Интеграция Directum RX в образовательную среду творческого вуза: подготовка кадров для цифрового документооборота региона

Бизнес-ситуация

Наш вуз ФГБОУ ВО «Кемеровский государственный институт культуры» — творческое образовательное учреждение, в котором подготовка специалистов ведётся с учётом специфики культурного и административного ландшафта региона.

Кафедра цифровых технологий и ресурсов готовит специалистов, ориентированных на решение профессиональных задач в условиях цифровизации общества, в том числе - в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Подготовка кадров по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профилю подготовки «Организация управления электронными документами» (бакалавриат) осуществляется с 2017 года, а с 2022 года — ведется обучение и по профилю «Управление документацией в условиях цифровизации общества» (магистратура). Разработка именно таких образовательных программ не случайна, поскольку кафедра ЦТиР имеет полувековой опыт подготовки кадров, ориентированных на решение задач цифровизации (ранее – автоматизации, информатизации) для учреждений культуры и социальной сферы.

Наше сотрудничество с компанией Directum началось практически с самого начала подготовки бакалавров в сфере ДОУ — с 2018 года. Информация о возможностях сотрудничества с компанией была получена в ходе изучения российского рынка СЭД. Первое же наше обращение в Directum сразу получило доброжелательный отклик! Все началось с обучения преподавателя по настройке и работе в СЭД, а далее мы получили не только замечательную возможность обучать студентов в реальной цифровой среде, но и полный комплект сопровождающей методической документации. Это очень ценно!

Существенным фактором принятия решения о системном внедрении Directum RX в учебный процесс стала необходимость синхронизации содержания подготовки кадров с реальными требованиями региональных работодателей. Дело в том, что Directum RX является самой популярной системой в нашем регионе. СЭД внедрена в подразделениях Администрации правительства, исполнительных органов и подведомственных организаций, в КАО «Азот» — градообразующем предприятии города Кемерово, и в других организациях.

Таким образом, на данный момент имеется объективная потребность в выпускниках, готовых к работе в Directum RX без дополнительного дообучения на рабочем месте.

Прикреплен файл: О переходе администрации муниц.образований Кузбасса на Directum.pdf
 

История проекта

8-летняя история сотрудничества с компанией Directum позволила последовательно выстроить процесс обучения: от эпизодического знакомства студентов с системой до системного включения Directum RX в профильные дисциплины, такие, как «Системы электронного документооборота» (у студентов 3 курса профиля подготовки «Организация управления электронными документами») и «Технологические основы СЭД» (у магистрантов 2 года обучения профиля подготовки «Управление документацией в условиях цифровизации общества»).

До внедрения Directum RX учебный процесс в части изучения автоматизации документооборота носил преимущественно теоретический характер. Студенты знакомились с принципами электронного документооборота без практической работы в СЭД. С началом сотрудничества с Directum учебный процесс был трансформирован: введён практико-ориентированный модуль, в рамках которого обучающиеся осваивают работу в реальной цифровой платформе.

Аттестацию в ООО «Directum» прошел один преподаватель по программам «Сертифицированный пользователь Directum RX», «Сертифицированный специалист по настройке Directum RX» (в 2018 году). В 2025 году пройдено обучение по курсу «Основы работы в Directum Projects». Отличным источником новых знаний являются вебинары, проводимые Directum. Например, информация вебинара о ИИ-инструментах для работы с корпоративным контентом и генерации документов была включена в лекционный материал и частично применена на практике.

После заключения соглашения о сотрудничестве компания ООО «Directum» предоставила доступ к обучающим стендам Directum RX. Формат облачного решения для нас оказался предпочтителен. В период пандемии учебный процесс проходил в дистанционном режиме и никак не пострадал. А в настоящее время доступ к учебным стендам по ссылке особенно удобен при работе со студентами заочной формы обучения.

 

Методические решения по преподаванию

В основу методики положен комплексный подход:

Теория: лекционные занятия с разбором нормативной базы и архитектуры СЭД, изучением функциональных требований к СЭД и т.п.

Практика: практические работы по общим вопросам систем электронного документооборота и практические работы, направленные на получение навыков работы в Directum RX:

• В процессе работы со студентами применяются как готовые кейсы Directum, так и собственные примеры из реальной практики.

• Представляет интерес совместная работа студентов в Directum RX — когда они работают как сотрудники одной организации, выполняя задания в соответствии со своей ролью. Цель такой работы: развить навыки командной работы в Directum RX, такие как совместная работа над задачами, совместное решение проблем, координация действий и коммуникация.

• Одна из практических работ проходит в форме деловой ситуационной игры «Переход учреждения на электронный документооборот». Студенты выбирают условную организацию, в которой ведется документооборот в традиционном виде; определяют этапы внедрения электронного документооборота в эту организацию; обосновывают выбор СЭД для эффективного внедрения.

• Прослеживается полезная связь с другими дисциплинами. Например, в рамках дисциплины «Организация и технология ДОУ» студенты разрабатывают различные шаблоны документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2025. Работая в Directum RX, есть возможность загружать данные шаблоны, добавляя необходимые виды документов.

  
  
 

На данный момент студенты обучаются и проходят аттестацию по программам «Основы работы в Directum RX» и «Делопроизводство».

В перспективе планируется расширение практической части за счёт модуля «Настройка Directum RX» для студентов, проявляющих интерес к административной поддержке СЭД.

Для нас представляет большой интерес решение Directum RX «Долговременный архив», очень хотелось бы внедрить его в учебный процесс в рамках дисциплины «Электронные архивы». Данная дисциплина идет как раз следом за «СЭД» и изучается студентами 4 курса.

 

Результаты

Благодаря интеграции Directum RX в учебный процесс удалось:

• сформировать у студентов практические навыки работы в одной из востребованных СЭД - Directum RX;
• обеспечить преемственность между вузом и региональными органами исполнительной власти в части цифровых компетенций;
• повысить востребованность выпускников на региональном рынке труда.

Особенность образовательной модели в творческом вузе — это малые группы (до 10 человек в группах очной / заочной форм обучения), что дает выстроить индивидуальные траектории освоения цифровых компетенций. Например, одну практическую работу студенты могут выполнять совместно — как сотрудники одной организации. Перед началом работы между студентами идет распределение ролей: сотрудник отдела продаж – студент 1; руководитель отдела продаж – студент 2; секретарь-референт – студент 3; генеральный директор – студент 4 и т.д. В целом, подготовка специалистов в малых группах позволяет достичь высокого уровня освоения материала.

Формы контроля включают выполнение практических работ, в ходе которых студенты демонстрируют навыки работы в Directum RX, ответы на контрольные вопросы, промежуточное (внутреннее) тестирование, внешняя аттестация на обучающем портале Directum, экзамен. Успешно пройденная аттестация в Directum дает преимущество студентам при прохождении экзамена по дисциплине.

    

За период с 2018 по 2026 гг. обучено Directum RX примерно 130 студентов очной и заочной форм обучения, из них около 80% прошли успешно аттестацию с получением сертификатов от Directum.

Темы дипломных работ наших студентов часто связаны с внедрением электронного документооборота в конкретной организации. Студенты представляют проектные решения по организации ЭДО, разрабатывают пакет регламентирующей документации, обосновывают выбор программного и технического обеспечения. Хотелось бы отметить тот факт, что студенты чаще всего отдают предпочтение продуктам Directum RX, Directum HR Pro. В настоящее время студенткой 4 курса ведется работа по диплому на тему «Внедрение электронного архива документов (на примере Кемеровского акционерного общества «Азот»). В качестве программного средства для долговременного и постоянного хранения документов также рассматривается решение от Directum RX «Долговременный архив».

 

Планы дальнейшего развития

1. Расширение практико-ориентированной составляющей за счёт выполнения студентами учебных заданий, смоделированных на основе реальных рабочих процессов (например, работы органов местного самоуправления). В рамках этого направления планируется:

• разработка учебных кейсов, отражающих региональную специфику работы в сфере ДОУ;

• моделирование типовых процессов регистрации, согласования и контроля исполнения документов, характерных для органов местного самоуправления.

2. Обзор возможностей решения Directum RX «Обращения граждан» (при наличии демо-версии) для наглядного представления регистрации и обработки обращений, которые поступают от граждан и юридических лиц.

3. Внедрение в учебный процесс курса «Настройка Directum RX» для углублённой подготовки специалистов, способных не только работать в системе, но и адаптировать её под задачи конкретной организации.

4. Внедрение в учебный процесс курса «Основы работы в Directum Projects» для проектирования процессов в рамках подготовки магистерских работ.

5. Обзор возможностей решения Directum RX «Долговременный архив» (при наличии демо-версии) — в рамках дисциплины «Электронные архивы» для студентов 4 курса. Логическое продолжение курса, иллюстрирующее переход документов из СЭД в архивную область.

Ожидаемые результаты: повышение качества подготовки кадров, расширение сотрудничества с работодателями, укрепление позиций вуза как регионального центра компетенций в области цифрового документооборота.

Заключение

Уже много лет компания Directum предоставляет нашим студентам облачное решение Directum RX в учебных целях. Сотрудничество с Directum позволяет вузу последовательно наращивать уровень подготовки кадров, соответствующих актуальным потребностям цифровой экономики региона. С каждым годом платформа совершенствуется, и мы всегда имеем возможность работать с самой последней версией. Это отличный опыт - погружение в реальную цифровую среду управления организацией.

Своим участием в данном конкурсе хочу выразить огромную благодарность компании Directum за предоставленные возможности учить и учиться самой, оперативное решение вопросов, заботливое отношение к партнёрам!

 

Автор заявки

Самаковская Олеся Валериевна, кандидат культурологии, член Ассоциации специалистов в сфере управления документами (АСУД), доцент кафедры цифровых технологий и ресурсов Кемеровского государственного института культуры.

В вузе преподаю дисциплины по двум профилям подготовки:

• Организация управления электронными документами (бакалавриат)
• Управление документацией в условиях цифровизации общества (магистратура).

«Неравнодушный» преподаватель:) Всегда стараюсь быть в курсе последних изменений и новшеств в области СЭД и СХЭД, повышаю квалификацию, посещаю вебинары, и обязательно делюсь полученными знаниями со своими студентами!

Мой рабочий аккаунт в ВК: https://vk.com/osdocs