В каких случаях требуется написание служебной записки?

8 2

Вопрос

В любой организации ведется служебная переписка (внутренняя переписка), составляются служебные записки (далее - СЗ), в случаях, когда вопрос не может быть решен устно.

Есть ли ситуации когда можно обойтись без оформления СЗ? А в каких случаях все-таки требуется написание СЗ?


Ответ

Регламент работы с СЗ каждая организация определяет самостоятельно. СЗ носят информационный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Поскольку СЗ не обязывают выполнять какие-либо действия - их не обязательно регистрировать. Поэтому не существует ситуаций, в которых оформление СЗ обязательно, равно как нет необходимости в обязательном оформлении СЗ на бумаге. 

Работу с СЗ в системе DIRECTUM можно реализовать при помощи механизма задач и заданий (ЗЗУ).

При любом варианте работы с СЗ (на бумаге, в виде электронного документа или с использованием механизма ЗЗУ) необходимо задокументировать этот процесс во внутренних нормативных документах.

Общая информация о СЗ

В широком смысле СЗ – это разновидность внутренних документов, включающая в себя любую переписку: 

  • докладные записки;
  • объяснительные записки; 
  • аналитические записки; 
  • пояснительные записки.

В узком смысле СЗ, как документ, обеспечивает связи объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. СЗ используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации (нет прямого подчинения). 

СЗ направляются от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому не только в случае их равнозначного должностного статуса. СЗ может идти "снизу-вверх" по системе управления (докладная записка): от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к  информационно-справочным документам. 

С их помощью сообщаются сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. они инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений и не обязывают их выполнять.
По результатам рассмотрения информационно-справочные документы могут стать основанием для подготовки распорядительных документов.
СЗ, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации, с помощью которой реализуется система управления "сверху-вниз". 

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к оформлению СЗ, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации отражается в локальных нормативных актах, например, в Инструкции по делопроизводству
Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Здесь необходимо руководствоваться общими нормами документирования и следовать принципам унификации документов.

Таким образом, СЗ составляются для передачи информации, с целью принятия ответственным лицом решения по полученной информации. Посредством СЗ реализуются горизонтальные связи между структурными подразделениями организации, а также коммуникации "снизу-вверх" в системе управления организацией. Следствие рассмотрения СЗ - возможная последующая инициация каких-либо поручений, работ, приказов и распоряжений.


Регистрация и хранение СЗ

Регистрировать СЗ или нет каждая организация решает самостоятельно. СЗ по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос может требовать письменного оформления решения в виде резолюции руководителя, организация может принять решение о регистрации СЗ. В этом случае такое решение необходимо также зафиксировать в Инструкции по делопроизводству.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения СЗ могут составлять: 

  • 1 год; 
  • 3 года; 
  • 5 лет; 
  • 75 лет; 
  • постоянно. 

Например, объяснительные записки могут относиться к кадровым вопросам, тогда их следует хранить постоянно.

СЗ в системе DIRECTUM

Каким образом организовать работу со служебными записками в системе решает Заказчик. Поскольку СЗ не обязательно регистрировать, и они носят информационный характер, реализовать работу с СЗ можно с использованием механизма задач и заданий (ЗЗУ). Например, отправить уведомление руководителю с изложением сути вопроса (проблемы). История переписки будет сохранена в системе, как и сам факт создания данного уведомления. 

При принятии такого способа обмена информацией - важно зафиксировать его в локальных нормативных актах организации. 

Использование СЗ

Исходя из всего выше сказанного,  нет каких-либо обязательных случаев, когда оформляется СЗ. Есть общепринятая практика использования СЗ для обеспечения деятельности организации. Рассмотрим наиболее распространенные случаи, в которых используются СЗ, а также случаи, в которых СЗ используются не по назначению. 

На практике, в организациях СЗ составляются по следующим вопросам:

1. Кадровые вопросы: 

  • отзыв сотрудника из отпуска;
  • увольнение сотрудника;
  • наказание/поощрение работника;
  • изменение графика работы/перенос рабочего времени;
  • сверхурочные работы;
  • потребность в новом персонале;
  • совмещение должностей;
  • обучение сотрудников;
  • командировки.

2. Организационные вопросы:

  • сообщение директору или руководству предприятия;
  • создание нового структурного подразделения (обоснование необходимости изменений в организационной структуре);
  • запрос на издание распорядительного документа.

3. Производственная необходимость:

  • ремонт основных средств (транспортное средство, здание/кабинет, персональный компьютер и т.п.);
  • закупка оборудования (основных средств);
  • выделение средств (материальных, денежных).

4. Служебные вопросы:

  • предоставление какой-либо информации;
  • проведение мероприятий.

СЗ не нужно составлять:

  • при согласовании документов. Исключение - пояснительная записка (как разновидность СЗ) к договору, разъясняющая отдельные его пункты. Но и в этом случае пояснительная записка - это приложение к договору, и она не побуждает сам процесс согласования;
  • для оформления факта выдачи задания, работ (здесь это функция распорядительных документов). Организационно-правовая природа поручения - принцип подчиненности "сверху-вниз". В системе DIRECTUM факт выдачи работ можно фиксировать выдачей поручения, с использованием механизма ЗЗУ.
     
8
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
1
Елена Грозова

Роман, я правильно понимаю, что, если СЗ относиться к кадровым вопросам (например, объяснительная записка) и служит основанием для приказа о поощрении или взыскании, то такую СЗ следует оформлять как документ, распечатывать на бумаге и подписывать собственноручной подписью?  

Зачастую кадровики просят объяснительные написанные от руки, чтобы в дальнейшем при судебных разбирательствах работник не мог заявить о том, что его заставили подписаться под напечатанным кем-то текстом.

Роман Гудков

Елена, изучив тему, я бы принял решение не оформлять СЗ на бумаге совсем. При этом я не делопроизводитель, и прекрасно понимаю их "страхи". В данном случае - все-таки основным документом будет приказ - и его необходимо оформить как положено - на бумаге, со всеми подписями и распиской сотрудника в ознакомлении. СЗ же можно отправить в виде задания или уведомления. При этом система сохранит историю переписки, факт прочтения. Но все-таки СЗ будет лишь дополнением к приказу - основному документу, обязывающему провести какие-то действия/работы (например, удержать из зарплаты). 

По перечню сроков хранения для СЗ часто указывается приписка "ЭПК". Т.е. законодатели оставляют это сложное решение - сколько же хранить СЗ и в каком виде их оформлять - в ведение самих организаций. Экспертная комиссия должна определить насколько ценна СЗ как документ.

Думаю здесь нужно все-таки изучать судебные прецеденты. Но все указывает на то, что СЗ можно не оформлять на бумаге.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий