Подключение сотрудников удаленных подразделений и сканирование при работе через RDP

Практически на всех крупных проектах, как правило, приходится решать вопросы с подключением удаленных подразделений или дочерних организаций, которые могут находиться достаточно далеко друг от друга, например головное подразделение в Москве, а удаленные во Владивостоке и т.д. И тут возникает вопрос, как подключать такие подразделения или отдельные дочерние организации, у которых имеется свое место регистрации и делопроизводителям необходимо предоставить полный функционал системы.

В рамках работы СЭД DIRECTUM определим 3 основных способа

Рассматриваем только подключение удаленных подразделений в рамках единой системы, без использования DICS и сервера репликации.

1 способ – толстый клиент. Устанавливаем клиентское приложение на все рабочие места пользователей. Отличное решение, когда все подразделения находятся в одном здании, или на незначительном расстоянии и большая нагрузка на сеть не является существенным ограничением. Но при распределении Москва – Владивосток, производительность резко падает. Расстояние приводит к снижению ширины канала, а также увеличению времени отклика и процента потерь сетевых пакетов, что делает использование толстого клиента не очень комфортным. По проведенным замерам по времени открытия справочника Регистрационно-контрольные карточки, в Москве время открытия справочника РКК = 1-3 секунды. Во Владивостоке время открытия справочника могло доходить до 1,5 минут, а иногда и 3 минут.  

Вывод: такой способ работы не подходит для удаленных подразделений или дочерних организаций, территориально распределенных, и если имеется существенное ограничение по сети.

2 способ – Web-доступ, хорошо решает вопросы рядового пользователя, запускающего документы на согласование, согласующего документы и осуществляющего поиск данных. Но данное решение не позволяет закрыть весь функционал пользователей канцелярии, регистрация документов, сканирование и т.д.

Вывод: данный способ позволяет организовать работу пользователей, но не делопроизводителей.

3 способ – RDP, хорошее решение, позволяет предоставить практически полный функционал системы. Но существуют проблемы со сканированием, так как напрямую сканировать документы, используя стандартные средства сервера, Windows и т.д. не возможно.

Вывод: не смотря на ограничение, связанное со сканированием,  это самый оптимальный способ для организации работы  делопроизводителей. Но проблемы сканирования все же необходимо как-то решать.

Варианты для сканирования документов в систему

1 вариант: В первое время было принято  решение сканировать документы в папку пользователя и прикреплять к РКК из файла.

Недостатки решения: думаю, все внедренцы меня поймут, делопроизводители, конечно, остаются недовольны таким решением, так как это увеличивает объем работ. В нашем случае, сотрудник, отвечающий за регистрацию, являлся еще и секретарем руководителя, и нагрузка на него в связи с этим значительно возросла. Работник не справлялся с таким объемом работ.

2 вариант: Совместно с первым решением было принято настроить потоковое сканирование. Печаталась РКК со штрих-кодом, в системе формировался пустой документ. Карточка со штрих-кодом и документ помещалась на потоковый сканер, отсканированный документ попадал на сервер дочерней организации в определенную папку, затем эти файлы копировались в папку на сервер в Москве и уже там обрабатывались службой и помещались в систему.

Недостатки решения: между регистрацией документа и помещением в систему проходило время, пусть не значительное, максимум 10 минут, но все же задания на рассмотрение поступали раньше, чем прикреплялся документ и руководитель видел пустой документ. Появлялись лишние напечатанные документы – печатная карточка РКК, которая раньше не печаталась и не велась, а это дополнительные ресурсы бумаги.

3 вариант: В итоге было принято решение использовать программу TSScan. Программа TSScan представляет собой полностью совместимое со стандартом TWAIN отображение сканеров. Позволяет отображать список локальных устройств обработки изображений и делает их доступными на удаленном рабочем столе, может быть использована в любых типах сетей, работает без потери качества изображения. Есть демо-версия, на которой можно произвести тестирование и принять решение о покупке лицензии. Использование данного решения позволило делопроизводителю работать со сканером в обычном, привычном для делопроизводителя виде.

Недостатки решения: дополнительные затраты на покупку лицензии TSScan.

В нашем случае, когда необходимо минимизировать работу делопроизводителя, не нагружая его дополнительными действиями по печати карточек со штрих-кодами и ручном прикреплении документов, использование программы TSScan стало оптимальным решением. Думаю, заказчики крупных проектов с распределенной структурой могут позволить себе дополнительные траты на покупку лицензии TSScan. Конечно, при выполнении проектов, нужно ориентироваться на требования заказчика, возможности системы и достоинства и недостатки того или иного решения.