это привело к фундаментальному выводу: внешний подрядчик не может в одиночку построить устойчивую цифровую среду, потому что глубину процессов университета знают только его сотрудники. Значит, университет должен быть не заказчиком изменений, а их соавтором.

Как была выстроена программа развития кадров

• Совместная работа вместо формального обучения

Развитие компетенций в ДВФУ строилось не как набор разрозненных курсов, а как системная модель передачи знаний в реальном проектном контуре. Сотрудники университета были включены в анализ процессов, тестирование, настройку, обсуждение архитектурных решений и внедрение изменений. Это позволило им не просто освоить интерфейс или отдельные функции системы, а понять логику ее построения и развития.

• Формирование экспертного центра

Внутри университета была создана специализированная команда Directum, в которую вошли аналитики, администраторы, разработчики и специалисты поддержки. Команда проходила обучение, работала совместно с партнером и постепенно принимала на себя все больший объем ответственности за развитие системы.

• Обучение через практику

Ключевой особенностью подхода стало обучение через реальные задачи. Компетенции формировались не в отрыве от рабочих процессов, а непосредственно в ходе внедрения, адаптации маршрутов, настройки ролей, разработки логики обработки документов, интеграций и поддержки пользователей. Такой подход обеспечил быстрый рост зрелости команды и позволил закрепить знания внутри университета.

Что изменилось в результате

• Для университета

После появления внутреннего экспертного центра система перестала быть внешним проектом, зависящим от подрядчика. Университет получил внутреннюю команду, которая способна поддерживать и развивать платформу, быстрее адаптировать ее под реальные потребности, запускать изменения без ожидания внешних ресурсов и обеспечивать устойчивость цифровой среды в долгосрочной перспективе.

• Для ИТ-службы

Роль ИТ-подразделения изменилась принципиально. Команда перестала быть только технической поддержкой и стала архитектором процессов и партнером в изменениях. Сотрудники начали не просто сопровождать систему, а проектировать цифровые процессы, участвовать в развитии управленческой логики и формировать новую модель взаимодействия с внутренними заказчиками.

• Для кадрового потенциала

Самым важным итогом стало появление внутри университета устойчивого кадрового актива — команды специалистов с практической экспертизой по Directum RX. Университет получил не просто внедренную платформу, а воспроизводимую модель развития цифровых компетенций, которая будет работать и дальше, независимо от смены поколений решений или подрядчиков.

Использование цифровых навыков на практике

В проекте активно применялись возможности платформы Directum RX для low-code настройки: маршруты согласования, логика обработки документов, роли, интеграции и другие механизмы адаптации системы под задачи университета. Это не только обеспечило гибкость и масштабируемость решений, но и стало практической школой для внутренней команды. Сотрудники осваивали цифровые навыки не в теории, а на задачах, напрямую влияющих на работу университета.

Измеримый масштаб

Результаты проекта подтверждаются масштабом среды, в которой сформировались и применяются новые компетенции:

• 5 000+ пользователей работают в системе;
• 2 000+ подразделений охвачены цифровой средой;
• 2 000+ заданий ежедневно обрабатываются в системе;
• обновления и поддержка выполняются внутренней командой университета.

Эти показатели важны не только как метрики внедрения. Они показывают, что развитие кадров происходило не на учебном стенде, а в реальной, большой, критически важной для университета цифровой среде.

Уникальность кейса

Большинство проектов в области обучения по цифровым продуктам ограничиваются подготовкой пользователей или передачей базовых знаний.

Опыт ДВФУ существенно шире: обучение стало инструментом организационного взросления. Университет не просто научил сотрудников работать в системе — он сформировал внутреннюю школу цифровой экспертизы, в которой специалисты стали архитекторами процессов, драйверами изменений и носителями компетенций, которые будут определять дальнейшее развитие цифровой среды университета.

Потенциал тиражирования

Подход ДВФУ универсален и применим для крупных университетов, государственных организаций и распределенных структур, где недостаточно просто внедрить систему — необходимо сформировать собственную устойчивую цифровую компетенцию.

Модель, реализованная в ДВФУ, показывает, что наиболее сильный эффект достигается тогда, когда обучение встроено в реальную трансформацию процессов, а конечной целью становится не эксплуатация продукта, а выращивание внутренней команды, способной самостоятельно развивать цифровую платформу.

Итог

Directum RX стал для ДВФУ не просто системой электронного документооборота.

Он стал катализатором формирования внутренней цифровой школы университета.

Проект доказал, что развитие кадров по продуктам Directum может быть не отдельной учебной активностью, а стратегическим механизмом повышения зрелости организации. В ДВФУ были сформированы специалисты, которые умеют не только работать в системе, но и проектировать процессы, развивать цифровую архитектуру и обеспечивать устойчивость изменений.

Именно поэтому этот проект заслуживает победы в номинации «Обучение и развитие кадров»: его главный результат — не только цифровая платформа, а люди, которые научились превращать ее в реальные изменения и сделали компетенции стратегическим ресурсом университета.

Команда цифровой трансформации

• Андрей Владимирович Мушатенко: Директор по цифровой трансформации ДВФУ
• Эдуард Стефейкин: Руководитель проектов проектного офиса по цифровой трансформации ДВФУ