Сдаем объекты в архив системы

Объемы данных в корпоративных системах постоянно растут. Особенно это заметно при высокой интенсивности работы или при большом количестве пользователей. Теперь документы, задачи, задания, записи справочников и связанные с ними задачи, к которым редко обращаются в повседневной работе, можно перенести в архив системы.

Архивирование объектов позволяет:

• ускорить поиск и открытие справочников, так как архивные записи не загружаются с SQL-сервера;
• показывать только объекты, необходимые в текущей работе, в результатах поиска и списках справочников за счет скрытия архивных объектов;
• уменьшить размер базы данных за счет переноса документов из SQL-хранилища в файловое.

Инструменты

Архивирование для каждого типа объекта выполняется по правилам, настроенным на предприятии. Например, можно отправить в архив системы:

• документы, к которым не обращались пользователи более 3 лет;
• задачи, работы по которым завершены более года назад;
• закрытые записи справочников.

Правила настраиваются в справочнике Правила архивирования, который уже включает в себя несколько готовых правил, например:

• Задачи от системного пользователя – задачи от пользователя IS-Builder System User через год после завершения будут перенесены в архив;
• Задачи без типового маршрута – выполненные и прекращенные задачи без типового маршрута, работы по которым завершены более 1 года назад, перенесутся в архив системы;
• Записи справочника «Замещения пользователей» – замещения, законченные более 1 месяца назад, станут архивными.

Правила можно изменить под свои потребности и создавать новые.

Для выбранного типа объекта критерии переноса в архив задаются с помощью его реквизитов. Также для удобства в качестве критериев можно использовать и системные реквизиты, например «Дата обращения» для документов и «Дата изменения» для записей справочников. Критерии применяются и объединяются только по логическому «И».

Перед архивированием с помощью кнопки  Поиск объектов можно посмотреть список объектов, удовлетворяющих заданным критериям, чтобы убедиться, что в архив переместятся нужные объекты.

Для объектов, удовлетворяющих правилу, можно задать вычисления, которые выполняются до архивирования. Например, когда нужно списать в архив задачи по более сложным критериям:

• задачи с вложенной записью справочника Совещания;
• состояние задач «Выполнена» или «Прекращена»;
• отправлены по типовому маршруту «Согласование совещания».

Текст вычисления смотрите в справке.

Чтобы настроенные правила сработали, нужно запустить Агент архивирования. Объекты можно списывать в архив сразу из карточки правила, а также можно настроить автоматическое списание по расписанию.

Если объект системы одновременно удовлетворяет нескольким правилам, то он будет списан в архив по правилу, которое будет запущено первым. Заархивированный объект не попадет под действие других правил.

Для удобства все компоненты для архивирования мы собрали в папке Компоненты > Утилиты администратора > Архивирование и хранение.

Перенос документов в архивные хранилища

Теперь документы переносятся в архивное хранилище с помощью правил и нового агента.

Правила для переноса документов в архивное хранилище создаются при конвертации системы на основе настроек переноса, указанных в карточках справочника Виды документа.

Теперь в справочнике Виды документов вы не увидите сроки хранения документа в хранилище со времени последнего просмотра или изменения документа.

По умолчанию правила и агент архивирования будут только переносить документы в архивное хранилище. Чтобы документы, а также задачи и записи справочников архивировались, нужно включить установку UseArchiveData.

Сценарий Агент переноса неиспользуемых документов в архив больше не используется. После конвертации рекомендуется его закрыть и применить ранее настроенные задания в планировщике для нового агента.

Влияние на работу пользователей

В справочниках с большим количеством записей и в результатах поиска хочется видеть только то, что нужно в работе. Чтобы пользователям не мешались архивные объекты, администратор может включить установку UseArchiveData. При ее включении в поисках добавляются критерий поиска по архивным объектам, а в справочниках появляется настройка отображения архивных записей.

Поиски

Если пользователь не обнаружит нужный объект среди результатов, он может получить поиски с учетом архивных объектов с помощью кнопки  Скрыты архивные записи в строке состояния.

Справочники

Пользователи могут настроить отображение архивных записей с помощью кнопки  Показать архивные записи на вкладке Дополнительно. Также в строке состояния появились кнопки  Скрыты архивные записи и  Показаны архивные записи для отображения и скрытия архивных записей соответственно. Но если в справочнике нет архивных записей, то этих кнопок пользователь не увидит.

Узнать архивный объект легко. В карточке появится подсказка . Объект извлекается из архива после того, как пользователь изменил и сохранил его.

В завершении

Эффективность работы механизма архивирования зависит от правильной и продуманной настройки правил. Важно понимать, какие объекты и по каким принципам списать в архив, чтобы нужные объекты не потерялись для пользователей, а неиспользуемые – не мешались им в работе.

Ждем ваших вопросов. Следите за новыми материалами о DIRECTUM 5.2.