Цифровизация процессов кадрового документооборота в ООО «АШАН»

Проект цифровизации кадрового документооборота в ООО «АШАН» был направлен на трансформацию широкого спектра HR-процессов - от заказа справок и работы с ЛНА до приема, перевода, увольнения сотрудников и управления отпусками. Отдельное внимание уделялось таким процессам, как диспансеризация, премирование, отчетность и формирование электронного архива документов. Инициатором проекта выступил Отдел кадрового администрирования, для которого ключевой задачей стало повышение эффективности, прозрачности и управляемости кадровых процессов.

Используемые решения и подходы

В основе проекта лежало использование платформы Directum RX, уже внедренной в компании, и Directum HR Pro версии 2.4. При этом коробочного функционала оказалось недостаточно, и решение было доработано под особенности бизнес-процессов заказчика.
В рамках проекта также использовались SAP HR, Gravite, Active Directory и Crypto Pro, что позволило обеспечить интеграцию и целостность процессов в корпоративном ИТ-контуре.

Задание на проверку сведений кандидата

История проекта

Проект реализовывался в течение 19 месяцев - с сентября 2024 по март 2026 года - и строился по классической модели внедрения Directum: от обследования текущих процессов и формирования картинки to be до приемо-сдаточных испытаний и запуска в ОПЭ. При этом функциональность вводилась поэтапно через отдельные очереди, что позволило обеспечить плавный переход к КЭДО.

Отдельную сложность проекту придавала специфика компании - КЭДО внедрялся в крупной федеральной розничной сети с большим количеством линейного персонала, распределённого по всей стране. Это требовало выстраивания процессов, одинаково удобных и доступных как для офисных сотрудников, так и для сотрудников магазинов, а также обеспечения масштабируемости и устойчивости решений при высокой нагрузке.

На первом этапе были внедрены базовые процессы (ЛНА и справки), что позволило быстро подключить большинство сотрудников. Далее был реализован процесс планирования отпусков с интеграцией в SAP HR, затем процессы приема и перевода сотрудников. На последующих этапах система расширялась за счет новых функций, включая отчетность и дополнительные HR-сценарии, а финальным шагом стало внедрение электронного архива.

Трудности и успехи

Проект сопровождался рядом сложностей, начиная с технически сложного развертывания с высокими требованиями к отказоустойчивости и безопасности, что потребовало детальной проработки архитектурных и функциональных схем. На этапе внедрения процессов отпусков возникла необходимость реализовать специфический сценарий допланирования для новых сотрудников. Дополнительной сложностью стало отсутствие интеграционной шины, из-за чего генерация текстов кадровых приказов была реализована на основе метаданных.

В дальнейшем объем обрабатываемых документов существенно увеличился, что потребовало доработки логики системы. На заключительном этапе была разработана собственная функциональность архивирования, так как стандартные возможности не покрывали требования проекта. Ключевым выводом стало понимание важности предварительной унификации кадровых процессов и учета сезонности (например, при планировании отпусков).

Процесс планирования отпусков

Обучение и развитие

Обучение пользователей было организовано через модель передачи знаний: менеджеры кадровой службы проходили обучение первыми, а затем обучали сотрудников своих подразделений и оказывали методическую поддержку. В качестве основных инструментов использовались инструкции пользователя и администратора, обеспечивающие необходимый уровень освоения системы и поддержку в процессе работы.

Результаты

Проект показал высокую эффективность за счет комплексной автоматизации HR-процессов и охвата полного жизненного цикла сотрудника. Создано единое цифровое пространство с интеграцией в ключевые системы, что обеспечило целостность данных и бесшовность процессов.

В результате внедрения ускорились кадровые операции, снизилась нагрузка на сотрудников и повысилась прозрачность учета. Также было достигнуто повышение производительности труда за счет сокращения ручных операций и ускорения выполнения задач.

Ознакомление с ЛНА, массовый документ

Результаты по стратегии устойчивого развития

Улучшилась рабочая среда за счет упрощения процессов и повышения удобства взаимодействия сотрудников. Существенным эффектом стал отказ от бумажного документооборота, что снизило использование ресурсов и оказало положительное влияние на экологическую повестку компании.

Прием кандидата. Скрин личного кабинета -предоставление данных для трудоустройства

Показатели эффективности

Проект охватил до 98% сотрудников компании (около 23 тыс. человек).

Автоматизировано более 30 различных бизнес-процессов, объединенных в 5 очередей. В том числе такие специфические процессы как прохождение диспансеризации, работа с электронным архивом, формирование отчетности.

Количество интегрированных систем для бесшовного обмена данными: SAP HCM, Keycloack, Контур.Доверенность.

В результате внедрения существенно сократилось время выполнения ключевых процессов: ознакомление с ЛНА — с нескольких недель до минут, согласование отпусков — с 2-3 дней до 3 часов.

Лидерство и инновационность

Проект выделяется масштабом внедрения — системой охвачено до 29 000 пользователей, а также широтой автоматизированных процессов и сжатыми сроками реализации. Он демонстрирует, что при скоординированной работе команды заказчика и исполнителя возможно внедрение решений такого уровня сложности с плавной адаптацией сотрудников к цифровому формату работы.

Планы по развитию проекта

В качестве следующего этапа развития запланирована оцифровка личных дел сотрудников объемом более 5 миллионов страниц с возможностью поиска по атрибутам, что позволит дополнительно повысить доступность и управляемость данных.

Команда проекта

Проект реализовывался совместной командой «АШАН», «АШАН ТЕХ» и подрядчика.

Значимую роль внесла проектная команда:

• Анна Горельцева («АШАН ТЕХ») – Руководитель проекта;
• Касатая Екатерина («АШАН») – Директор департамента кадрового администрирования – главный заказчик проекта;
• Демидова Елена («АШАН») – Руководитель отдела кадрового администрирования – эксперт и владелец процессов HR;
• Кубышин Илья («АШАН ТЕХ») – Руководитель продукта Директум в компании;
• Николай Макаров («АШАН ТЕХ»)  – Технические владелец системы;

Особый вклад в проект внесли представители разработки, тестирования и внедрения, обеспечившие качество и устойчивость решения.

Об авторе заявки

Илья Кубышин, руководитель проектов, в рамках проекта выступал в роли руководителя продукта, отвечая за интеграцию Directum HR Pro в существующую архитектуру системы. Участвовал на всех этапах внедрения и обеспечивал взаимодействие с подрядчиком, а также поддержку процессов согласования и управления рисками.

Имею более чем 5-летним опытом в ИТ и специализируюсь на автоматизации документооборота. В своей работе ориентируюсь на развитие импортонезависимых решений, low-code платформ и внедрение технологий искусственного интеллекта как инструмента повышения гибкости бизнеса.