От бумажной анкеты поставщика к полностью оцифрованному процессу одобрения контрагента
>1000
регулярных пользователей системы
>100 000
контрагентов в партнерской базе
в 3,5 раза
ускорился процесс одобрения нового контрагента
100%
анкет контрагентов переведены из бумажного в электронный вид
на порядок
снижение затрат на печать и цифровое хранение
Следующий проект
Автор заявки
Исполнитель
Бизнес-контекст
ГК МЕГАПОЛИС была создана в 1998 году и на данный момент является лидером на российском рынке дистрибуции табачных изделий и других товаров повседневного спроса. Являясь одним из крупнейших дистрибьюторов табачной и пивобезалкогольной продукции, ГК МЕГАПОЛИС имеет широкую партнерскую базу покупателей и поставщиков, насчитывающую более 100 тыс. контрагентов.
Проверка деловых партнеров осуществляется в рамках политики «Знай своего контрагента». Данная Политика действует в отношении компании и всех дочерних и/или аффилированных компаний ГК МЕГАПОЛИС в России, которые напрямую или опосредованно находятся в полной собственности Компании или контролируются Компанией.
В ГК МЕГАПОЛИС входят АО «Торговая компания «МЕГАПОЛИС», ООО «Мегаком», ООО «Сигарный Дом Фортуна», АО «СОВИНТЕРАВТОСЕРВИС».
ГК МЕГАПОЛИС поддерживает деловые взаимоотношения исключительно с теми Контрагентами, которые выполняют требования законодательства РФ, т.е. являются добросовестными участниками гражданского оборота. По этой причине Компания проводит тщательную проверку всех Контрагентов до установления или продолжения с ними деловых взаимоотношений. Кроме того, контрагенты периодически проходят процедуру повторного одобрения (согласно корпоративной политике).
Цели и задачи проекта
Основной целью проекта была полная цифровизация процесса одобрения контрагентов, уход от работы с бумажными анкетами и снижение трудозатрат сотрудников.
Задачами проекта стали:
- создание непрерывной цепочки по передаче информации между корпоративным сайтом, учетной системой и системой согласования Directum;
- автоматизация заведения делового партнера в учетной системой компании;
- получение пакета документов для одобрения с электронными подписями по ЭДО и дальнейшая интеграция с системой согласования;
- получение актуальной и достоверной информации по контрагентам из СПАРК в режиме реального времени.
Предпосылки автоматизации одобрения контрагентов на базе Directum RX
В компании был реализован трудоемкий процесс по заполнению Анкеты контрагента вручную с проверкой данных в открытых источниках информации. Также для получения оперативных данных по потенциальным и действующим деловым партнерам компания уже длительное время использует Информационный ресурс СПАРК.
В связи с набирающей обороты автоматизацией процессов внутри компании, заведение контрагентов в учетную систему компании и в систему согласования, как и процесс одобрения контрагентов также было принято решение автоматизировать. В рамках амбициозного проекта по связыванию воедино систем компании, была настроена интеграция между внутренним порталом ГКМ, приложением MMS для работы Торговых агентов на местах, корпоративным сайтом gkm.ru, учетной системой, информационным ресурсом СПАРК, системой цифровизации процессов и документов Directum, настроено получение документов по процессу через ЭДО. Таким образом, весь процесс по одобрению контрагентов был переведен в электронный формат.
Одним из главных факторов принятия решения о реализации проекта на базе Directum явилось то, что система уже успешно использовалась для решения других бизнес-задач, в частности, для автоматизации внутреннего бухгалтерского документооборота, тендерных процедур группы компаний. Пользователи уже привыкли работать в системе, знают интерфейс.
Разработка была сделана на базе модуля «Контрагенты» компании Directum, также были использованы возможности интеграции данного решения с другими системами.
История и ход проекта
Бизнес-инициатива призвана сделать более прозрачной, объективной и эффективной процедуру проверки и одобрения потенциальных и действующих деловых партнеров ГК МЕГАПОЛИС, снизить временные затраты сотрудников на сбор и проверку требуемой информации, а также перенос данных между системами компании, сократить использование бумажных носителей, переведя весь процесс в электронный вид.
Реализация проекта заняла 18 месяцев, с сентября 2024 по февраль 2026. Проект проходит по следующим этапам:
- проработка и согласование требований с бизнес заказчиком (09.2024 – 12.2024);
- техническая проработка решения по интеграции систем (01.2025 – 08.2025);
- реализация и тестирование (09.2025 – 02.2026);
- пилот (03.2026-04.2026);
- тираж модуля (05.2026).
Наиболее важное изменение – это возможность контрагента самостоятельно заполнять данные на сайте компании, при этом в полной мере обеспечивается соблюдение требований информационной безопасности, а также полная объективность и прозрачность системы по оценке уровня риска путем интеграции получения данных напрямую из информационной системы СПАРК. А также подтверждение заполненных контрагентом данных путем подписания анкеты через провайдера ЭДО своей ЭЦП.
В ходе проекта также был пересмотрен подход к определению, какая система должна быть определяющей в ведении данных по контрагентам (мастер система ведения справочников), что повлияло на всё проектное решение.
|
Бизнес-процесс до изменений |
Обновленный бизнес-процесс |
|
Заполнение анкеты в бумажном виде Сканирование и загрузка документов в систему согласования Одобрение в СЭД Создание Делового партнера в УС вручную Ручное заполнение ответов на вопросы в закладках по рискам |
Заполнение контрагентом анкеты в электронном виде Подписание документов по ЭДО, автоматическая загрузка документов в систему Одобрение в Directum автоматическим формированием маршрутов согласования Автоматическое создание делового партнера в УС Автоматическое заполнение рисков из анкеты контрагента и сервиса СПАРК |
Бизнес-процесс одобрения поставщика до изменений
Полностью цифровизированный бизнес-процесс одобрения контрагента
В рамках проекта приходилось решать смежные задачи, не связанные с продуктом Директум напрямую, например, какая будет web-форма, как передавать на нее ссылки, как защититься от спама, какие проверки и алгоритмы должны быть на уровне справочников, чтобы данные не могли задублироваться и прочее, прочее. Кроме того, проектная команда приняла решение не делать промежуточные решения, а сразу запускать сложный интеграционный процесс без переходных периодов. Должно было работать все: от web-формы и мобильного приложения торговых агентов, до миграции данных, отчетности, инцидентов на поддержку и мониторинга работы системы.
Изменения затрагивают не только владельцев процесса – Управление корпоративного регулирования, но практически всех сотрудников компании, которые взаимодействуют с внешними деловыми партнерами – от Департамента Продаж до Департамента Логистики и Закупок и поддерживающих функций, в общей сумме около 1000 сотрудников-инициаторов пользователей процесса.
Трудности и успехи
Первой трудностью, с которой столкнулась проектная команда при реализации, было использование различной терминологии представителями бизнеса и департамента информационных технологий.
Второй сложностью было неполное понимание всеми сторонами возможностей системы и «изобретение велосипеда» в тех случаях, для которых в системе уже было предусмотрено штатное решение.
В-третьих, в связи с тем, что процесс, в целом, не был новым для компании и существовал уже долгое время, сотрудники привыкли к определенному подходу и имели представление о том, «как должно быть».
Но потенциальные выгоды процесса, интеграция и сокращение ручных операций, а также повышение прозрачности процесса обеспечили поддержку руководства на всех этапах.
Из положительного опыта стоит отметить подход к разработке по спринтам. Четкое понимание периметра каждого этапа и возможность смотреть и тестировать разработку и продукт не в самом конце, а в унисон с разработчиками. И при необходимости вовремя внести коррективы, не откатывая все.
Полезные выводы
Опыт, который пригодится другим командам:
- Одним из ключевых факторов успешного внедрения является совместная работа и вовлеченность проектной команды. Также огромным плюсом при собственной разработке является наличие опытного владельца продукта, имеющего достаточный уровень компетентности и экспертизы для корректной постановки и реализации нестандартных задач.
- Необходимо проводить обучение сотрудников (владельцев, ключевых пользователей, руководителей) основам проектного управления, проводить внутренние семинары, на которых рассказывать какими архитектурными принципами руководствуется компания, ИТ стратегия, какие продукты есть в компании, их функционал и потенциал.
- Необходимо проводить воркшопы. И не просто исполнять тех задание, как написано, а обсуждать варианты реализации в рабочих группах.
Обучение сотрудников
Поскольку одобрение деловых партнеров является неотъемлемым требованием политики «Знай своего контрагента», то после тиражирования системы все сотрудники компании, вовлеченные в данный процесс, будут активными пользователями нового продукта.
При обновлении тех или иных процессов и обновлений в информационных системах существует процедура выпуска соответствующих релизов и подготовка инструкций и обучающих материалов. Обучение проводится как с использованием обучающего портала, так и путем проведения тренингов с ключевыми участниками процесса. Так же на портале и в корпоративном журнале ведется медиа освещение всех ключевых проектов компании. Публикуются статьи по проекту, дальнейшие шаги, благодарности участникам проекта.
Методологическая поддержка и оценка обучения
В ГК МЕГАПОЛИС есть так называемые супер-пользователи и бизнес-эксперты по процессу, которые участвуют в тестировании нового функционала и осуществляют методологическую поддержку пользователей – как новых, так и опытных, но столкнувшихся с нестандартными ситуациями. Они же проводят обучение для всех остальных пользователей, готовят инструкции и видео уроки.
В ходе эксплуатации нового модуля могут быть выявлены частые обращение пользователей и проведен дополнительный семинар или записан краткий видео материал. А иногда, на основе обращений и пользовательского опыта выставляются заявки на развитие и продукт дорабатывается. Стоит отметить, что не только своими силами, но и вендором. Наши потребности могут закрываться релизами системы.
Наша компания использует как классические пошаговые инструкции, так и видеоуроки. Все адаптированные под наши процессы инструкции доступны пользователям непосредственно в системе Directum.
Мы проводим оценку обучения путем проведения тестирования в завершающей части курса, если это требуется, а также проводим мониторинг и анализ обращений в службу поддержки. Особенно пристально первые 3 месяца работы пользователей в новом модуле. С разборами сложностей, пользовательских ошибок и непонимания. Командой проекта проводим встречи и принимаем решения. Далее все модули стоят на мониторинге, анализ обращений ведется на регулярной основе сотрудниками поддержки.
Результаты проекта
Внедрение автоматического процесса одобрения контрагентов позволит осуществлять его централизовано и высвободить штатные единицы. Кроме того, автоматизация процесса снижает расходы компании в будущем, убирая риски постоянной индексации ФОТ.
Требования законодательства к прозрачности ведения бизнеса и должной осмотрительности растут год от года. Поэтому данный проект существенно снижает юридические риски компании.
Процесс полностью соответствует заявленным требованиям. Проект рассчитывали сделать за 10-12 месяцев, но ввиду сложного технического решения и выполнения требований микросервисной архитектуры, сроки увеличились до 18 месяцев.
В первую очередь мне хочется отметить рост компетенций сотрудников, как ИТ департамента, так и бизнес подразделений. Этот проект был полностью реализован собственной командой специалистов, без привлечения консультантов и подрядчиков. Выполненные разработки станут базой для реализации автоматизации других процессов.
Результаты по стратегии устойчивого развития
Данный проект – это часть стратегии цифровизации компании и безбумажного документооборота.
Важно отметить, что в 2025 году по результатам независимой экспертизы соответствия деятельности АО «ТК «МЕГАПОЛИС» международному стандарту ISO 37001:2016, проводимой РСПП, нашей Компании был присвоен Класс АА+ «Компании с высоким уровнем противодействия коррупции». Поэтому мы нацелены на дальнейших устойчивый рост и развитие в этом направлении, максимальной прозрачности и скорости выявления рисков.
Благодаря новому решению исключается подлог данных, искажение времени событий, потеря информации на бумажных носителях.
Особенно стоит отметить, что цифровизация данного процесса позволяет осуществлять его централизованно и удаленно, не находясь на месте работы каждого филиала.
Руководство компании сразу положительно отнеслось к инициативе и поддерживало проект на всем этапе внедрения. Пользователи-инициаторы, особенно работающие «в полях» с клиентами, очень ждали обновленного процесса. Сейчас в компании на 4-х филиалах идет пилот, первые отзывы об удобстве и скорости работы дают высокую оценку проекту. Отмечают, что крайне приятно больше не работать с бумагой, сканировать, размещать в архивы компании. К новому порядку действий для сотрудников нужно время для адаптации.
Показатели эффективности
- Более 1000 регулярных пользователей-инициаторов, в том числе полевых сил (торговые агенты).
- Процесс одобрения нового контрагента мог занимать 7-10 дней. Во время пилота полный цикл процесса завершается за 2-3 дня, с учетом времени работы самого контрагента и подписания анкеты в ЭДО. Избавились от потери документов и заполнения анкеты клиентов заново.
- Сокращение трудозатрат: минимум минус 10-12 минут на ручное заведение данных в УС и ручное заполнение анкеты в старой системе. А это минимум 2500 анкет ежемесячно.
- Снижение расходов на бумагу и печать (каждая анкета – 5 страниц). А также объем хранения скан образов документов. Оптимизация хранилища. Xml-анкета гораздо легче, чем скан-образы документов.
Уникальность проекта заключается в его масштабе
- Затрагивает всех контрагентов ГК МЕГАПОЛИС;
- Покрывает разные виды взаимодействия: клиенты, поставщики, подрядчики. Используется не только для новых партнеров, а и для действующих;
- Забирает максимальное количество данных из СПАРК, что снижает трудозатраты пользователей и повышает качество данных. Контрагент не может заявить о себе то, что не подтверждено проверенными источниками, например, отсутствие задолженности по налогам.
Планы по развитию проекта
В дальнейшем планируется развитие данного продукта и интеграция с модулем Договоров в системе Directum и учетной системой, а также автоматизация подписания договоров в ЭДО с использованием возможностей, предоставляемых Directum.
Команда проекта
На проекте было задействовано более 40 сотрудников.
Участники проектной команды от Департаментов:
Инициатор и руководитель проекта – Головкина Е.Ю.
Юридический департамент – Андрианова А., Бережная Н.
Финансовый департамент – Васильева В., Сухоруких Н.
Департамент продаж – Резниченко А., Куделько В.
Департамент экономической безопасности – Салапов Д., Козлов Е., Мусаелян К.
Департамент информационных технологий:
- Бизнес-партнер по документообороту – Куролан А.
- Главный архитектор – Антонов С.
- Руководители – Ким Д./Марков В./Бобровский В.
- Аналитик - Дуганова Е.
- Сервис-Менеджер - Гордеев И, Зимин А.
- Группа ЭДО - Середюк А./Гусев С.
- Группа НСИ, МДМ - Летягина Е./Василенко А./Королев Д./ Донскова Е.
- Группа Директум - Калинин С./Минибаев Р./Колосов И./Солодовников А./Борисюк А.
- Группа Микросервисы - Воронежцев А./Данилова А./Матвеев А.
- Группа Сайт, портал - Юринский Ю./Резник В./Булахов А./Гришин Д./Крайнов Н./Никитина К./Христодоров Ю.
- Тестировщики - Тагаченкова О./Булатова Н./Иванилова М./Батищев А.
- Сетевое взаимодействие - Захаров С.
- Linux - Дубровский А.
- Поддержка - Султангулов Р./Шляхова Т./Литяйкина К.
- NiFi – Ермолаев А.
- Qlik – Николаев А.
- Oracle – Пешиков С.
Об авторе заявки
Головкина Екатерина Юрьевна – руководитель управления развития внутренних бизнес сервисов, финансовый департамент.
- Роль в проекте – инициатор и руководитель проекта со стороны бизнеса. Отвечаю за дальнейшее развитие продукта Directum и повышение эффективности бизнес-процессов в компании. Благодаря возможностям функционала системы и гибкости в интеграции, нам удалось цифровизировать сквозной процесс: от первой встречи с клиентом до возможности подписания договора, удовлетворив все требования комплаенс и безопасности.
- В компании МЕГАПОЛИС работаю последние 8 лет, до этого работала в металлургии и нефтяной отрасли, занималась построением ОЦО, проектами по внедрению SAP, ЭДО, RPA и прочее.
бизнес-процессы
Веб-сервис
ЭДО с контрагентами
Закупки
Контрагенты
Досье контрагента
проверка контрагентов
ритейл
ГК МЕГАПОЛИС
1
Поделиться материалом:
Опубликовано:
26 марта в 10:32
Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum