Мобильность в плюс: Доступ к корпоративной информации

«Мобильность в плюс» – это цикл статей о сценариях использования мобильных ECM-приложений. Обсудим, для чего они нужны, какая и кому от них польза и что нужно сделать, чтобы ваш рабочий процесс заработал в мобильном. Эти вопросы уже частично поднимались на вебинаре Practicum DIRECTUM «5 кейсов с мобильным ECM-приложением и 4 выдуманных ограничения», здесь рассмотрим их подробнее, благо мы не ограничены временными рамками.

В ходе упомянутого вебинара мы провели небольшой опрос среди участников и выяснили, каким образом они чаще всего используют мобильные устройства в работе. Самый распространенный сценарий, как и ожидалось, – обращение к корпоративной информации. 38% опрошенных уже сейчас используют мобильные устройства для обращения к корпоративному контенту вне офиса (например, с помощью почты). 14% респондентов хотели бы использовать ECM-приложение для того, чтобы разобрать поток входящих, а 32% – обеспечить доступ к данным компании в любое время в любом месте.

В первую очередь доступ к корпоративной информации требуется сотрудникам с разъездным характером работы, тем, кто часто бывает на встречах, в командировках. Например, продавцы, консультанты, специалисты внедрения, руководители. Брать с собой ноутбук не всегда удобно и возможно, смартфон или планшет – другое дело.

Кому еще – всем, кто хочет постоянно оставаться в курсе дел компании, стоя в пробке или в очереди, или если просто нужно срочно отлучиться с работы по личным делам.

Мобильное приложение дает ряд преимуществ своим пользователям. Знакомьтесь с присланными документами, разбирайте входящие, и в офисе уже не нужно будет тратить на это время, сразу приступайте к своим непосредственным обязанностям. Экономьте рабочее время, и сможете больше времени проводить дома с близкими.

Для наглядности рассмотрим работу менеджера отдела продаж нашей компании в командировке. Пошагово и с картинками.

Как было

Первый шаг – подготовка к командировке. Опустим формальные процессы оформления командировки. Рассмотрим суть – работу с клиентом.

Перед отъездом нужно подготовить или просто освежить в памяти презентацию, ответы на часто задаваемые вопросы, зафиксировать вопросы, которые нужно обсудить с клиентом. Все это есть в компьютере, вопрос – как взять с собой. Для презентации берем с собой ноутбук. Все остальное в голове или заранее распечатано, у особо продвинутых на смартфоне (локально, в почте, в облачном хранилище – дело привычки).

Перейдем к проведению встречи. Мы приехали к клиенту, демонстрируем систему и решения на ноутбуке. Возник вопрос: «Расскажите, пожалуйста, о планах развития приложений под iOS». Сходу не ответишь, всю информацию в голове просто не удержать. Тут же на ноутбуке не подсмотришь – не будешь же сворачивать демо-базу и искать документ. Хорошо, если распечатали roadmap, а если нет, придется ответить расплывчато: «Скоро, подробности уточню у разработчиков, постараемся включить в ближайшие версии».

Чтобы подвести итоги встречи, нужно вернуться в отель, зайти в систему DIRECTUM, создать документы по результатам. В целом все хорошо и удобно, лишь бы не забыть ничего по дороге со встречи до отеля или до офиса.

Как работаем сейчас

Сейчас у нас есть мобильные приложения, например, DIRECTUM Jazz. Достаточно установить себе на смартфон и залогиниться – и мы, и Jazz готовы к работе, никакие дополнительные настройки не нужны. Частично о Работе в стиле Jazz писал наш коллега, попробуем погрузиться глубже.

При подготовке к командировке складываем нужные документы в папку «Личные», обновляем ее перед посадкой в поезд или самолет и готовимся к встрече прямо в пути. В чем плюс: не нужно выгружать документы куда-то наружу, обращаться к информации можно прямо в системе, не переживая за ее актуальность.

Приехали к клиенту, началась встреча. Возник вопрос: «А когда в DIRECTUM Jazz для iOS появится подписание документов ЭП?». Никакого замешательства – roadmap сохранен в «Личных». Переходим в папку, открываем нужный документ, отвечаем на вопрос клиента.

Забыли разместить документ в «Личных»? Не беда, есть поиск и навигация по папкам.

Подведение итогов встречи. Создавать договор, не отходя от офиса клиента, вряд ли кто будет (хотя Jazz позволит это сделать). Но в телефоне сохранена вся нужная информация: фото материалов, записи на диктофоне. Можно создать документ из файла или с камеры и сразу отправить его коллегам. Быстро получить обратную связь (забыл спросить про участие в Открытых днях DIRECTUM) и дополнить информацию, пока не уехал домой.

А после того, как встреча проведена, можно быстро разобрать входящие: просмотреть уведомления, выполнить задания. Если по заданию требуется глубокое погружение, можно отметить его цветным статусом, чтобы приступить к нему сразу по возвращении в офис. Благодаря возможности быстро отреагировать на ситуацию процессы компании не затормозятся.

***

В этой статье мы описали сценарии работы только одной категории наших сотрудников. Уверены, вам удалось спроецировать эти сценарии на себя и своих коллег. Если вам есть что добавить, есть другие интересные примеры использования – смело пишите в комментариях, обсуждения приветствуются!