В каких случаях требуется написание служебной записки?

Вопрос

В любой организации ведется служебная переписка (внутренняя переписка), составляются служебные записки (далее - СЗ), в случаях, когда вопрос не может быть решен устно.

Есть ли ситуации когда можно обойтись без оформления СЗ? А в каких случаях все-таки требуется написание СЗ?

Ответ

Регламент работы с СЗ каждая организация определяет самостоятельно. СЗ носят информационный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Поскольку СЗ не обязывают выполнять какие-либо действия - их не обязательно регистрировать. Поэтому не существует ситуаций, в которых оформление СЗ обязательно, равно как нет необходимости в обязательном оформлении СЗ на бумаге. 

Работу с СЗ в системе DIRECTUM можно реализовать при помощи механизма задач и заданий (ЗЗУ).

При любом варианте работы с СЗ (на бумаге, в виде электронного документа или с использованием механизма ЗЗУ) необходимо задокументировать этот процесс во внутренних нормативных документах.

Общая информация о СЗ

В широком смысле СЗ – это разновидность внутренних документов, включающая в себя любую переписку: 

• докладные записки;
• объяснительные записки; 
• аналитические записки; 
• пояснительные записки.

В узком смысле СЗ, как документ, обеспечивает связи объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. СЗ используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации (нет прямого подчинения). 

СЗ направляются от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому не только в случае их равнозначного должностного статуса. СЗ может идти "снизу-вверх" по системе управления (докладная записка): от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к  информационно-справочным документам. 

С их помощью сообщаются сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. они инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений и не обязывают их выполнять.
По результатам рассмотрения информационно-справочные документы могут стать основанием для подготовки распорядительных документов.
СЗ, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации, с помощью которой реализуется система управления "сверху-вниз". 

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к оформлению СЗ, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации отражается в локальных нормативных актах, например, в Инструкции по делопроизводству. 
Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Здесь необходимо руководствоваться общими нормами документирования и следовать принципам унификации документов.

Таким образом, СЗ составляются для передачи информации, с целью принятия ответственным лицом решения по полученной информации. Посредством СЗ реализуются горизонтальные связи между структурными подразделениями организации, а также коммуникации "снизу-вверх" в системе управления организацией. Следствие рассмотрения СЗ - возможная последующая инициация каких-либо поручений, работ, приказов и распоряжений.

Регистрация и хранение СЗ

Регистрировать СЗ или нет каждая организация решает самостоятельно. СЗ по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос может требовать письменного оформления решения в виде резолюции руководителя, организация может принять решение о регистрации СЗ. В этом случае такое решение необходимо также зафиксировать в Инструкции по делопроизводству.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения СЗ могут составлять: 

• 1 год; 
• 3 года; 
• 5 лет; 
• 75 лет; 
• постоянно. 

Например, объяснительные записки могут относиться к кадровым вопросам, тогда их следует хранить постоянно.

СЗ в системе DIRECTUM

Каким образом организовать работу со служебными записками в системе решает Заказчик. Поскольку СЗ не обязательно регистрировать, и они носят информационный характер, реализовать работу с СЗ можно с использованием механизма задач и заданий (ЗЗУ). Например, отправить уведомление руководителю с изложением сути вопроса (проблемы). История переписки будет сохранена в системе, как и сам факт создания данного уведомления. 

При принятии такого способа обмена информацией - важно зафиксировать его в локальных нормативных актах организации. 

Использование СЗ

Исходя из всего выше сказанного,  нет каких-либо обязательных случаев, когда оформляется СЗ. Есть общепринятая практика использования СЗ для обеспечения деятельности организации. Рассмотрим наиболее распространенные случаи, в которых используются СЗ, а также случаи, в которых СЗ используются не по назначению. 

На практике, в организациях СЗ составляются по следующим вопросам:

1. Кадровые вопросы: 

• отзыв сотрудника из отпуска;
• увольнение сотрудника;
• наказание/поощрение работника;
• изменение графика работы/перенос рабочего времени;
• сверхурочные работы;
• потребность в новом персонале;
• совмещение должностей;
• обучение сотрудников;
• командировки.

2. Организационные вопросы:

• сообщение директору или руководству предприятия;
• создание нового структурного подразделения (обоснование необходимости изменений в организационной структуре);
• запрос на издание распорядительного документа.

3. Производственная необходимость:

• ремонт основных средств (транспортное средство, здание/кабинет, персональный компьютер и т.п.);
• закупка оборудования (основных средств);
• выделение средств (материальных, денежных).

4. Служебные вопросы:

• предоставление какой-либо информации;
• проведение мероприятий.

СЗ не нужно составлять:

• при согласовании документов. Исключение - пояснительная записка (как разновидность СЗ) к договору, разъясняющая отдельные его пункты. Но и в этом случае пояснительная записка - это приложение к договору, и она не побуждает сам процесс согласования;
• для оформления факта выдачи задания, работ (здесь это функция распорядительных документов). Организационно-правовая природа поручения - принцип подчиненности "сверху-вниз". В системе DIRECTUM факт выдачи работ можно фиксировать выдачей поручения, с использованием механизма ЗЗУ.